Mit Docugate Cloud weg von Citrix-Limitierungen

Arlewo

Die Arlewo AG mit Sitz in Luzern zählt seit über 50 Jahren zu den führenden Immobilienunternehmen der Zentralschweiz. Als unabhängige Dienstleisterin betreut sie Wohn- und Geschäftsliegenschaften ganzheitlich – von der Vermarktung über die Bewirtschaftung bis hin zur Beratung bei Bau und Sanierung. Das Unternehmen legt grossen Wert auf nachhaltige Kundenbeziehungen, Transparenz und regionale Verbundenheit. Mit einem erfahrenen Team aus Immobilienfachleuten und modernster IT-Infrastruktur bietet Arlewo AG individuelle Lösungen für Eigentümer, Investoren und Mieter. Dabei steht die Qualität der Dienstleistung stets im Mittelpunkt, um langfristige Werte zu schaffen und zu erhalten.

Arlewo setzt seit vielen Jahren Docugate (Classic) als Vorlagenmanagement- und Dokumenterstellungslösung ein.

Mit Docugate Cloud weg von Citrix-Limitierungen

Die Herausforderung

Die Arlewo AG stand vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren. In diesem Zug sollte auch die Docugate Classic (on premise) Version nach Docugate Cloud migriert werden. Komplexe Feldstrukturen, hete-rogene Vorlagen sowie Citrix Probleme erschwerten die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden und blockierten die Ablösung der Citrix-Plattform.

Die Ziele

Schnelle Umstellung auf Docugate Cloud
Reduktion der Komplexität in Vorlagen und Feldlogiken
Einführung eines einheitlichen Mastertemplates
Vereinfachte Verwaltung von Textbausteinen und Logos

Die Lösung: Docugate aus der Cloud

Mit der zentralen Vorlagen- und Textbausteinverwaltung gehört das Suchen von Vorlagen und Formularen endgültig der Vergangenheit an. Mehrfachkopien oder unterschiedliche Versionen sind nicht mehr möglich. Die Mitarbeitenden müssen nur noch die richtige Vorlage auswählen und können diese sogar automatisch mit vordefinierten Inhalten erstellen lassen. Häufig wiederkehrende Textbausteine können gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden. Die Geschäftsprozesse werden dadurch massiv vereinfacht und standardisiert.

Die Umsetzung

In der Planung wurden Beispielvorlagen wie Brief, Kurzbrief und Aktennotiz analysiert, optimiert und in Form eines Basissets in die Docugate Cloud überführt. Besondere Aufmerksamkeit galt der Strukturierung von Textbausteinen, einer klaren Logo-Logik sowie der Vereinfachung der Docproperty-Felder. Die Umsetzung dieser Fo-kuspunkte sorgt dafür, dass Docugate Cloud für die Administratoren und Benutzer in optimierter Form daherkommt.

Vorlagenmigration

Unter Einbezug der Arlewo-Mitarbeitenden wurden die relevanten Vorlagen und Elemente gemeinsam identifiziert und priorisiert. Durch Workshops und gezielte Rückmeldungen konnte sichergestellt werden, dass alle benötigten Komponenten für die Migration berücksichtigt werden und den Anforderungen der Nutzer entsprechen. Basierend auf dieser Rückmeldung konnten diese Vorlagen bereinigt und in die Docugate Cloud migriert werden. Alte Feldcodes wurden entfernt oder vereinfacht, Textbausteine neu aufgebaut und Grundvorlagen gezielt eingesetzt.

Zusammenarbeit und Vorgehen

In regelmässigen Abstimmungen zwischen Arlewo und Leuchter wurden Feedback, Anpassungen und Statusupdates abgestimmt. Die enge Zusammenarbeit mit dem Team von Arewlo ermöglichte schnelle Entscheidungen und effiziente Umsetzungsschritte.

Derzeit befindet sich das Projekt in der abschliessenden Testphase, der «Go Live» bzw. die produktive Nutzung von Docugate Cloud ist per April 2026 geplant.

Interesse geweckt?

Sind Sie ebenfalls daran, Ihre IT-Landschaft zu modernisieren und on-premise Applikationen abzuschaffen, melden Sie sich für eine unverbindliche Offerte. Wenn Sie in diesem Jahr noch mit einer Migration starten profitieren Sie zudem von unserem Spezial-Angebot.

Vorteile auf einen Blick:

Einfache und effiziente Suche nach Vorlagen

Effiziente Automatisierung sich wiederholender Eingaben

Schnelle Integration neuer Vorlagen

Skalierbar und äusserst anpassungsfähig

Moderne Verwaltung von Textbausteinen

Zentrale Dokumenterstellungs-Plattform

Docugate Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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