Seit drei Jahren arbeitet eine Gruppe der Leuchter IT Solutions AG, bestehend aus Business Analysten, Projektleitern und Software-Entwicklern, mit verschiedenen Anspruchsgruppen der Securitas AG in dem gemeinsamen Projekt „SecuriControl“ zusammen. Ziel ist es, die bisher „händischen“ und „medienbrüchigen“ Prozesse im Bereich der Objektüberwachung zu optimieren und mit den neuen technischen Möglichkeiten zu unterstützen. Dazu wurde die Standard-Software-Lösung PIT der Leuchter Tracking Software Solutions AG an die konkreten Bedürfnisse der Securitas-Gruppe angepasst und für alle Leistungsprozesse implementiert.
Das 1907 gegründete Unternehmen Securitas, übernimmt mit seinen 7`000 Mitarbeitern Bewachungs-, Anlass-, Sicherheits-, Verkehrs- und Interventionsdienste in der ganzen Schweiz. Es ist das grösste Sicherheits-Dienstleistungsunternehmen des Landes und besitzt das ISO9001-Zertifikat.
Klassischer Projektablauf von der Analyse bis zur Einführung und Inbetriebnahme
Im Januar 2012 startete das Projekt zunächst damit, einen Überblick über die bestehenden Datenquellen und die Anwendungen des Unternehmens zu gewinnen und die geschäftskritischen Informationsquellen und Applikationen zu identifizieren. Dank einer Schnittstelle von SecuriControl zum bestehenden ERP, konnten sämtliche Dienstpläne, Mitarbeiter- und Kundendaten importiert werden. Eine weitere Voraussetzung für die zukunftsweisende Prozessoptimierung war der Austausch aller „alten“, unhandlichen Kontrolluhren durch eine auf dem Smartphone installierte App.
Die Einführung von Software-Lösungen, die den Kernprozess eines Unternehmens verändern, ziehen in der Regel weitreichende, organisatorische Veränderungen mit sich. Daher wurde auf einen methodisch „sauberen“ und strukturierten Einführungsprozess besonders viel Wert gelegt. Nach der Analyse und der Erstellung eines Design-Vorschlages wurde ein Prototyp gebaut. Realisierung, Qualitätssicherung und Produktionsfreigabe waren, in Anlehnung an die bewährten Prozessabläufe von IT-Projekten, die nächsten Schritte.
Am 01.03.2015 wurde die Version 1.0 in Betrieb genommen. Bereits nach vier Wochen waren rund 150 Smartphones in Betrieb. Täglich werden damit etwa 60`000 Taglesungen vorgenommen.
Bedeutendes Alleinstellungsmerkmal im Wettbewerb durch Transparenz
Die schrittweise Einführung von SecuriControl, ermöglichte der Unternehmens-Gruppe Securitas eine herausragende Stellung im Wettbewerb einzunehmen. Heute kann der Sicherheits-Dienstleister seinen Kunden transparentes Beweismaterial, also Unterlagen mit hoher Aussagekraft für die Ausführung von Aufträgen, zur Verfügung stellen.
Dies funktioniert folgendermassen: Jeder Mitarbeiter trägt während der Ausführung seines Dienstes ein Smartphone mit sich. Auf diesem Smartphone findet er die SecuriControl-Applikation und liest mit einer kurzen Berührung eines Tags (Auszeichnung eines Datenbestandes mit zusätzlichen Informationen), die im Vorfeld an allen Objekten angebracht wurde, den Kontrollpunkt ein. Weiterhin können Eingaben zu Zwischenfällen und Ereignissen direkt an Ort und Stelle vorgenommen werden. Es können Beweisfotos oder auch Unterschriften von Personen hinzugefügt werden. Der klassische Rapport auf Papier nach dem Dienst entfällt.
Alles ist zeitgenau erfasst und jede Abweichung kann transparent ausgewiesen werden.
Einzigartig ist zudem, dass SecuriControl auch „offline“ ohne bestehende WiFi- oder 3G/4G Verbindung funktioniert. Die Daten werden mit dem Smartphone aufgenommen und übermittelt, sobald wieder eine Verbindung besteht. Dies ermöglicht das Arbeiten in Kellerräumen oder in abgeschotteten Gebieten ohne zusätzlichen Mehraufwand.
Unterstützung für die Einhaltung des Arbeitsgesetztes
Mit SecuriControl und den eingelesenen Daten werden die Mitarbeiter bei der Einhaltung des Arbeitsgesetzes unterstützt. Durch die Zuordnung der Pausenzeiten jedes Mitarbeiters, je nach Pensum, erinnert das Smartphone an die fällige Pause und sperrt den Zugang. Nur durch die Eingabe einer Begründung kann der Mitarbeiter weitere Ereignisse erfassen. Dies ist vor allem in Notsituationen unabdingbar.
Steigerung der Produktivität
Durch die Digitalisierung der Arbeitsabläufe, die einfachere Eingabe komplexer Daten, das Speichern häufig verwendeter Eingabetexte und der zeitgenauen Dateneingaben, wird die
Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters gesteigert. Absenzen werden mit der Einsatzplanung unverzüglich wieder besetzt, ohne aufwendige Einweisung des Stellvertreters durch einen Einsatzleiter. Der Stellvertreter erhält seine klar definierte Route. Alle Anweisungen oder kurzfristige Änderungen und Wünsche des Kunden werden direkt bei Dienstantritt mit dem Smartphone erfasst. Der Mitarbeiter kann seinen Dienst nur antreten, wenn er diese „Dienstvorschriften“ auch gelesen hat. Durch diese Prozessoptimierungen wird Securitas seinen hohen Qualitätsansprüchen gerecht.
Zeitnahe Führungsinformationen
Der Disponent und der Kunde sind über den Zustand ihres Objektes zeitnah und genau informiert. Dies bedeutet, dass statistische Führungsinformationen über die Anzahl der offenen Fenster oder Türen, über Personenkontrollen oder Zwischenfälle, die es pro Nacht, pro Kunde, pro Revier oder in der ganzen Schweiz gibt, dauernd zur Verfügung stehen. Jeder Kunde erhält online Zugriff auf sein Objekt und die täglichen Rapporte mit allen Details der Kontrollpunkte (bzw. Taglesungen) sowie der erfolgten Ereignisse.
Securitas gewinnt zusätzlich aus der Datenmenge von Millionen Lesungen wichtige Führungsinformationen für die Produktivität. Seit der Inbetriebnahme wurden bis heute bereits 800`000 Taglesungen vorgenommen und entsprechende Daten gespeichert.
