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    Automatisierte Dokumentenablage

    Automatisierte Dokumentenerstellung und -verarbeitung spart Zeit, Geld und Nerven. Zugleich gelingt ein grosser Schritt zur Digitalisierung des Unternehmens. Ohne eine sinnvolle Ablage oder bei fehlender Auffindbarkeit der Dokumente schwindet allerdings der Vorteil. Dieser Blogbeitrag gibt einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten und Stufen für die Automatisierung sämtlicher Dokumentenprozesse in KMU.

    Eine automatisierte Dokumentenablage löst diese und andere Probleme. Alle durch Ihre Unternehmensprozesse erstellten Dokumente und Dateien liegen so sicher und am richtigen Ort. Zudem sind sie durchsuchbar. Auch Dokumenten-Lifecycles und Versionierung, also Änderungsnachverfolgung, von Dokumenten sind so möglich. Cloud-Technologie und Kollaborationslösungen wie Microsoft Office 365, Teams und SharePoint bieten in Kombination viele Vorteile. Sie ermöglichen es, abgelegte Dokumente bei Bedarf von überall aus gemeinsam zu bearbeiten und zu verteilen. Ausserdem lassen sich Dokumente dem gewünschten Ausgabekanal zukommen lassen.

    Was unterscheidet elektronische Unterschriften von digitalen Signaturen?

    Elektronische Unterschriften, häufig auch elektronische Signaturen genannt, unterscheiden sich in ihrer Funktion grundlegend von digitalen Signaturen.

    Die elektronische Unterschrift ähnelt der manuellen Unterschrift. Sie stellt sicher, dass die unterzeichnende Person identifiziert wird. Ausserdem bestätigt sie den Inhalt des Dokuments oder dessen Integrität.

    Die digitale Signatur von Dokumenten basiert auf einem Verschlüsselungssystem. Dieses System prüft und bestätigt Urheberschaft sowie Integrität eines Dokuments oder einer Nachricht.

    Digitale Signaturen dienen oft als Grundlage für elektronische Unterschriften. Es geht jedoch auch ohne sie.

    Elektronische Unterschriften sind ein juristischer Begriff und für Menschen lesbar. Digitale Signaturen stellen einen mathematischen beziehungsweise technischen Begriff dar. Sie sind unsichtbar, aber für Computer lesbar in Dokumente und Nachrichten eingebettet.

    Die Zugriffsrechte für Vorlagen, Daten und Dokumente lassen sich zentral und komfortabel konfigurieren und überwachen.

    Die Metadaten eines Dokuments liefern Ihnen und Ihrem massgeschneiderten Dokumentenmanagement-System (DMS) wichtige Informationen. Sie geben Auskunft darüber, wer das Dokument wann aus welcher Vorlage erstellt, geöffnet, bearbeitet, geändert und wohin abgelegt hat.

    Zudem existieren nützliche Möglichkeiten wie die automatische Archivierung. Alternativ lassen sich verschiedene Dokumente dynamisch in einem Gesamt-Dossier zusammenführen, etwa für Kunden oder Projekte.

    Jedes Unternehmen ist einzigartig. Um herauszufinden, welche der zahlreichen Möglichkeiten von Microsoft Office Automation für Ihr Unternehmen die positivsten und grössten Effekte erzielen, führen wir gerne einen ersten persönlichen, kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin mit Ihnen durch:

    Moderne, automatisierte Dokumentenablage und -archivierung bietet Ihrem Unternehmen diese Vorteile:

    Dokumente werden gleich bei der Erstellung nach festgelegten Regeln in bestimmter Form am gewünschten Ort abgelegt – ohne zusätzliche Schritte

    Metadaten in den Dokumenten bieten zusätzliche Möglichkeiten wie Suchfunktion in und Versionierung von Dokumenten, Änderungsnachverfolgung, Zugriffsverwaltung und Authentifizierung etc.

    Automatische Zusammenführung, verlässliche Archivierung und robuste Datensicherung

    Gleichzeitiges Arbeiten am selben Dokument durch verschiedene Benutzer, einfaches Verteilen und komfortable Übermittlung an Output-Systeme

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    Markus Estermann

    Markus Estermann
    Solution Architect & Partner

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