Adressänderung nach Firmenumzug – alle Dokumentenvorlagen innert Minuten aktualisiert

Leuchter IT Solutions AG

Für Leuchter begann Ende Juni 2026 ein neues Kapitel: Rund 95 Mitarbeitende zogen mit neun Unternehmen von der Winkelriedstrasse 45 in Luzern in die Viscosistadt Emmenbrücke. Damit musste auch die neue Adresse in zahlreichen Unternehmensdokumenten und E-Mail-Signaturen angepasst werden. Eine Aufgabe, die ohne zentrales Vorlagenmanagement viel Zeit und manuelle Arbeit verursacht hätte.

Dank Docugate konnte die Umstellung rasch und zentral umgesetzt werden – auch dort, wo einzelne Vorlagen zunächst noch nicht optimal vorbereitet waren. Die neue Adresse wurde sauber übernommen und anschliessend zentral verwaltet. So blieb die Dokumentenkommunikation eines der kleineren Themen des gesamten Umzugs.

Adressänderung nach Firmenumzug – alle Dokumentenvorlagen innert Minuten aktualisiert

Mit Docugate alle Dokumente zentral aktualisieren

Wie viel Aufwand hinter einer Adressänderung steckt, wird bei einem Firmenumzug oft erst spät sichtbar. Meist liegt der Fokus zunächst auf Räumlichkeiten, Arbeitsplätzen und der Organisation des Umzugs. Dass gleichzeitig zahlreiche Vorlagen, Dokumente und E-Mail-Signaturen angepasst werden müssen, gerät schnell in den Hintergrund.

Genau deshalb lohnt es sich, frühzeitig vorzusorgen. Sind Unternehmensdaten und Platzhalter zentral und sauber eingerichtet, wird eine spätere Änderung nicht zum zusätzlichen Projekt. Mit Docugate liess sich die neue Adresse deshalb schnell und zuverlässig übernehmen – statt den Umzug noch mit einer zeitaufwendigen Dokumentenanpassung zu belasten.

Von der Herausforderung zur zentralen Lösung

Mit dem Firmenumzug musste die neue Adresse in über 130 Dokumentenvorlagen sowie in den E-Mail-Signaturen von rund 95 Mitarbeitenden angepasst werden. Dank Docugate waren die vorhandenen Vorlagen zentral an einem Ort auffindbar. Dadurch war rasch klar, welche Dokumente und Signaturen von der Änderung betroffen waren.

Bei der Prüfung zeigte sich jedoch, dass die bisherige Adresse in einzelnen Vorlagen direkt als Text eingetragen und noch nicht als zentraler Platzhalter hinterlegt war. Da es für Leuchter der erste Firmenumzug war, bestand bisher noch kein Anlass, die Adresse als zentralen Platzhalter zu hinterlegen. Gemeinsam entschied man sich nun, die festen Adressangaben durch einen zentralen Platzhalter zu ersetzen. Dies ersparte viel Zeit.

Mithilfe der Docugate-Statistik konnte das Team zuerst die am häufigsten verwendeten Vorlagen identifizieren und priorisiert anpassen. Innerhalb von rund zwei Stunden waren alle relevanten Vorlagen umgestellt. Danach liess sich die neue Adresse zentral eintragen und in allen entsprechend aufgebauten Dokumenten übernehmen. Bei bereits korrekt hinterlegten Platzhaltern dauert eine solche Anpassung normalerweise nur rund 15 Minuten. Die Anpassung kann entweder eigenständig durch den Vorlagenadministrator vorgenommen werden oder unkompliziert beim Docugate ServiceDesk in Auftrag gegeben werden.

Einheitliche Signatur innert Minuten

Auch die E-Mail-Signaturen wurden zentral aktualisiert, sodass nicht jede Signatur einzeln bei den Mitarbeitenden angepasst werden musste. Zusätzlich wurde der Umzugsbanner zuerst mit dem Hinweis auf den bevorstehenden Umzug und später mit der neuen Botschaft am Standort versehen. So waren Dokumente und Signaturen zum richtigen Zeitpunkt aktuell und einheitlich.

Bei einem Umzug gibt es bereits genug zu organisieren. Dank Docugate mussten wir uns um die Anpassung unserer Dokumente kaum Gedanken machen. Das hat uns viel Zeit und Nerven erspart.

Jolanda Bachmann

Marketing Manager
Leuchter Management Services AG

Das Ergebnis auf einen Blick

Firmenadresse zentral innerhalb von rund 15 Minuten aktualisiert
Über 130 Dokumentenvorlagen automatisch angepasst
Rund 95 E-Mail-Signaturen aktualisiert
Keine veralteten Dokumente im Umlauf
Einheitliches Corporate Design auf allen Vorlagen
Kein aufwendiges Suchen oder manuelles Anpassen einzelner Dokumente
Mehr Zeit und Energie für den eigentlichen Umzug, dank reibungsloser Anpassung der Dokumente

Änderungen müssen nur 1x vorgenommen werden

Keine Fehler durch zentrale Stammdaten

Alle Mitarbeitenden arbeiten automatisch mit aktuellen Vorlagen

Weniger Aufwand für IT und Administration

Einheitliches Erscheinungsbild aller Unternehmensdokumente

Schnelle Umsetzung bei organisatorischen Veränderungen

Fazit

Ohne Docugate hätte die Adressänderung bedeutet, mehr als 130 Vorlagen einzeln zu prüfen und anpassen zu müssen. Dazu wären die E-Mail-Signaturen von rund 95 Mitarbeitenden gekommen. Nicht nur der Aufwand wäre deutlich grösser gewesen, auch das Risiko, eine Vorlage zu übersehen oder veraltete Angaben im Umlauf zu haben, wäre entsprechend hoch gewesen.

Weil die Platzhalter und Stammdaten bereits sauber eingerichtet waren, musste die neue Adresse nur einmal zentral geändert werden. Nach rund 15 Minuten war die Umstellung erledigt. So konnten wir uns auf den eigentlichen Umzug konzentrieren, statt zusätzlich noch ein aufwendiges Dokumentenprojekt zu stemmen.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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