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Prozess-Automation und Daten-Zentralisierung bei GGZ@Work

Gemeinnützigen Gesellschaft Zug

GGZ@Work, eine Institution der Gemeinnützigen Gesellschaft Zug (GGZ), bietet seit 1995 Beratung, Beschäftigung und Vermittlung für Stellensuchende an und ist bereits seit 2003 ISO-zertifiziert. Dank der massgeschneiderten Softwarelösung «ALBJ» konnte sie in ihren Betrieben die Erfassung und Speicherung von Daten zentralisieren und die Dokumentenerstellung mithilfe der Vorlagenmanagement-Lösung «Docugate» von Leuchter IT Solutions automatisieren und vereinheitlichen.

Überblick

Technologien

  • Microsoft .NET
  • SQL Server
  • SQL Reporting Services
  • Excel Export
  • Outlook Import & Export
  • Docugate

Nutzen

  • massgeschneiderte Softwarelösung
  • zentralisierte Erfassung und Speicherung von Daten
  • automatisierte und vereinheitlichte Dokumentenerstellung
  • Schnittstelle zu vorhandenen Umsystemen
  • einheitlicher Auftritt nach aussen
    Auswertungen und Berichte

Über GGZ@Work

Im Auftrag der Gemeinden und des Kantons Zug berät GGZ@ Work jährlich mehr als 400 stellenlose Sozialhilfeempfänger und Asylsuchende und beschäftigt über 300 davon an 150 Arbeitsplätzen in sechs Betrieben. Zusätzlich vermittelt sie jedes Jahr über 120‘000 Arbeitsstunden in den ersten Arbeitsmarkt. Die Zusammenarbeit mit Leuchter besteht schon seit 2009 in unterschiedlicher Form.

Herausforderungen im Spannungsfeld

Der Erfolg des sozialen Auftrags der GGZ@Work misst sich unter anderem auch an der Zufriedenheit der Klienten und Sozialdienste. Letztere achten als Auftraggeber der GGZ@Work auf Effektivität und somit darauf, wie viele Personen wieder in den ersten Arbeitsmarkt vermittelt werden. GGZ@Work war vor dem Einsatz von ALBJ und Docugate dezentral organisiert, die Betriebe verfügten über eigene Infrastrukturen. Somit wurden auch Daten von Klienten in jedem Betrieb separat erfasst und abgelegt, was beispielsweise bei einem Betriebswechsel eines Klienten zu einem hohen Informationsbedarf führte und insgesamt ineffizient war. Dank der Vorlagenmanagement-Lösung «Docugate» und der Klientenverwaltungssoftware «ALBJ» – gleichzeitig eine Art Datenbank und Schnittstelle zu Docugate und vorhandenen Umsystemen – werden die Daten der Klienten jetzt zentralisiert erfasst und gespeichert. Diese können nun jederzeit, je nach Berechtigungsstufe, von allen Betrieben aus eingesehen und verändert werden. Mithilfe von «Docugate» wird ausserdem die Einhaltung des Corporate Designs und damit ein einheitlicher Auftritt gegen aussen sichergestellt. Urs Wehrle, IT Verantwortlicher der GGZ, meint zum zentralen Vorlagenmanagement:

Da muss ich sagen, das funktioniert gut.

Urs Wehrle

IT Verantwortlicher
GGZ

Zur GGZ@Work

Was hat GGZ@Work überzeugt?

Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung für eine Lösung im Bereich Vorlagenmanagement und Klientenadministration gingen mehrere Offerten ein. Schnell wurde jedoch klar, dass ein Produkt «von der Stange» nicht sämtlichen Anforderungen gerecht werden würde. Glücklicherweise kam dann der Hinweis, dass Leuchter zusätzlich zur vielseitigen All-Round-Lösung Docugate auch individuelle Software programmiert. So fiel die Entscheidung dann schnell auf eine Kombination aus der Vorlagenmanagement-Lösung Docugate und einer massgeschneiderten Schnittstelle zu den Umsystemen. Urs Wehrle rekapituliert:

Wir hatten von Siemens Schweiz bereits sehr positive Rückmeldungen zu Leuchter erhalten. Zusätzlich kam uns die Nähe zu Luzern entgegen und als wir dann noch erkannten, welche Manpower hinter dem Unternehmen steht, waren wir von der Professionalität von Leuchter vollends überzeugt. Hier arbeiten Leute, die sich wirklich auskennen.

Urs Wehrle

IT Verantwortlicher
GGZ

Selbst als es durch einen Wechsel des IT-Partners seitens der GGZ@Work sowie einem Personalwechsel bei Leuchter kurzzeitig etwas schwieriger wurde, konnten die Störungen über direkte Kommunikationswege und durch eine lösungsorientierte Zusammenarbeit schnell beseitigt werden. Urs Wehrle meint:

Mir gefällt es, dass Leuchter auf seine Kunden zugeht, also proaktiv informiert. So sind wir immer auf dem neuesten Stand. Wir fühlen uns als Kunde ernstgenommen und profitieren vom direkten Weg zu den Technikern.

Urs Wehrle

IT Verantwortlicher
GGZ

Verbesserter Informationsaustausch und einheitliche Dokumente

Der Informations- und Datenaustausch zwischen den Betrieben konnten erheblich verbessert werden. Dank der zentralen Datenablage sind Missverständnisse kaum noch möglich. Die «ALBJ»-Schnittstelle wird stetig optimiert. Laut Herrn Wehrle wurden schon 75% einer realistischen Zielsetzung von 80% Vereinheitlichung erreicht. Durch «Docugate» haben die Mitarbeitenden ausserdem die Gewissheit, dass ihre Dokumente jederzeit CI-konform das Haus verlassen.

Weitere Informationen zur professionellen Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung mit Docugate: www.docugate.ch 

 

Weitere Informationen zu individuellen Softwarelösungen von Leuchter:

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Wir begleiten Sie im Gesamtprozess der Individualsoftwareentwicklung über alle Projektphasen hinweg.

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Markus Estermann
Solution Architect & Partner