Der individuelle Dokumenten-Output ist noch immer eine grosse Herausforderung für die effiziente und kostensparende Umsetzung von unterschiedlichsten, komplexen Anforderungen im Businessprozess. Wir haben uns mit Docugate auf diesen komplexen Dokumentenerstellungsprozess fokussiert und spezialisiert. Docugate zeichnet sich durch die simple und nahtlose Integration in die Kernsysteme wie auch in Microsoft Office aus.
Flexibilität durch Schnittstellen und modularem Aufbau
Flexibilität dank Schnittstellen
Durch die standardisierte und erweiterte XML-Schnittstelle kann Docugate an sämtliche Drittsysteme angebunden werden. Komplexe Dokumente und Formulare aus Prozessen werden mit diversen Tools wie dem «Process-Document-Module», «Listen-Generator», «Barcode-Creator», etc. sehr einfach realisiert und standardisiert.
Automatisierte Erstellung
Der Dokumentenerstellungsprozess wird vollständig automatisiert. Ein manuelles Eingreifen im erstellten Dokument durch den Mitarbeiter ist nicht mehr erforderlich. CI/CD und Compliance werden somit sichergestellt und höchste Qualität der Dokumente ist garantiert. Bei der Bereitstellung der Vorlagen wird der Administrator von Docugate begleitet.
Vorlagen editierbar
Layouts und komplexe Formulare werden mit dem «Formular-Designer» und der Microsoft Office Palette sehr einfach erstellt. Für all diese Funktionen werden keine Programmierkenntnisse benötigt.
Diese Unternehmen vertrauen auf Docugate
Vorteile von Docugate
Kosteneinsparung
durch massive Reduktion von Vorlagen
Durch die raffinierte Funktionskombination von Master-Templates und Textbausteinen werden nur noch sehr wenige Vorlagen benötigt. Diese werden an einem einzigen, zentralen Ort verwaltet, ohne jegliche Redundanz.
Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden, Standorte und Abteilungen wird die Menge an Office-Vorlagen auf ein absolutes Minimum reduziert. Dies hat zur Folge, dass globale Änderungen oder Ergänzungen am Corporate Design nur an wenigen Mastervorlagen vorgenommen werden müssen.
Ressourcenreduktion
durch Verwendung von Standardinhalten
Alle Standardinhalte wie Texte, Tabellen und Bilder werden in der integrierten Textbausteinverwaltung bewirtschaftet. Diese sind im bekannten Format als einzelne Word oder PowerPoint Dokumente verfügbar und können so sehr einfach erstellt, und bearbeitet werden. Die Textbausteine werden über die Master-Templates automatisch in alle definierten Vorlagen integriert. Die Inhalte können zudem manuell an der Cursorposition in ein Dokument eingefügt werden.
Anwenderfreundlich
durch hohe Usability & Microsoft Office Look-and-Feel
Docugate brilliert durch Einfachheit und Schnelligkeit.
Werden Vorlagen nicht direkt durch das Drittsystem angesteuert, findet der Anwender im «Docugate-Interface» alle Vorlagen der Unternehmung sofort. Die gesamte Dokumentenerstellung erfolgt selbsterklärend mit nur einem einzigen Dialog.
Das Front-End zeigt kontextsensitiv nur diejenigen Informationen und Eingabefelder, die der Anwender aktuell zur Erstellung des Dokuments benötigt. So wird die effiziente Dokumentenerstellung vollumfassend gewährleistet.
Mit dem «Ribbon» und der «Task Pane», welche im gewohnten «Look and Feel» von Microsoft Office daherkommen, integriert sich Docugate perfekt in Microsoft Office.
Dem Anwender werden Schnellfunktionen (Formatierungen, Logofunktionen, etc.) des täglichen Gebrauchs rasch und übersichtlich zur Verfügung gestellt. Ergänzungen am erstellten Dokument sind sehr einfach möglich.
Docugate Funktionen
Admin Tool
EINFACHE, ROLLENBASIERTE VERWALTUNG
Docugate stellt ein rollenbasiertes «Admin-Tool» für die Vergabe von Berechtigungen in der Lösung zur Verfügung. Dabei können bestehende Berechtigungsgruppen aus AD, LDAP und SQL übernommen werden. Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen für die Administration und für Anwender ist auf jede Komponente und die gesamte Dokumentenerstellung möglich.
Testmodus
ÜBERSICHTLICHE ÜBERPRÜFUNG
Neue oder geänderte Vorlagen können mit dem integrierten Testmodus vor der produktiven Freigabe übersichtlich geprüft werden. Der Aufbau einer physischen Testumgebung entfällt. Eine einfache Freigabe der Vorlagen für die produktive Nutzung ist damit möglich.
Formular Designer
EINFACHE UND SCHNELLE ERSTELLUNG VON VORLAGEN
Mit Hilfe des Docugate «Formular-Designers», der «One-Click-Configuration», des «Text Module Managements» und des Werkzeugs «Field-Dropper» können Vorlagen sehr einfach und schnell mit Microsoft Office erstellt und produktiv gesetzt werden. Der Vorlagenadministrator benötigt dazu keine zusätzlichen Programmierkenntnisse.
