Effizienter Spesen- & Abrechnungsprozess, der Zeit und Geld spart

OKGT

Die Organisation Kaufmännische Grundbildung Treuhand/Immobilien (OKGT) ist verantwortlich für die kaufmännische Grundbildung in der Treuhand- und der Immobilienbranche. Die OKGT begleitet Lehrbetriebe und Lernende über die gesamte Dauer der betrieblichen Ausbildung. Sie bietet den Lehrbetrieben eine einzige Anlaufstelle für alle Belange im Zusammenhang mit der fachlichen Ausbildung.

Mit rund 1500 Lernenden und 800 Lehrbetrieben und entsprechend vielen "freien Mitarbeitenden" in der gesamten Schweiz ergibt sich ein grosser administrativer Aufwand. Aufgrund der zunehmenden Verwaltungsaufgaben sollte der Spesen- und Abrechnungsprozess effizienter und einfacher werden, um die Mitarbeitenden zu entlasten.

Effizienter Spesen- & Abrechnungsprozess, der Zeit und Geld spart

Die Herausforderung: Vereinfachung und Automatisierung des Visumsprozesses

Ohne ein standardisiertes Abrechnungstool erfolgte der Rechnungseingang manuell. Der gesamte Visumsprozess, also die Zuordnung von Rechnungen und Verantwortlichen, war mühsam und aufwendig.

Ein weiteres Problem stellte die dezentrale Struktur der OKGT dar. Ein Großteil der Kommunikation lief per E-Mail oder Post. Das erschwerte eine zügige Bearbeitung zusätzlich.

Mit den vielen externen Mitarbeitenden ist der Spesen- und Administrationsaufwand erheblich. Viele dieser Prozesse wiederholen sich zudem permanent und binden viel Personal. Wir wollten diesen Prozess vereinfachen.

Michel Fischer

Geschäftsleiter
OKGT

Die Lösung: Eine massgeschneiderte Individualentwicklung mit Partnern

Mit Leuchter fand die OKGT einen Partner. Mit ihm konnten die individuellen Bedürfnisse besprochen und daraus eine massgeschneiderte Software erarbeitet werden. Eine Standard-Spesen- oder «Visum»-Software, die sämtliche Anforderungen abdeckt, existierte nicht.

Die gemeinsame, schrittweise Entwicklung einer Lösung war sinnvoll. Mit zwei weiteren Partnern, die dasselbe Problem hatten, liessen sich die Kosten und der Aufwand teilen.

Mehr zu: Individualsoftware vs. Standardsoftware: Ihr Entscheidungsleitfaden

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Schrittweises und agiles Vorgehen ermöglichte eine schnelle und unkomplizierte Bewältigung von Herausforderungen. Die Aufteilung des Projekts in Sprints unterstützte dies zusätzlich. Diese Vorgehensweise führte zum Erfolg des Projekts.

Die Mitarbeitenden waren überrascht. Das neue OKGT-Tool war einfach und effizient. Es ließ sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsprozesse integrieren.

Massgeschneidert auf die Kernprozesse

Gemeinsame Entwicklung mit Partnern

Schrittweises Vorgehen

Schnelle Reaktion durch agiles Vorgehen

Microsoft .NET Plattform

Web-Oberfläche für externe Mitarbeitende

Hosting in der Microsoft-Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Für unseren Lead Custom Software Solutions ist ein breites Softwareentwicklungs-Knowhow unabdingbar. Sie profitieren von Angelo Conconis langer Erfahrung mit verschiedenen Technologien, unterschiedlichen Prozessmodellen, Vorgehensweisen und Workshop-Techniken und erhalten so die beste Beratung für die Entwicklung von individueller, massgeschneiderter Software, sei es als Desktop, Web oder Enterprise App. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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Angelo Conconi
Lead Custom Software Solutions & Partner

Telefon: 041 226 50 18
E-Mail: angelo.conconi@leuchterag.ch