Effizienter Spesen- & Abrechnungsprozess, der Zeit und Geld spart

OKGT

Die Organisation Kaufmännische Grundbildung Treuhand/Immobilien (OKGT) ist verantwortlich für die kaufmännische Grundbildung in der Treuhand- und der Immobilienbranche. Die OKGT begleitet Lehrbetriebe und Lernende über die gesamte Dauer der betrieblichen Ausbildung. Sie bietet den Lehrbetrieben eine einzige Anlaufstelle für alle Belange im Zusammenhang mit der fachlichen Ausbildung.

Mit rund 1500 Lernenden und 800 Lehrbetrieben und entsprechend vielen "freien Mitarbeitenden" in der gesamten Schweiz ergibt sich ein grosser administrativer Aufwand. Aufgrund der zunehmenden Verwaltungsaufgaben sollte der Spesen- und Abrechnungsprozess effizienter und einfacher werden, um die Mitarbeitenden zu entlasten.

Effizienter Spesen- & Abrechnungsprozess, der Zeit und Geld spart

Die Herausforderung: Vereinfachung und Automatisierung des Visumsprozesses

Ohne ein standardisiertes Abrechnungstool musste der Rechnungseingang manuell erfolgen. Der gesamte Visumsprozess wie die Zuordnung von Rechnungen und Verantwortlichen war mühsam und aufwändig.

Ein weiteres Problem war die dezentrale Struktur der OKGT. Ein Grossteil der Kommunikation lief daher per E-Mail oder Post, was wiederum eine zügige Bearbeitung zusätzlich erschwerte.

Mit den vielen externen Mitarbeitenden ist der Spesen- und Administrationsaufwand erheblich. Viele dieser Prozesse wiederholen sich zudem permanent und binden viel Personal. Wir wollten diesen Prozess vereinfachen.

Michel Fischer

Geschäftsleiter
OKGT

Ziel war die vollständige Digitalisierung des Abrechnungsprozesses mit eindeutiger Zuordnung der entsprechenden Berechtigungen und damit die Ablösung des bisherigen Prozesses per Mail und Post.

Die Lösung: Eine massgeschneiderte Individualentwicklung mit Partnern

Mit Leuchter fand die OKGT einen Partner, mit dem die individuellen Bedürfnisse besprochen und daraus eine massgeschneiderte Software erarbeitet werden konnte. Eine Standard-Spesen- oder «Visum»-Software, die unsere Anforderungen abdeckt, gab es nicht. Das gemeinsame und schrittweise Entwickeln einer gemeinsamen Lösung ergab Sinn. Zusammen mit zwei weiteren Partnern mit «demselben» Problem konnten die Kosten und der Aufwand zudem gut verteilt werden.

Mehr zu: Individualsoftware vs. Standardsoftware: Ihr Entscheidungsleitfaden

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Durch das schrittweise und agile Vorgehen und die Aufteilung des Projekts in einzelne Sprints konnten Herausforderungen bei der Umsetzung schnell und unkompliziert bewältigt werden. Diese bewährte Vorgehensweise führte schliesslich auch zum Erfolg des Projekts.

Die Mitarbeitenden waren überrascht, wie einfach und effizient das neue OKGT-Tool war und wie nahtlos sich das Tool in die bestehenden Arbeitsprozesse integrieren liess.

Der Erfolg: Effiziente Abrechnungsprozesse und zufriedene Mitarbeitende

Das Tool ist noch nicht voll im Einsatz. Aber bereits jetzt zeigt dich, dass anstelle der manuellen Rechnungsbearbeitung diese nun schnell und automatisiert erfolgen kann. Dies führt zu einer erheblichen Erleichterung der Arbeitsprozesse, spart viel Zeit und steigert spürbar die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Vorteile auf einen Blick:

Massgeschneidert auf die Kernprozesse

Gemeinsame Entwicklung mit Partnern

Schrittweises Vorgehen

Schnelle Reaktion durch agiles Vorgehen

Microsoft .NET Plattform

Web-Oberfläche für externe Mitarbeitende

Hosting in der Microsoft-Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Für unseren Lead Custom Software Solutions ist ein breites Softwareentwicklungs-Knowhow unabdingbar. Sie profitieren von Angelo Conconis langer Erfahrung mit verschiedenen Technologien, unterschiedlichen Prozessmodellen, Vorgehensweisen und Workshop-Techniken und erhalten so die beste Beratung für die Entwicklung von individueller, massgeschneiderter Software, sei es als Desktop, Web oder Enterprise App. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Angelo Conconi
Lead Custom Software Solutions & Partner

Telefon: 041 226 50 18
E-Mail: angelo.conconi@leuchterag.ch

Case Study Weiterempfehlen