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Docugate im Zusammenspiel mit der Projektablage für kollaborative Bauprojekte

Schmid Bauunternehmung

Das Ziel, eine digitalisierte und je Projekte zentralisierte Datenablage, welche via Mobile – und insbesondere Tablets – erreich- und bearbeitbar ist, konnte auf Basis von Microsoft Teams und SharePoint Online in Kürze realisiert werden.

Mit Docugate stehen den Mitarbeitenden nicht nur aktuelle Vorlagen und jederzeit Referenzdokumente zur Verfügung, sondern sie lassen sich auch aus beliebigen Werkzeugen ansteuern – mit dem grossen Vorteil, dass sie nur einmal und zentral verwaltet werden: Ein essenzieller Vorteil, wenn es um Qualität und Auftritt geht.

 

Für die Realisation einer Idee im Hoch- oder Tiefbau sind die unterschiedlichsten Fachkompetenzen notwendig. Dabei sind eine zeitnahe und barrierefreie Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Bauführer im Büro und der ausführenden Hand auf der Baustelle unabdingbar.

Diese Einleitung lesen wir in der Success Story zur Einführung einer digitalen Projektablage bei der Schmid Bauuuternehmung AG. Mehr dazu weiter unten in diesem Artikel.

Fürs Managen einer Baustelle muss sich Zoran Gligorevic heute unterschiedliche Informationen aus diver-sen Programmen manuell zusammensuchen. Diese dezentrale Kommunikation ist umständlich, zeitintensiv, fehleranfällig und macht es dem Bauführer im Büro nahezu unmöglich den Überblick zu wahren. Auch Dokumente, wofür es eigentlich Vorlagen gäbe, macht jeder so, wie es gerade passt.

Das Ziel, eine digitalisierte und je Projekte zentralisierte Datenablage, welche via Mobile – und insbesondere Tablets – erreich- und bearbeitbar ist, konnte auf Basis von Microsoft Teams und SharePoint Online in Kürze realisiert werden.

Um alle Mitarbeitenden, auch die draussen auf der Baustelle, mit an Bord zu haben, wird nicht alles identi-fizierte Potential auf einen Schlag angegangen. In einem ersten Schritt digitalisieren wir die bekannten Ordnerstrukturen, erst zu einem späteren Zeitpunkt nehmen wir Prozessoptimierungen in Angriff.

Zoran Gligorevic, Projektleiter und Dipl. Techniker HF Bauführung

Laut Success Story sollte ein automatisiertes Dashboard implementiert werden, welches jeder Bauführer nach seinen Baustellen filtern kann. Das Ergebnis: Ein Portal auf Basis von SharePoint Online. Zusätzlich wurden Schnitt-stellen in anderen Programmen gebaut. Die Schnittstellen ermöglichen, Informationen nur noch an einem zentralen Ort zu pflegen.

Vorlagen und Umsysteme bedienen sich dieser Daten automatisch.

Bei der Verwaltung von Vorlagen sowie bei der Auswahl und Aufbereitung von Dokumenten setzt Schmid auf Docugate, die Vorlagenmanagement & Dokumenterstellungslösung von Leuchter.

Dadurch, dass sich mit Docugate die Metadaten von Teams und SharePoint automatisch in die Referenzdokumente übernehmen lassen, entfällt das mühselige mehrfache eingeben.

Willy Mattmann

Leiter Qualität und Umwelt
Schmid Bauunternehmung

Mit Docugate stehen den Mitarbeitenden nicht nur aktuelle Vorlagen und jederzeit Referenzdokumente zur Verfügung, sondern sie lassen sich auch aus beliebigen Werkzeugen ansteuern – mit dem grossen Vorteil, dass sie nur einmal und zentral verwaltet werden: Ein essenzieller Vorteil, wenn es um Qualität und Auftritt geht.

Im vorliegenden Beispiel erfolgt die Dokumentengenerierung via Teams und SharePoint Online, genauso sind aber auch Szenarien und Prozesse via Office-App oder simpel via Browser denkbar. Auch neue Felder und Inhalte sind dank der dynamischen Konfigurationsmöglichkeiten eine Leichtigkeit.

Die Möglichkeiten von Docugate bei automatisierten und digitalisierten Dokumentenprozessen sind bei weitem noch nicht ausgeschöpft.
Details zum Thema Microsoft 365, SharePoint und Teams lesen sie im Beitrag unserer Tochtergesellschaft bee365 ag.

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Markus Estermann
Solution Architect & Partner

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