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Automatisierte Dokumentenablage

Automatisierte Dokumentenerstellung und -verarbeitung spart viel Zeit, Geld und auch die Nerven Ihrer Mitarbeitenden. Gleichzeitig ist damit schon ein grosser Schritt in Richtung zeitgemässer Digitalisierung des Unternehmens getan. Wenn die Dokumente aber jedes Mal manuell abgelegt werden müssen oder nicht auffindbar sind, schwindet der gewonnene Vorteil dahin. Über die verschiedenen Möglichkeiten und Stufen für die Automatisierung sämtlicher Dokumenten-Prozesse in KMU geben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag einen ausführlichen Überblick.

Eine automatisierte Dokumentenablage löst diese und andere Probleme, damit alle durch Ihre verschiedenen Unternehmensprozesse erstellten Dokumente und Dateien nicht nur sicher und am richtigen Ort liegen, sondern dabei auch gleich noch durchsuchbar werden. Auch Dokumenten-Lifecycles und Versionierung, also Änderungsnachverfolgung, von Dokumenten sind so möglich. Kombiniert mit Cloud-Technologie und Kollaborations-Lösungen wie Microsoft Office 365, Teams und Sharepoint können Sie die abgelegten Dokumente bei Bedarf von überall aus gemeinsam bearbeiten, verteilen oder dem gewünschten Output-Channel zukommen lassen.

Was unterscheidet elektronische Unterschriften von digitalen Signaturen?

Elektronische Unterschriften, häufig auch elektronische Signaturen genannt, unterscheiden sich in ihrer Funktion grundlegend von digitalen Signaturen.

Die Funktion der elektronischen Unterschrift gleicht ihrem analogen Pendant, der manuellen Unterschrift, und stellt sicher, dass die unterzeichnende Person identifiziert werden kann sowie den Inhalt des unterzeichneten Dokuments billigt bzw. deren Integrität bestätigt.

Die digitale Signatur von Dokumenten hingegen, basiert auf einem Verschlüsselungssystem, mit welchem sich Urheberschaft und Integrität eines Dokuments oder einer Nachricht prüfen und bestätigen lassen.

Digitale Signaturen werden häufig als Grundlage bei der Erstellung von elektronischen Unterschriften benutzt – es geht aber auch ohne. Ganz einfach gesagt, sind elektronische Unterschriften ein juristischer Begriff und sichtbar, für Menschen lesbar gemacht. Digitale Signaturen stellen dagegen einen mathematischen bzw. technischen Begriff dar und sind unsichtbar aber für Computer lesbar in Dokumente und Nachrichten eingebettet.

Natürlich lassen sich die Rechte für den Zugriff auf die Vorlagen, Daten und Dokumente zentral und komfortabel konfigurieren und überwachen. Die Metadaten, mit denen das Dokument versehen wird, geben Ihnen und Ihrem massgeschneiderten Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, wichtige Informationen darüber, wer das Dokument wann aus welcher Vorlage erstellt, geöffnet, bearbeitet, geändert und wohin abgelegt hat. Automatische Archivierung oder dynamisches Zusammenführen von verschiedenen Dokumenten in einem Gesamt-Dossier, z.B. des jeweiligen Kunden oder Projekts, sind weitere nützliche Möglichkeiten.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Um herauszufinden, welche der zahlreichen Möglichkeiten von Microsoft Office Automation für Ihr Unternehmen die positivsten und grössten Effekte erzielen, führen wir gerne einen ersten persönlichen, kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin mit Ihnen durch:

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Moderne, automatisierte Dokumentenablage und -archivierung bietet Ihrem Unternehmen diese Vorteile:

Dokumente werden gleich bei der Erstellung nach festgelegten Regeln in bestimmter Form am gewünschten Ort abgelegt – ohne zusätzliche Schritte

Metadaten in den Dokumenten bieten zusätzliche Möglichkeiten wie Suchfunktion in und Versionierung von Dokumenten, Änderungsnachverfolgung, Zugriffsverwaltung und Authentifizierung etc.

Automatische Zusammenführung, verlässliche Archivierung und robuste Datensicherung

Gleichzeitiges Arbeiten am selben Dokument durch verschiedene Benutzer, einfaches Verteilen und komfortable Übermittlung an Output-Systeme

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Persönliche Beratung

Für die Entwicklung von individueller Software, Apps und Enterprise Apps steht Ihnen Markus Estermann als Ansprechpartner zur Verfügung. Er kennt die richtige Vorgehensweise für den gesamten Prozess der Erstellung einer Unternehmenssoftware, die spezifisch nach Ihren Bedürfnissen ausgerichtet ist. Er hilft Ihnen gern auch bei der Klärung der Frage, wann eine Standardsoftware oder eine Individualsoftware die richtige Lösung ist. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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Markus Estermann
Solution Architect & Partner