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OneDrive for Business: auch für Systemadministratoren interessant

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«Files on demand» ermöglicht eine «schlaue» Synchronisation der Cloud-Daten aus OneDrive for Business oder SharePoint. Dabei schafft es Microsoft, gleich mehrere wichtige Geschäfts-Anforderungen auf einen Schlag abzudecken, denn der Zugriff wird sowohl auf persönlich genutzte Dateien (OneDrive oder OneDrive for Business) wie auch auf Unternehmens-Daten (SharePoint) über den selben Synchronisations-Client realisiert. Ein weiterer Vorteil: jeder Benutzer bestimmt dabei selbst, welche Daten er permanent zwischen Cloud und dem eigenen Rechner synchronisieren möchte und wann dies zu erfolgen hat. «Files on demand» muss lediglich in den Einstellungen des Synchronisations-Clients aktiviert werden. Die Option ist allerdings vorerst (Stand: Februar 2018) nur für Windows realisiert.
Update (24.09.2018): Es ist vollbracht – seit der Ignite 2018 ist dieses grossartige Feature nun auch für Mac-User Realität geworden. Genial!

Next Generation Sync Client

Die Aktivierung der beschriebenen Synchronisations-Option erfolgt ganz einfach in den Einstellungen für den OneDrive-Client (siehe Screenshot). Die mächtige Funktion ist unscheinbar angebracht und standardmässig auch deaktiviert (dabei wäre es doch schlauer, diese schon von Beginn an aktiviert zu haben – oder?).

Files on Demand Aktivierung Bild

Für jene, die es technisch mögen, komme ich hier (etwas oberflächlich) auf den Synchronisations-Client zurück, welcher «Files on demand» ermöglicht. Dieser zeigt sein Potenzial vor allem im Business-Umfeld im Zusammenhang mit OneDrive for Business- oder SharePoint, denn er bringt die Synchronisation von Daten aus beiden Speicherorten mit sich. Dies ist vor allem in letztem Fall sehr praktisch, denn die früher mühsame und äusserst unzuverlässig funktionierende Verbindung von Dokumentbibliotheken mit dem Windows-Betriebssystem gehört nun der Vergangenheit an. Die lokalen Speicherorte für die synchronisierten Daten aus OneDrive (siehe nächstes Bild: unterer Rahmen) oder SharePoint (oberer Rahmen) werden gut sichtbar voneinander getrennt:

OneDrive Ordner Bild

Der für die Synchronisation nötige Speicherplatz auf dem persönlichen Rechner kann dank der Zustände, welche die Daten durchlaufen, markant optimiert werden.

Dies spielt für Unternehmen bei der Gerätebeschaffung und der Auswahl der Speichergrössen möglicherweise eine wichtige Rolle. Betrachtet man zudem die Anforderungen an ein leistungsfähiges Firmennetzwerk, welche sich bei permanentem Download und Synchronisierung gemeinsam genutzter Cloud-Daten in einem Unternehmen ergeben, so können dafür hohe Kosten oder Performance-Einbussen anfallen. Für Systemadministratoren sind Synchronisations-Clients daher eigentlich Schreckgespenste. Nicht aber mit OneDrive for Business und «Files on demand»: die Software lässt sich administrieren und steuern.

Auch für Systemadministratoren interessant

Seit dem Windows 10 Fall Creators Update (1709) kann das Verhalten des neuen Sync-Clients auf den Computern der User per Group Policy gesteuert werden. Zudem ist der Synchronisations-Client tief ins Betriebssystem verankert und aktualisiert sich auch selbstständig auf die jeweils neueste Version. Dies hat den Vorteil, dass er alle Dateien aus der Cloud in gewohnter «Windows-Manier» anzeigen kann. Dazu nutzt er zwei neue zusätzliche File-Attribute von NTFS: «immer verfügbar» und «online gespeichert». Mit der Erweiterung des Windows-Filesystems NTFS schafft Microsoft den beschriebenen Mehrwert dieser «schlauen Synchronisation», der bislang noch nicht vielen (mir bekannten) Anbietern gelungen ist. Zudem sind die entsprechenden Attribute über Attrib.exe konfigurierbar (siehe Bild), was den Einsatz von «Files on demand» auch für Systemadministratoren interessant macht:

OneDrive Attribute Bild

Fazit

Microsoft hat es mit «Files on demand» meiner Meinung nach als nahezu einziger Cloud-Anbieter geschafft, Datensynchronisation aus der Cloud im Business-Umfeld sehr gut umzusetzen der dies sogar wirklich firmentauglich zu machen. Die Einstellungen dazu sind leicht und schnell gemacht – sowohl vom Benutzer selbst, als auch von den Systemadministratoren des Unternehmens. Als gelungen erachte ich einerseits die für den Benutzer komfortablen Möglichkeiten der Dateisynchronisation über verschiedene Zustände, andererseits lässt sich so der Aufwand für das Speichern und Laden von Daten aus der Cloud für das Unternehmen besser kontrollieren, was Ressourcen sowie Kosten betrifft. Gute Arbeit, Microsoft!

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