Active Directory / Entra ID Integration
Benutzer- und Metadaten intelligent nutzen

Mit der Integration von Active Directory (AD) oder Microsoft Entra ID (Azure AD) stellt Docugate sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter- und Organisationsdaten automatisch in der Dokumentenerstellung verfügbar sind. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, Fehler werden reduziert und Dokumente sind jederzeit mit den aktuellsten Benutzerinformationen personalisiert.

Was leistet die Schnittstelle zu Active Directory / Entra ID?

Die Docugate-Schnittstelle zu Active Directory bzw. Entra ID fungiert als Provider für Benutzer- und Organisationsdaten.
Über standardisierte Schnittstellen (LDAP, ODBC, SQL) liest Docugate relevante Daten wie Namen, Positionen, Standorte oder Kontaktdaten aus und stellt sie für die Dokumentenerstellung bereit.
So werden beispielsweise automatisch eingefügt:

Absenderinformationen

Name, Position, Telefonnummer, E-Mail

Standort- oder Unternehmensdaten

Adresse, PLZ, Ort, Land, etc.

Unterschriften- und Signaturinformationen

Vorname, Name, Funktion, Unterschrift

Kundendaten oder Ansprechpartner:innen

aus bestehenden Datenbanken

Lesender Zugriff auf vorhandene Daten

Docugate greift im Lesezugriff auf Active Directory oder Entra ID zu, um Stammdaten sicher und effizient zu importieren.

Dynamische Datenintegration

Mitarbeiterdaten werden während der Dokumentenerstellung automatisch eingefügt. Keine Redundanz, keine veralteten Angaben.

Flexible Verwaltung

Benutzer- und Gruppendaten können zentral durch Administrator:innen oder dezentral durch einzelne Anwender gepflegt werden.

Offene Architektur

Neben AD/Entra ID können auch andere Datenquellen wie SQL-Datenbanken, Oracle, Outlook oder TwixTel eingebunden werden.

Automatisierte Adresssuche

Empfängeradressen können manuell eingegeben oder aus bestehenden Datenbanken gesucht und übernommen werden.

Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung

Das integrierte User Rights Modul von Docugate sorgt für eine strukturierte, gruppenbasierte Rechtevergabe:

Rollen und Berechtigungen werden über das Docugate AdminTool verwaltet.
Die Hierarchie kann bis auf einzelne Vorlagen oder Sprachvarianten definiert werden.
Gruppen und Benutzer können entweder in Docugate verwaltet oder direkt aus dem Active Directory übernommen werden.

So wird sichergestellt, dass Zugriffsrechte immer aktuell und mit der IT-Struktur des Unternehmens synchron sind.

Keine doppelte Datenerfassung

Vorhandene Benutzerinformationen werden automatisch übernommen.

Konsistente Datenbasis

Einheitliche Mitarbeiterinformationen in allen Dokumenten.

Zentrale Pflege

Änderungen im Active Directory wirken sich sofort auf alle Dokumente aus.

Schnellere Prozesse:

Automatisierte Personalisierung und Vorlagenbefüllung.

Flexibel erweiterbar

Kombination mit anderen Datenquellen (CRM, ERP, SQL etc.).

Sicherheit & Datenschutz

Nur lesender Zugriff auf die Datenquelle (keine Schreiboperationen).
Zugriff über sichere Verbindungen (LDAPs, HTTPS, ODBC mit Authentifizierung).
Daten werden nur temporär zur Dokumentenerstellung verwendet. Keine redundante Speicherung.
Compliance-konforme Nutzung gemäss interner Sicherheitsrichtlinien und DSGVO/CH-DSG.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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