Prozess-Automation und Daten-Zentralisierung bei GGZ@Work

Herausforderungen im Spannungsfeld

Der Erfolg des sozialen Auftrags von GGZ@Work misst sich unter anderem an der Zufriedenheit der Klienten und Sozialdienste. Als Auftraggeber von GGZ@Work achten sie auf Effektivität. Zudem beobachten sie, wie viele Personen wieder in den ersten Arbeitsmarkt vermittelt werden.

Vor dem Einsatz von ALBJ und Docugate war GGZ@Work dezentral organisiert. Die Betriebe verfügten über eigene Infrastrukturen. Daher wurden Klientendaten in jedem Betrieb separat erfasst und abgelegt. Ein Betriebswechsel eines Klienten führte beispielsweise zu einem hohen Informationsbedarf und war insgesamt ineffizient.

Dank der Vorlagenmanagement-Lösung «Docugate» und der Klientenverwaltungssoftware «ALBJ» werden die Daten der Klienten jetzt zentralisiert erfasst und gespeichert. ALBJ ist gleichzeitig eine Art Datenbank und Schnittstelle zu Docugate und vorhandenen Umsystemen. Alle Betriebe können diese nun jederzeit, je nach Berechtigungsstufe, einsehen und verändern. Mithilfe von «Docugate» wird ausserdem die Einhaltung des Corporate Designs und damit ein einheitlicher Auftritt gegen aussen sichergestellt. Urs Wehrle, IT-Verantwortlicher der GGZ, äussert sich zum zentralen Vorlagenmanagement wie folgt:

Was hat GGZ@Work überzeugt?

Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung für eine Lösung im Bereich Vorlagenmanagement und Klientenadministration gingen mehrere Offerten ein. Doch schnell wurde klar, dass ein Standardprodukt nicht sämtlichen Anforderungen gerecht würde.

Glücklicherweise kam der Hinweis, dass Leuchter zusätzlich zur vielseitigen Allround-Lösung Docugate auch individuelle Software programmiert. Daher fiel die Entscheidung schnell auf eine Kombination aus der Vorlagenmanagement-Lösung Docugate und einer massgeschneiderten Schnittstelle zu den Umsystemen. Urs Wehrle rekapituliert:

Ein Wechsel des IT-Partners bei GGZ@Work und ein Personalwechsel bei Leuchter erschwerten die Zusammenarbeit kurzzeitig. Störungen ließen sich jedoch durch direkte Kommunikation und lösungsorientierte Zusammenarbeit schnell beseitigen. Urs Wehrle meint: