Mit Textbausteinen die Offert- und Policen-Erstellung erleichtert

HDI Global SE

Als Corporate- & Specialty-Versicherer deckt HDI Global SE (HDI) den Bedarf an massgeschneiderten Versicherungslösungen von Mittelständlern, grösseren Unternehmen und Konzernen ab. Mit Sitz in Hannover und als Teil der Talanx-Gruppe hat HDI Zugang zu einem engmaschigen Netzwerk, welches über Auslandsniederlassungen, Tochter- und Schwestergesellschaften sowie Netzwerkpartner Aktivitäten in mehr als 175 Ländern ermöglicht. So kann HDI Kunden mit multinationalem Geschäft mit massgeschneiderten Policen bedienen, die weltweite Compliance gewährleisten. Profunde Expertise, exzellente Servicequalität und Kundenzufriedenheit stehen stets im Mittelpunkt. Die fundierte Expertise und die hohe Servicequalität von HDI stehen im Einklang mit dem ständigen Engagement, die Zufriedenheit der Kunden in den Mittelpunkt zu rücken, um deren individuelle Bedürfnisse auch in Zeiten des Wandels bestmöglich zu bedienen.

Die Niederlassung in Zürich setzt seit vielen Jahren Docugate Classic als Tool zur Vorlagenverwaltung und zur Erstellung von Dokumenten, insbesondere Angebote und Offerten, sein.

Mit Textbausteinen die Offert- und Policen-Erstellung erleichtert

Die Herausforderung: Vorlagen- und Dokumenten-Chaos!

Vor der Einführung von Docugate Cloud stand HDI mehreren Herausforderungen gegenüber. Die Dokumentenerstellung verlief langsam wegen der komplexen Vorlagen mit vielen Textbausteinen. Die Verwaltung dieser Vorlagen war zeitintensiv, und es standen nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung, um diese Aufgabe zu übernehmen und zu optimieren. Hinzu kamen unterschiedliche Schnittstellentechnologien für die Anbindung an Provider für den Zugriff auf Umsysteme. Interne Lösungsversuche, scheiterten am Zeitmangel der Vorlagenadministrator:innen, die primär ihr Tagesgeschäft zu bewältigen hatten.

Die Lösung: Leuchter Docugate

Mit der zentralen Vorlagen- und Textbausteinverwaltung gehört das Suchen von Vorlagen und Formularen endgültig der Vergangenheit an. Mehrfachkopien oder unterschiedliche Versionen sind nicht mehr möglich. Die Mitarbeitenden müssen nur noch die richtige Vorlage auswählen und können diese sogar automatisch mit vordefinierten Inhalten erstellen lassen. Häufig wiederkehrende Textbausteine können gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden. Die Geschäftsprozesse werden dadurch massiv vereinfacht und standardisiert.

Die Umsetzung: Mit PoC zum grösseren Ziel

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich HDI für die Implementierung von Docugate Cloud. In einem Proof of Concept (PoC) wurde zunächst die interne Akzeptanz getestet und die Anwender:innen ins Boot geholt. Nach dem erfolgreichen PoC verlief die Implementierung durch Leuchter schnell und unkompliziert. Ziel war es, die Dokumenterstellung zu beschleunigen und die Vorlagenverwaltung zu vereinfachen, um die Erstellung von Offerten und Policen zu verbessern. Dies gelingt nun über die einfache Docugate-Maske, wo der Mitarbeitende die benötigten Textbausteine für seine Offerte oder seine Police auswählen kann und das Dokument in wenigen Sekunden aufbereitet wird.

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HDI Global empfiehlt eine schrittweise Umstellung, für bessere interne Akzeptanz und optimalen Nutzen.

Der Nutzen: Einfacher und schneller

Die Einführung von Docugate Cloud brachte für HDI zahlreiche Vorteile mit sich. Änderungen an den Vorlagen können nun zügig und flexibel vorgenommen werden. Die Dokumenterstellung ist deutlich schneller und die intui-tive Anwendung wird von den Mitarbeitenden sehr geschätzt. Die wichtigsten Verbesserungen, wie die vollstän-dige Anbindung an das CRM, befinden sich noch in der Planungsphase. Insgesamt wird die Lösung als modernes Tool zur effizienten Vorlagenverwaltung mit benutzerfreundlicher Bedienung und hoher Performance anerkannt.

Vorteile auf einen Blick:

Einfache und effiziente Suche nach Vorlagen

Effiziente Automatisierung sich wiederholender Eingaben

Schnelle Integration neuer Vorlagen

Skalierbar und äusserst anpassungsfähig

Moderne Verwaltung von Textbausteinen

Microsoft Power Platform / SharePoint Online

Docugate Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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