Vorlagenmanagement und Dokumentenerstellung für die Logistik

Lieferscheine, Packlisten, Inventarlisten und Versanddokumente sind zentral für funktionierende Logistikprozesse. Docugate unterstützt in der Logistik dabei, Vorlagen zentral zu verwalten und die Dokumentenerstellung zu automatisieren. So lassen sich Dokumente aus ERP-, WMS- und weiteren Systemen effizient erstellen und jederzeit flexibel anpassen.

Wir optimieren die Prozesse, damit sie die Supply Chain unterstützen, statt sie auszubremsen.

Dokumente sollten Prozesse unterstützen

Viele Unternehmen erstellen ihre Dokumente direkt aus ERP-, WMS- oder Lagerverwaltungssystemen. Für standardisierte Abläufe funktioniert das in der Regel gut.

Sobald jedoch neue Kundenanforderungen hinzukommen, zusätzliche Daten benötigt werden oder Vorlagen angepasst werden müssen, steigt der Aufwand schnell. Kleine Änderungen werden zu IT-Projekten, Dokumente sind über verschiedene Systeme verteilt und Fachbereiche bleiben von internen oder externen Spezialisten abhängig. Geht dabei eine Anpassung unter, können veraltete Informationen in Dokumenten nicht nur unprofessionell wirken, sondern auch bei Kunden und Geschäftspartnern für Verwirrung sorgen.

Änderungen an Dokumenten dauern zu lange

Ein zusätzlicher Barcode, ein neues Feld oder ein angepasstes Layout – eigentlich eine kleine Änderung. In der Praxis sind dafür oft ERP-Spezialisten, externe Partner oder Change Requests notwendig. Was wenige Minuten dauern sollte, zieht sich über Tage oder Wochen.

Daten stammen aus mehreren Systemen

Lieferscheine, Versanddokumente oder Kundenberichte basieren häufig auf Informationen aus ERP, WMS, DMS oder SharePoint. Das Zusammenführen dieser Daten wird schnell komplex und erhöht den Aufwand bei jeder Anpassung.

Vorlagen sind über verschiedene Systeme verteilt

Dokumentvorlagen werden an unterschiedlichen Orten gepflegt. Änderungen müssen mehrfach vorgenommen werden und die Gefahr von Inkonsistenzen steigt. Mitarbeitende arbeiten nicht immer mit derselben Version.

Dokumente bremsen operative Abläufe

Fehlende Informationen, verspätete Dokumente oder aufwendige Anpassungen wirken sich direkt auf Lager-, Versand- und Logistikprozesse aus. Dokumente sollten zuverlässig funktionieren – auch bei grossen Dokumentenmengen oder Lastspitzen.

Docugate verbindet Systeme, Daten und Dokumente

Docugate übernimmt die Dokumentenerstellung zwischen Ihren operativen Systemen und den fertigen Dokumenten.

Ihre bestehenden ERP-, WMS- oder Lagerverwaltungssysteme bleiben führend. Docugate ergänzt diese um eine zentrale Vorlagenverwaltung, automatisierte Dokumentenerstellung und leistungsfähiges Output-Management. So entstehen Dokumente konsistent, flexibel und unabhängig davon, aus welchen Systemen die Daten stammen.

Docugate verbindet Daten aus:

ERP-Systemen (z. B. SAP, Microsoft Dynamics oder Navision)
Lagerverwaltungs- und Lagerverwaltungssystemen (WMS/LVS)
Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
SharePoint und weiteren Anwendungen

und erstellt daraus automatisch:

Lieferscheine
Packlisten
Inventarlisten
Versanddokumente
Reklamationsformulare
Kundenberichte
PDFs

Lieferscheine

Erstellen Sie Lieferscheine automatisch aus Ihren vorhandenen Auftrags- und Lieferdaten. Neue Kundenanforderungen oder Layoutänderungen lassen sich zentral umsetzen, ohne Anpassungen im ERP-System.

Inventarlisten

Auch umfangreiche Dokumente werden automatisiert, performant und zuverlässig erstellt.

Versanddokumente

Dokumente werden aus verschiedenen Datenquellen zusammengeführt und einheitlich erstellt.

Reklamationen und Retouren

Standardisierte Formulare sowie Barcodes und QR-Codes unterstützen eine effiziente Weiterverarbeitung.

Mehr Flexibilität

Änderungen an Vorlagen und Dokumenten lassen sich schnell umsetzen – ohne aufwendige ERP-Projekte.

Weniger Abhängigkeit

Reduzieren Sie den Aufwand für ERP-Anpassungen und entlasten Sie IT sowie externe Softwarepartner.

Zentrale Vorlagenverwaltung

Alle Dokumentvorlagen werden an einem Ort gepflegt. Änderungen stehen sofort unternehmensweit zur Verfügung und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild.

Skalierbare Dokumentenprozesse & Output Management

Von einzelnen Dokumenten bis hin zur automatisierten Erstellung grosser Dokumentenmengen – Docugate wächst mit Ihren Anforderungen.

Integration von Docugate in bestehende Systeme

Docugate ergänzt Ihre bestehenden Systeme, ohne dass diese ersetzt werden müssen.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate inkl. E-Mail Signaturen in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

Welche Dokumente lassen sich mit Docugate in der Logistik erstellen?

Mit Docugate lassen sich nahezu alle geschäftskritischen Logistikdokumente automatisiert erstellen und zentral verwalten. Dazu gehören unter anderem Lieferscheine, Packlisten, Inventarlisten, Versanddokumente, Reklamationsformulare, Retourenunterlagen, Kundenberichte sowie weitere PDF-Dokumente. Die Dokumente werden auf Basis Ihrer vorhandenen Daten erstellt und können jederzeit an neue Anforderungen oder Kundenwünsche angepasst werden.

Kann Docugate mit bestehenden ERP- und Lagerverwaltungssystemen verbunden werden?

Ja. Docugate ergänzt bestehende Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Navision sowie weitere ERP-, WMS-, LFS- oder Dokumentenmanagementsysteme. Die führenden Systeme bleiben bestehen – Docugate übernimmt die zentrale Vorlagenverwaltung und die Dokumentenerstellung. So können Daten aus verschiedenen Anwendungen zusammengeführt und in einheitliche Dokumente überführt werden, ohne bestehende Prozesse zu verändern.

Warum lohnt sich eine zentrale Vorlagenverwaltung in der Logistik?

In vielen Unternehmen sind Dokumentvorlagen auf verschiedene ERP-, WMS- oder Fachsysteme verteilt. Änderungen müssen deshalb mehrfach umgesetzt werden und bergen ein erhöhtes Fehlerrisiko. Mit einer zentralen Vorlagenverwaltung werden alle Dokumentenvorlagen an einem Ort gepflegt. Anpassungen stehen sofort für alle Mitarbeitenden und Prozesse zur Verfügung. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild aller Logistikdokumente.

Wie hilft Docugate bei Änderungen an Lieferscheinen oder Versanddokumenten?

Neue Kundenanforderungen, zusätzliche Barcodes oder geänderte Layouts führen in vielen ERP-Systemen zu aufwendigen Anpassungen. Mit Docugate können Vorlagen unabhängig vom ERP-System zentral verwaltet und flexibel angepasst werden. Änderungen an Lieferscheinen, Versanddokumenten oder Inventarlisten lassen sich dadurch deutlich schneller umsetzen – häufig ohne aufwendige ERP-Projekte oder zusätzliche Entwicklungen.

Für welche Unternehmen eignet sich Docugate?

Docugate eignet sich besonders für Unternehmen, die viele Dokumente erstellen, mehrere Systeme im Einsatz haben oder ihre Dokumentenprozesse effizienter gestalten möchten. Die Lösung ist ideal für Unternehmen mit ERP-, WMS- oder Lagerverwaltungssystemen, die Vorlagen zentral verwalten, Dokumente automatisieren und Anpassungen schneller umsetzen möchten. Besonders bei einer hohen Anzahl an Lieferscheinen, Versanddokumenten oder individuellen Kundenanforderungen entfaltet Docugate seine Stärken.

Muss ich meine bestehenden Systeme ersetzen, um Docugate zu nutzen?

Nein. Docugate lässt sich in bestehende Systeme integrieren und ergänzt diese um zentrale Vorlagenverwaltung und automatisierte Dokumentenerstellung. Ihre bestehenden Systeme können weiterhin genutzt werden.