Zentrale Verwaltung von Signaturen mit Docugate E-Mail Signaturen

Wie lassen sich E-Mail-Signaturen in Outlook zentral verwalten?

Dank Docugate werden sämtliche E-Mail-Signaturen zentral verwaltet. Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen anschliessend allen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Ob neue Firmenadresse, geänderte Telefonnummer oder aktueller Marketingbanner: Ihre Signaturen bleiben jederzeit aktuell und einheitlich. Die Gestaltung erfolgt direkt via Microsoft Word. Dadurch lassen sich Signaturen flexibel mit Tabellen, Farben, Bildern sowie Links aufbauen, ohne auf einen separaten Webeditor angewiesen zu sein. Als zentraler Signaturen Manager sorgt Docugate dafür, dass die passenden Signaturen direkt in Outlook zur Verfügung stehen.

E-Mail-Signaturen aktuell zu halten, sollte nicht Sache der Mitarbeitenden sein

Viele Unternehmen verwalten ihre E-Mail-Signaturen noch dezentral. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter pflegt die Signatur selbst. Besonders bei vielen Mitarbeitenden, mehreren Standorten oder häufigen Änderungen wird schnell deutlich, wie aufwendig die manuelle Pflege von Outlook-Signaturen sein kann.

Das führt häufig zu:

veralteten Adressen oder Telefonnummern

unterschiedlichen Signaturen innerhalb des Unternehmens

hohem Aufwand bei Änderungen und Kampagnen

fehlenden Marketing- oder Informationsbannern

uneinheitlichem Corporate Design

Unnötigem Aufwand für Mitarbeitende

Adresse Ihres Unternehmens

Telefonnummer und Website

Logo und Corporate Design

Name und Funktion der Mitarbeitenden

persönliche Kontaktdaten

Marketingbanner

Signaturen für E-Mails

Abwesenheitsmeldungen

Weniger Aufwand

Änderungen werden zentral vorgenommen statt bei allen Mitarbeitenden einzeln.

Einheitlicher Auftritt

Alle Mitarbeitenden kommunizieren im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Signatur automatisch bereitgestellt

Die passende Outlook-Signatur wird automatisch anhand der hinterlegten Daten und Regeln bereitgestellt.

Einfache Verwaltung

Signaturen und Textbausteine können auch ohne tiefes IT-Know-how gepflegt werden.

Zusätzlicher Marketingkanal

Sie können jede E-Mail für Kampagnen, Hinweise oder kommende Veranstaltungen nutzen.

Anbindung an Microsoft Entra ID

Durch die Anbindung an Microsoft Entra ID können Signaturen einfacher, einheitlicher und mit aktuellen Benutzerdaten verwaltet werden.

Outlook-Signaturen für Marketingkampagnen nutzen

E-Mail-Signaturen sind nicht nur ein Pflichtbestandteil der Geschäftskommunikation. Sie können auch als zusätzlicher Kommunikations- und Marketingkanal genutzt werden.

In der Praxis werden Kampagnenbanner in Outlook-Signaturen jedoch oft manuell eingefügt, zu spät angepasst oder nach Ablauf der Kampagne nicht wieder entfernt. Das führt zu veralteten Informationen, unnötigem Aufwand und einem uneinheitlichen Auftritt.

Mit Docugate E-Mail-Signaturen können Marketingkampagnen zentral gesteuert und zeitgesteuert aktiviert oder deaktiviert werden. So erscheint die richtige Botschaft zum richtigen Zeitpunkt in den Outlook-Signaturen – ohne dass Mitarbeitende ihre Signatur selbst anpassen müssen.

Zum Blogbeitrag dazu

Für wen eignet sich Docugate E-Mail Signaturen?

Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die

Signaturen als Marketingkanal nutzen möchten
mehrere Mitarbeitende oder Standorte haben
ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten möchten
ihr Corporate Design konsequent umsetzen möchten
wiederkehrende Textbausteine zentral bereitstellen möchten
Änderungen effizient und zentral verwalten wollen
Microsoft 365 oder Office 365 mit Outlook einsetzen

Persönliche Beratung

Lucca Rusconi ist Ihr Ansprechpartner für alle Fragen rund um Docugate, Vorlagenmanagement, Dokumenterstellung und E-Mail-Signaturen. Mit seinem breiten Fachwissen und seiner langjährigen Erfahrung unterstützt er Sie dabei, eine Lösung zu finden, die wirklich zu Ihren Anforderungen passt. Gemeinsam mit Ihnen analysiert er Ihre Situation, zeigt passende Möglichkeiten auf und begleitet Sie bei der Umsetzung. Nehmen Sie gerne Kontakt auf – Lucca freut sich auf Ihre Anfrage.

Zum Kontaktformular

Lucca Rusconi
Sales & Customer Success Manager

Telefon: 041 226 50 73
E-Mail: lucca.rusconi@leuchterag.ch

Wie kann ich Outlook-Signaturen zentral verwalten?

Mit Docugate verwalten Sie sämtliche Outlook-Signaturen zentral an einem Ort. Änderungen an Kontaktdaten, Logos, Bannern oder rechtlichen Hinweisen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen anschliessend allen Mitarbeitenden zur Verfügung. So entfällt die manuelle Pflege jeder einzelnen Signatur.

Kann ich meine Outlook-Signatur automatisch aktualisieren?

Ja. Ändern sich beispielsweise die Firmenadresse, Telefonnummer oder andere Unternehmensdaten, können diese zentral angepasst werden. Die aktualisierten Informationen werden anschliessend in den entsprechenden Signaturen übernommen. Dadurch bleiben Ihre Outlook-Signaturen jederzeit aktuell.

Kann ich Marketingbanner in E-Mail-Signaturen einbinden?

Ja. Mit Docugate können Sie Banner für Marketing- und Kommunikationszwecke zentral verwalten. So weisen Sie beispielsweise auf neue Produkte, Veranstaltungen, Stellenangebote oder einen Firmenumzug hin. Banner lassen sich jederzeit austauschen und unternehmensweit bereitstellen.

Können unterschiedliche Signaturen für neue E-Mails, Antworten oder Abwesenheiten verwendet werden?

Ja. Mit Docugate können verschiedene Signaturvorlagen definiert werden. Beispielsweise können neue E-Mails eine ausführliche Signatur erhalten, während bei Antworten oder Abwesenheitsmeldungen automatisch eine andere Variante verwendet wird.

Kann ich Änderungen an den Signaturen selbst vornehmen?

Ja. Die Verwaltung erfolgt zentral und kann durch den Vorlagenadministrator Ihres Unternehmens übernommen werden. Auf Wunsch unterstützt Sie auch der Docugate ServiceDesk bei Anpassungen oder der Einrichtung neuer Signaturen.

Für welche Unternehmen eignet sich Docugate E-Mail Signaturen?

Docugate eignet sich besonders für Unternehmen, die Microsoft 365 beziehungsweise Office 365 und Outlook einsetzen. Die Lösung ist ideal für Organisationen mit mehreren Mitarbeitenden oder Standorten, die ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten und gleichzeitig als Marketingkanal nutzen möchten.

Können auch Textbausteine zentral verwaltet werden?

Ja. Neben den E-Mail-Signaturen können auch wiederkehrende Textbausteine zentral bereitgestellt werden. Mitar-beitende greifen dadurch jederzeit auf freigegebene und aktuelle Formulierungen zurück – beispielsweise im Verkauf, Support oder Kundenservice.