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Klar sind meine Daten gesichert!

Mike Brunner
brennender Film

Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers aus dem Jahre 2013, sind 2/3 aller grossen und 3/5 aller kleinen Unternehmen während eines Jahres von einem Systemausfall oder korrupten Daten betroffen. Durch die steigende Komplexität der IT-Systeme ist vor allem die Anzahl der Zwischenfälle bei kleineren Unternehmen gestiegen.

Einer der Hauptgründe, die in der Studie von PWC genannt wurden, warum die IT-Systeme nicht zur Verfügung standen, waren Probleme mit dem Backup.

Es gibt verschiedene Studien, die besagen, dass Firmen, die einen kompletten Datenverlust erleiden, die nächsten ein bis fünf Jahre nicht überleben werden.

Das mag auf den ersten Blick sehr weit hergeholt sein. Bedenke aber, was du inzwischen alles in elektronischer Form verarbeitest und eventuell auch gar nicht mehr in Papierform vorliegt:

  • Steuererklärungen werden heute von vielen Personen mit einer Software erstellt
  • Kundeninformationen sind in CRM Systemen hinterlegt
  • Lagerinformationen werden über ERP Systeme gesteuert
  • Dokumente werden in Datenablagen und Dokumenten-Management-Systemen abgelegt
  • Aufgaben und Termine werden im Email-Client geplant
  • Bestellungen werden elektronisch abgewickelt

Diese Aufzählung ist sicher nicht vollständig. Wenn du deinen Arbeitsalltag durchgehst, wirst du auf weitere Daten stoßen, die nur noch elektronisch vorhanden sind.

Gründe für den Datenverlust und resultierende Gefahren

Stell dir nun vor, dass alle diese Daten von heute auf morgen Weg sind! Gründe warum dies passieren könnte sind vielseitig:

  • Elementare Gefährdungen (Wasser, Feuer, usw.)
  • Fahrlässige Zerstörung von IT-Systemen
  • Sabotage
  • Technisches Versagen von IT-Systemen

Ich kann mir dutzende unangenehme Szenarien vorstellen, die daraus resultieren:

  • Wie waren nochmal meine Termine in den kommenden Tagen/Wochen/Monaten?
  • Welche Mitarbeiter sind denn nun wo eingeplant und wann haben sie Urlaub?
  • Wie behalte ich nun den Überblick über meine Lagerhaltung?
  • Was ist mit meinen Buchhaltungsdaten?

Zudem solltest du einen wichtigen Punkt nicht vergessen, der in Zahlen nur schwer darzustellen ist:

  • Reputation: Wie erkläre ich den Vorfall meinen Kunden?

Als Treuhänder, Anwalt oder Versicherungsunternehmer könnte ein Ausfall der IT-Systeme schnell zu einem Worst-Case-Scenario werden, falls die Daten nicht in kurzer Zeit wiederhergestellt werden können.

Nach einem solchen Ausfall ist davon auszugehen, dass Kunden das Vertrauen in das Unternehmen verlieren könnten und sich einen neuen Partner suchen.

Aber auch Schreiner, Maurer oder Logistiker sollten nun nicht denken, dass sie solche Szenarien nichts angehen und sie diese darum unbeschadet überstehen würden.

  • Wo waren nochmal die Devisionsberichte und Pläne gespeichert?
  • Wie viele M6 Schrauben befinden sich noch im Lager?
  • Wann war noch der Abnahmetermin mit Bauleiter und Architekt?

Checkliste für ein erfolgreiches Backup

Wie stellt man also sicher, dass ein Backup erfolgreich erstellt wird und im Ernstfall die Daten wiederhergestellt werden können:

  1. Überlege dir wo du Daten speicherst, die du sichern musst
  2. Finde heraus, wie gross die zu sichernde Datenmenge ist
  3. Versuche den jährlichen Zuwachs an Daten zu ermitteln
  4. Überlege dir, wie lange eine Wiederherstellung dauern darf
  5. Erstelle resultierend aus den Erkenntnissen der Punkte 1-4 eine Backup-Konzept
  6. Setze deine Backup-Konzept auf technischer Ebene um
  7. Monitor dein Backup täglich und handle sofort, falls ein Fehler erkannt wird
  8. Teste dein Backup von Zeit zu Zeit in dem du Daten aus dem Backup wiederherstellst
  9. Erstelle Anleitungen, wie bei einem Datenverlust vorzugehen ist
  10. Bei Änderungen an deiner Infrastruktur, vergiss nicht neue Systeme gemäss deinem Backup-Konzept einzubinden

Meistens ist der Aufwand für ein funktionierendes Backup gar nicht so gross. Schon mit kleinen Massnahmen kann die Sicherheit für die Daten erhöht werden.

Während für Privatpersonen Freeware Programme (zum Beispiel Windows Backup) schon vollkommen ausreichend sein können, damit Daten richtig gesichert werden, ist dies für Unternehmen in den meisten Fällen keine Option mehr. Hier sollte dann mit professioneller Backup Software (z.B. Veeam Backup & Replication oder Symantec Backup Exec) gearbeitet werden.

Eine Alternative: Backup-as-a-Service

Verfügt man nicht über das notwendige Wissen, um ein Backupkonzept selber zu erarbeiten, empfiehlt es sich einen Partner hinzuzuziehen, der einem bei Konzept, Implementation und eventuell sogar im Betrieb unterstützt. Nebst den bekannten Backupszenarien, bei denen das Backup In-House erstellt und im Idealfall Kopien an andere Standorte ausgelagert werden, gibt es in zwischen immer mehr Firmen die Backup-as-a-Service (BaaS) anbieten.

Bei BaaS wird das Backup via WAN-Leitung in der Cloud gespeichert. Somit wird der Kunde davon entlastet sein Backup selber auslagern zu müssen. Die Backupdaten werden verschlüsselt (z.B. SSL) zum Provider übertragen. Zudem kann das eigentliche Backup zusätzlich verschlüsselt werden.  Ein BaaS-Provider kann somit die Daten nicht lesen.

Es empfiehlt sich also, das eigene Backupkonzept regelmässig zu überdenken, gegebenenfalls anzupassen und bei Bedarf einen Fachmann deines Vertrauens um Rat zu bitten.