Zur Navigation Zur Suche Zum Inhalt
Kontakt

Outlook-Signatur automatisch einfügen: Warum Signgate die ideale KMU Lösung ist

 

Die Herausforderung der Signaturverwaltung in Unternehmen

 

In Unternehmen treten immer wieder ähnliche Probleme bei der Verwaltung von Office 365 Signaturen auf:

  • Unterschiedliche Signaturen, obwohl alle E-Mails aus derselben Organisation stammen
  • Veraltete Absenderinformationen, etwa durch verpasste Aktualisierungen nach Veranstaltungen oder fehlerhafte Links
  • Die mühsame Verteilung der Signaturvorlage durch das Marketing oder die IT-Abteilung: Oft bleibt die Umsetzung durch die Mitarbeitenden aus
  • Kein einheitliches Corporate Design in der gesamten E-Mail-Kommunikation
  • Keine Integration mit Marketing-Tools

 

Die Lösung: Outlook-Signatur automatisch einfügen mit Signgate

Signgate bietet Ihnen eine zuverlässige und effiziente Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern. Mit Signgate können Sie automatisiert sicherstellen, dass Ihre Outlook Signaturen stets aktuell und einheitlich sind, was nicht nur Ihr Corporate Design stärkt, sondern auch die Effizienz Ihrer internen Prozesse erhöht. Vertrauen Sie auf Signgate, um Ihre Signaturverwaltung zu optimieren und Ihre Unternehmenskommunikation zu professionalisieren.

Zentrale Verwaltung durch Marketing oder IT

Microsoft bietet in seinem Produkt Outlook keine zentrale Verwaltung für individuelle Outlook-Signaturen an. Dies führt dazu, dass E-Mails nicht immer firmenkonform signiert sind, da jede Person ihre eigene Outlook Signatur verwendet. Ohne Zusatzsoftware lässt sich dieses Problem nur schwer lösen. Eine Möglichkeit wäre, den Mitarbeitenden zu kommunizieren, dass sie ihre E-Mail-Signatur gemäß dem Corporate Design selbst erstellen müssen. Alternativ könnte die IT-Abteilung mit erheblichem Aufwand jedem Mitarbeitenden eine Signatur auf seinem PC bereitstellen. Die Praxis zeigt jedoch, dass beide Ansätze oft nicht zum gewünschten Ergebnis führen.

Corporate Design und Compliance sicherstellen

Mit Signgate wird die Erstellung und Implementierung von einheitlichen Outlook Signaturen in Ihrem gesamten Unternehmen mühelos gelöst. Diese Lösung ist so benutzerfreundlich, dass selbst die Marketingabteilung problemlos Signaturen entwerfen, verwalten und gezielte Werbebotschaften generieren kann.

Signgate sorgt dafür, dass E-Mail-Signaturen, Disclaimer und Marketingbotschaften unternehmensweit bei allen Mitarbeitenden korrekt und einheitlich dargestellt werden. Dadurch wird die Corporate Identity des Unternehmens auf einem der wichtigsten Kommunikationskanäle, dem E-Mail-Verkehr, konsequent durchgesetzt. E-Mails werden stets mit der richtigen Outlook Signatur versendet. Ein integrierter Abwesenheitsassistent stellt zudem sicher, dass auch in diesem Bereich die Unternehmensrichtlinien klar eingehalten werden.

E-Mail-Signatur als Werbekanal nutzen

Nutzen Sie E-Mails konsequent als vielseitige Werbe- und Informationsträger. Mit einer professionellen Outlook Signatur können Sie allgemeine Werbebanner, Botschaften, Disclaimer und Social-Media-Symbole automatisch integrieren – ein unschätzbares Marketinginstrument, das keine zusätzlichen Kosten verursacht.

Dank dynamischer Inhalte und einem flexiblen Regelwerk können Banner und Disclaimer gezielt verschiedenen Personen oder Organisationseinheiten zugewiesen werden. Die Inhalte lassen sich durch einfaches „aktiv“ oder „inaktiv“ Setzen oder durch eine zeitgesteuerte Verteilung der Signaturen mühelos anpassen. Diese Handhabung ist nicht nur einfach, sondern auch effizient und ermöglicht eine schnelle Umsetzung.

Flexibilität für Unternehmen (fast) jeder Grösse

Signgate ist so konzipiert, dass es Organisationen mit einer Benutzeranzahl von 15 bis zu mehreren tausend optimal unterstützt. Egal, ob es sich um kleine Unternehmen mit häufig wechselnden Signaturinhalten oder um grosse Firmen mit verschiedenen Abteilungen, Divisionen und Unternehmenseinheiten handelt – oder sogar um Konglomerate mit unterschiedlichen Unternehmen und Logos innerhalb der Gruppe – Signgate bietet die idealen Funktionen für eine zentrale Verwaltung der Autosignaturen. Gleichzeitig ermöglicht es eine automatisierte und dynamische Anpassung der Signaturen, einschliesslich der Outlook Signatur, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Dies macht Signgate zu einer unverzichtbaren Lösung für Schweizer KMU, die auf der Suche nach Effizienz und Professionalität in ihrer Kommunikation sind.

Support und Weiterentwicklung aus der Zentralschweiz

Wir bieten Ihnen einen Support und eine Weiterentwicklung, die auf Augenhöhe stattfindet. Unser engagiertes ServiceDesk-Team steht Ihnen sowohl per E-Mail als auch telefonisch zur Verfügung – direkt aus unserer Zentrale in Luzern. Sollten Kundenwünsche aufkommen, die nicht nur vereinzelt, sondern von der Mehrheit akzeptiert werden, integrieren wir diese flexibel in unsere interne Produktentwicklung. So können wir beispielsweise Ihre Anforderungen an eine individuelle Outlook Signatur berücksichtigen und umsetzen.