Outlook-Signatur automatisch einfügen: Warum Signgate die ideale KMU Lösung ist

Die Herausforderung der Signaturverwaltung in Unternehmen

In Unternehmen treten immer wieder ähnliche Probleme bei der Verwaltung von Office 365 Signaturen auf:

Unterschiedliche Signaturen, obwohl alle E-Mails aus derselben Organisation stammen
Veraltete Absenderinformationen, etwa durch verpasste Aktualisierungen nach Veranstaltungen oder fehlerhafte Links
Die mühsame Verteilung der Signaturvorlage durch das Marketing oder die IT-Abteilung: Oft bleibt die Umsetzung durch die Mitarbeitenden aus
Kein einheitliches Corporate Design in der gesamten E-Mail-Kommunikation
Keine Integration mit Marketing-Tools

Die Lösung: Outlook-Signatur automatisch einfügen mit Signgate

Signgate bietet eine zuverlässige und effiziente Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern. Mit Signgate stellen Sie automatisiert und sicher, dass Outlook-Signaturen stets aktuell und einheitlich sind. Dies stärkt Ihr Corporate Design und erhöht die Effizienz interner Prozesse. Vertrauen Sie auf Signgate, um die Signaturverwaltung zu optimieren und die Unternehmenskommunikation zu professionalisieren.

Zentrale Verwaltung durch Marketing oder IT

Microsoft bietet in Outlook keine zentrale Verwaltung für Signaturen. Deshalb sind E-Mails oft nicht firmenkonform signiert, da jede Person ihre eigene Signatur verwendet. Ohne Zusatzsoftware ist dieses Problem schwer zu lösen. Eine Möglichkeit ist, den Mitarbeitenden mitzuteilen, dass sie ihre E-Mail-Signatur gemäß dem Corporate Design selbst erstellen müssen. Alternativ kann die IT-Abteilung mit erheblichem Aufwand jedem Mitarbeitenden eine Signatur auf dem PC bereitstellen. Die Praxis zeigt jedoch, dass beide Ansätze oft nicht zum gewünschten Ergebnis führen.

Corporate Design und Compliance sicherstellen

Mit Signgate gelingt die mühelose Erstellung und Implementierung einheitlicher Outlook-Signaturen im gesamten Unternehmen. Die Lösung ist benutzerfreundlich. Selbst die Marketingabteilung kann Signaturen problemlos entwerfen, verwalten und gezielte Werbebotschaften generieren.

Signgate stellt die korrekte und einheitliche Darstellung von E-Mail-Signaturen, Disclaimern und Marketingbotschaften unternehmensweit bei allen Mitarbeitenden sicher. So wird die Corporate Identity des Unternehmens auf dem E-Mail-Verkehr, einem der wichtigsten Kommunikationskanäle, konsequent durchgesetzt. E-Mails werden stets mit der richtigen Outlook-Signatur versendet. Ein integrierter Abwesenheitsassistent stellt zudem sicher, dass die Unternehmensrichtlinien auch in diesem Bereich eingehalten werden.

E-Mail-Signatur als Werbekanal nutzen

Nutzen Sie E-Mails konsequent als vielseitige Werbe- und Informationsträger. Eine professionelle Outlook-Signatur integriert automatisch Werbebanner, Botschaften, Disclaimer und Social-Media-Symbole. Dieses unschätzbare Marketinginstrument verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Dynamische Inhalte und ein flexibles Regelwerk ermöglichen die gezielte Zuweisung von Bannern und Disclaimer an verschiedene Personen oder Organisationseinheiten. Inhalte passen Sie mühelos an, indem Sie sie einfach aktivieren oder deaktivieren. Alternativ ist eine zeitgesteuerte Verteilung der Signaturen möglich. Diese einfache Handhabung ist effizient und ermöglicht eine schnelle Umsetzung.

Flexibilität für Unternehmen (fast) jeder Grösse

Signgate unterstützt Organisationen ab 15 bis zu mehreren tausend Benutzern optimal. Kleine Unternehmen mit häufig wechselnden Signaturinhalten profitieren davon. Das gilt ebenso für große Firmen mit verschiedenen Abteilungen, Divisionen und Unternehmenseinheiten sowie Konglomerate mit unterschiedlichen Unternehmen und Logos. Signgate bietet ideale Funktionen zur zentralen Verwaltung der E-Mail-Signaturen. Gleichzeitig ermöglicht es die automatisierte und dynamische Anpassung der Signaturen, inklusive der Outlook-Signatur, an individuelle Anforderungen. Daher ist Signgate eine unverzichtbare Lösung für Schweizer KMU, die Effizienz und Professionalität in ihrer Kommunikation suchen.

Support und Weiterentwicklung aus der Zentralschweiz

Wir bieten Ihnen Support und Weiterentwicklung auf Augenhöhe. Unser engagiertes ServiceDesk-Team steht Ihnen per E-Mail und telefonisch zur Verfügung. Es arbeitet direkt aus unserer Zentrale in Luzern. Kommen Kundenwünsche auf, die von der Mehrheit akzeptiert werden, integrieren wir diese flexibel in unsere interne Produktentwicklung. So berücksichtigen und setzen wir zum Beispiel Ihre Anforderungen an eine individuelle Outlook-Signatur um.