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Individualsoftware passt sich Ihren Bedürfnissen an

Bei Gesprächen mit Unternehmen werde ich immer wieder gefragt, wann die Entwicklung einer Individualsoftware besser als die Verwendung einer Standardsoftware ist. Da man diesbezüglich keine pauschale Antwort geben kann, möchte ich die Vor- und Nachteile einmal aufzeigen und Entscheidungsträgern Empfehlungen auf den Weg geben wie die Entscheidung abgewogen werden könnte.

Übersicht Individual vs. Standard

Grundsätzlich lassen sich Individual- und Standardsoftware nach folgenden Masstäben unterscheiden:

Individual Standard
Verfügbarkeit Nach Planung und Umsetzung i.R. 6 Monate sofort
Integration Einfach, da Geschäftsprozesse mit der Lösung optimal abgebildet werden Einführungsaufwand, da Standardlösung nicht genau passt – Anpassung von Geschäftsprozessen notwendig
Schulungen Fliessende Einführung – Minimale Schulung, Software wird so gebaut, dass jeder Mitarbeiter sie bedienen kann Intensive Schulung aller Mitarbeiter
Anpassungen Jederzeit möglich Abhängig von Software – teilweise mit hohen Kosten verbunden
Schnittstellen zu bestehenden Systemen Jederzeit möglich Abhängig von Software – teilweise mit hohen Kosten verbunden; tlw. Realisation durch Drittanbieter
Release Wann ein Release erstellt wird und welche Anpassungen vorgenommen werden bestimmt jeder selbst.
  • Jeder Release wird vom Entwickler geplant und realisiert
  • wenig Mitspracherecht und kein Einfluss auf Anpassungen
Kosten
  • Einmalige Projektkosten
  • Planbar
  • Abhängig von den gesteckten Projektzielen
  • Lizenzkosten jährlich, pro Arbeitsplatz
  • Release-Kosten
  • Zusatzkosten für Schnittstellen und Customization
  • Servicepauschale

Wann sollte man sich für eine Individualsoftware entscheiden?

Nun stellt sich die Frage, wie man tatsächlich herausfindet ob eine Individualsoftware die Prozesse so unterstützen kann, dass ein Wettbewerbsvorteil generiert werden kann. Deshalb sollten man sich für Individualsoftware entscheiden, wenn:

  • Wenn am Markt verfügbare Standardlösungen deine Anforderungen nicht unterstützten
  • Wenn du nur Bruchteile einer Software nutzen kannst, aber die vollständigen Lizenzkosten tragen musst
  • Wenn du einen Wettbewerbsvorteil gegenüber deinen Mitbewerbern im Rahmen der Prozessoptimierung siehst
  • Wenn es keine geeignete Standardsoftware gibt
  • Wenn du die vollkommene Kontrolle über die künftige Entwicklung der Software garantieren möchtest
  • Wenn viele Drittsysteme vorhanden sind, diese integriert und berücksichtigt werden müssen

Kosten werden bei Individualsoftware meist zu hoch eingeschätzt

Standardlösungen scheinen auf dem ersten Blick meist eine günstige Variante zu sein. Jedoch werden die Aufwendungen für die Anpassungen einer Standardsoftware unterschätzt. Wenn eine bestehende Software angepasst werden muss, dann sollte man die Variante einer Individualsoftware in jedem Fall prüfen. Nicht selten verbiegen sich Unternehmen für die Standardsoftware und stellen ihre passenden Soll- Prozesse auf „Standard“ um. Zudem müssen Mitarbeiter auf komplett neue Abläufe und Systeme geschult werden. Das hat zur Folge, dass die Effizienz verloren geht und damit Wettbewerbsvorteile in Gefahr sind.

Den Zeitplan bestimmt man selbst

Im Vergleich zu einer Individualsoftware besticht eine Standardsoftware in der Regel durch schnelle Verfügbarkeit. Wenn sich jedoch Geschäftsabläufe und Bedürfnisse mit der Zeit verändern, dann kann sich nur die Individualsoftware den veränderten Bedingungen anpassen. Eine Standardsoftware hat zudem fixe Release-Zyklen. Mit einer Individualsoftware bestimmt man selbst, wann die Lösung aktualisiert werden soll.

Mehrwert durch Individualität

Durch die Entwicklung einer Individualsoftware können vorhandene Systeme ausnahmslos integriert werden. Damit maximiert man den Nutzen der getätigten Investitionen in bestehende Systeme. Bei Marktveränderungen kann man mit der Anpassung der Individualsoftware dynamisch reagieren und damit die Wettbewerbsposition stärken.