Die weitverbreitete Formulardesign-Software InfoPath wird nicht mehr weiterentwickelt. Das Bedürfnis nach Prozessautomatisierung mit elektronischen Formularen besteht aber weiterhin. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Alternativen zu InfoPath bestehen, damit Sie auch in Zukunft den richtigen Weg in Richtung Digitalisierung fahren können.
Das Formular im digitalen Zeitalter
In Zeiten der digitalen Transformation spielt Automatisierung eine immer wichtigere Rolle. Viele Arbeitsprozesse lassen sich mit den passenden Tools automatisch ausführen. Im Blogbeitrag über die 5 Digitalisierungs-Potenziale haben wir bereits über effizienteres Arbeiten berichtet. Wenn es um die Datenerfassung geht, sind Formulare unverzichtbare Werkzeuge. Das Ausfüllen von Papierformularen wird dabei zunehmend durch elektronische Formulare abgelöst.
Elektronische Formulare bieten eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber dem Papierformular. Die Formulare können auf praktisch allen elektronischen Wegen zum Empfänger gelangen. Ob nun via Website, im Intranet oder per E-Mail-Anhang: Die Verteilung erfolgt schnell, unkompliziert und vor allem kostenlos. Der Workflow wird vereinfacht, indem die eingegebenen Daten direkt an angeschlossene Anwendungen wie Datenbanken, Tabellenkalkulationsprogramme oder E-Mail-Software übertragen und dort weiterverarbeitet werden können.
Was kann InfoPath?
In Bezug auf Benutzerfreundlichkeit ist InfoPath eine beliebte Formular-Software. Nicht zuletzt, da das Programm keine grossen Programmierkenntnisse voraussetzt. Veröffentlicht wurde InfoPath als Teil von Office 2003. Die Software erlaubt es, komplexe Formulare zu designen, die man mit Validierungsregeln und Workflows ausstatten kann. Die Formulare können dann auf Sharepoint übertragen werden, wo der Benutzer seine Angaben direkt im Browser eingeben kann. InfoPath kommt überall dort zum Einsatz, wo es um Datenerfassung geht, wie beispielsweise bei der Erfassung von Mitarbeiterdaten oder bei Protokollen im Aussendienst.
InfoPath 2013 sollte jedoch die letzte veröffentlichte Version werden, denn Microsoft hat die Entwicklung mittlerweile eingestellt. Bis 2026 läuft der Support seitens Microsoft und auch in Sharepoint 2016 und Office 365 wird die Kompatibilität bis auf Weiteres sichergestellt. Die Benutzer suchen aber jetzt schon nach Alternativen. Da es unzählige Tools und Möglichkeiten gibt, um Formulare abzubilden, haben wir vier passende Alternativen für unterschiedliche Bedürfnisse für Sie herausgepickt:
1. Microsoft Forms
Mit Microsoft Forms kann man Formulare im Web erstellen. Dazu gehören Abstimmungen, Quizfragen oder Umfragen. Voraussetzung ist der Zugang zu einem Office 365 Konto. Nach dem Erstellen des Formulars kann der Link via E-Mail verschickt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass man das Formular zuerst für externe Personen in den Einstellungen freigeben muss. Die Ergebnisse sind anschliessend direkt in Microsoft Forms ersichtlich.
Mit Microsoft Forms lassen sich Standardformulare für einfache Bedürfnisse erstellen. Ansprechende Formulardesigns oder individuelle Workflows sucht man hier vergebens. In dieser Anleitung von Microsoft werden die Arbeitsschritte für die Erstellung von Formularen mit Microsoft Forms aufgezeigt.
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2. Strukturierte Word-Dokumente
Auch mit Word lassen sich Formulare ohne grossen Aufwand erstellen. Um in Word strukturierte Dokumente zu erstellen, müssen die Entwicklertools aktiviert werden. Anschliessend kann man Vorlageseiten mit Formularfeldern verwenden. Wie in Excel ist diese Methode sehr einfach, dafür fehlen komplexe Funktionen und Gestaltungsmöglichkeiten.
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3. PowerApps
Mit PowerApps können Sie Apps kreieren, ohne Programmierkenntnisse zu besitzen. Die Apps können dann im Web und auf Mobilgeräten veröffentlicht und genutzt werden. PowerApps lässt sich mit Daten von Sharepoint, Office 365, Dynmics 365 und vielen weiteren Microsoft-Ressourcen füttern. Auch für komplexe Business-Lösungen ist PowerApps eine benutzerfreundliche Alternative, um Formulare zu kreieren. Im Gegensatz zu Excel und Word kann man die Apps mit individuellem Code bereichern.
Der grösste Nachteil ist die Nutzung: Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können die kreierten Apps verwenden. Im Moment besteht keine Möglichkeit, externe Benutzer ausserhalb Ihrer Firma zu involvieren. Zudem ist eine ständige Internetverbindung vorausgesetzt. Daten lassen sich nicht offline eingeben und später synchronisieren. Dies schränkt die Produktivität ein, zumal der Empfang im Aussendienst nicht an jedem Ort gegeben ist.
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4. Individuelle Programmierung
Mit der individuellen Programmierung hat man die Freiheit, Formulare nach den eigenen Vorstellungen zu erschaffen. Der Kreativität sind somit keine Grenzen gesetzt. Voraussetzung ist natürlich, dass man das technische Know-how besitzt. Ohne das Wissen ist es notwendig, externe Programmierer miteinzubeziehen, die Sie bei der Umsetzung von kreativen Lösungen begleiten.
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Fazit
Mit InfoPath hat man eine grosse Auswahl an Einstellungsmöglichkeiten, um ein Formular individuell zu entwickeln. Da die Entwicklung seitens Microsoft aber eingestellt wurde, wird PowerApps als inoffizieller Nachfolger gehandelt. Für den internen Gebrauch eignet sich die Software gut, externe Personen haben jedoch keinen Zugang. Microsoft Forms bietet simple Formulareingaben, anspruchsvolle Workflows sind aber nicht möglich. Mit der individuellen Programmierung hat man die grösste kreative Freiheit, sofern das Know-how vorhanden ist.
Letztendlich ist es eine Frage der Anforderung. Möchte ich einfache Online-Umfragen mit Microsoft Forms, eine eigene App mit PowerApps oder doch eine umfangreiche Individualsoftware? Mit den oben genannten Alternativen sind Sie jedenfalls bestens gerüstet für die Zukunft der elektronischen Formularerstellung.
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