Effiziente Vorlagenverwaltung und Offertenerstellung mit Docugate Cloud

Ausgangslage 

Vor der Migration arbeitete myclimate mit Docugate Classic, der on Premise Lösung von Docugate. Die IT-Administration wie zum Beispiel das User Onboarding, die Softwareverteilung, die Wartung von Datenbank und Fileshare waren im Docugate Classic Umfeld aufwendig. Inhaltlich waren die Offertvorlagen von myclimate über Jahre gewachsen und enthielten zahlreiche Textbausteine, die nur mit hohem Aufwand gepfelgt werden konnten. Gleichzeitig war die Benutzerverwaltung stark von manuellen Prozessen abhängig. Für ein strukturiertes Redesign fehlte intern die Zeit und klare Verantwortlichkeiten. Ziel der Migration war es, mit Docugate Cloud eine zentralisierte, stabile Plattform zu schaffen, die einheitliche und dennoch einfach individualisierbare Offertvorlagen ermöglicht und gleichzeitig den Pflegeaufwand der Vorlagen reduziert.

Die Migration 

Leuchter migrierte die Vorlagen im Sommer 2025 nach Docugate Cloud und richtete die Verwaltung so ein, dass Vorlagen zentral gepflegt werden und in der Dokumenterstellung individuell an Kundensituationen angepasst werden können. Die Cloud‑Lösung machte zusätzliche Softwareinstallationen überflüssig und trivialisierte das Onboarding neuer Mitarbeitender durch die Anbindung von EntraID. Technisch erfolgte die Umsetzung in enger Abstimmung mit den myclimate‑IT‑Ansprechpersonen.