Das Administrationstool von Signgate erstellt vollständige Signaturen in HTML, RTF und TXT. Zudem verfasst es einheitliche Abwesenheitstexte, auch in verschiedenen Sprachen. Dafür steht Ihnen ein einfacher Texteditor mit den üblichen Funktionen für Textformatierungen, Bilder, Tabellen, Hyperlinks usw. zur Verfügung. Zudem können Signaturen kopiert werden. Mithilfe der Platzhalter und Textbausteine gelingt die Erstellung sehr einfach und erfordert keine IT-Kenntnisse.
Signgate (beim Benutzer) personalisiert E-Mails automatisch mit den richtigen und entsprechenden Mitarbeiterdaten aus Ihrer bestehenden Nutzerverwaltung. Durch optionale Platzhalter können auch leere Werte in einer Signatur korrigiert werden. Nutzen Sie Active Directory, SQL-Server oder eine andere OLEDB-/ODBC-Quelle, um auf Ihre Mitarbeiter-Daten zuzugreifen.
Signgate verfügt über eine integrierte Verwaltung von Textbausteinen. Diese können, einmal erfasst, in allen oder unterschiedlichen Signaturen verwendet werden. Dieses System eröffnet immense Möglichkeiten in der einfachen, effizienten und schnellen Bearbeitung von Signaturen. So müssen beispielsweise allfällige Änderungen nur in einem Textbaustein vorgenommen werden und nicht in allen Signaturen. Textbausteine lassen sich aktiv oder inaktiv schalten. Sie verfügen über statischen Text, Platzhalter für Datenbankfelder, Bilder, Tabellen usw. Ausserdem sind sie in verschiedenen Sprachen vorhanden.
Durch Regeln lässt sich festlegen, wer welche Signatur im Unternehmen erhält oder verwenden darf. Unterschiedliche Varianten sind so abgedeckt. Die Definition erfolgt auf Basis der vorhandenen Datenbank-Felder und diversen möglichen Bedingungen. Einer Person können mehrere Signaturen zugewiesen werden. Ebenfalls definiert die Regel, welche Signatur bei neuen E-Mails als Standard gilt und welche für „Weiterleiten/Antworten“ zu setzen ist.
Signgate stellt einen einheitlichen Text für die Abwesenheitsmeldung bereit. Mitarbeitende nutzen diesen Text intern und extern über den Assistenten. So werden auch Abwesenheits-E-Mails unternehmensweit bei allen Mitarbeitenden richtig und einheitlich dargestellt. Es können beliebig viele Abwesenheitstexte in unterschiedlichen Sprachen erfasst und durch das integrierte Regelwerk individuell verteilt werden.
Signgate ist für Microsoft Outlook konzipiert und unterstützt dessen Signaturfunktionen. Andere Signatur-Tools integrieren sich in den Exchange-Server. Sie fügen die Signatur erst nach dem Senden hinzu, was beispielsweise die Verschlüsselung verhindert.
Signgate ist grundsätzlich vom Microsoft Exchange Server unabhängig, da es sich nicht als Add-In integriert, sondern parallel installiert wird. Eine Ausnahme bilden die Funktionalitäten von Outlook Web Access (OWA) und die Bereitstellung des Abwesenheitstextes. Diese benötigen einen Zugang zum Microsoft Exchange Server.
Die Benutzeroberfläche von Signgate ist einfach und intuitiv. Sie arbeitet mit Gestaltungswerkzeugen, die Outlook oder Word ähneln.
Sie haben noch offene Fragen oder möchten Signgate einmal Live im Einsatz sehen? Kontaktieren Sie uns unverbindlich für eine kurze Demo inkl. Klärung von Fragen aus dem Marketing oder der Technik (IT).
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