Schluss mit dem Vorlagen- und Dokumenten-Chaos

sl.one

sl.one mit Sitz in Liechtenstein wurde mit dem Ziel gegründet, erstklassige IT-Lösungen für Unter-nehmen jeder Grösse und Branche anzubieten. Seit der Gründung im Jahr 1993 hat sich sl.one kontinuierlich weiterentwickelt und neue Geschäftsfelder erschlossen, um den sich ständig ändernden IT-Anforderungen der Kunden gerecht zu werden und höchste Qualität und Kundenzufriedenheit zu bieten.

Durch die Expansion des Unternehmens und die steigende Anzahl der Mitarbeitenden wuchs auch die Anzahl der Dokumente und Vorlagen, die auf verschiedenen internen Laufwerken abgelegt wurden.

Schluss mit dem Vorlagen- und Dokumenten-Chaos

Die Herausforderung: Vorlagen- und Dokumenten-Chaos!

Bisher speicherte man zahlreiche Vorlagen und Dokumente auf unterschiedlichen Laufwerken und in verschiedenen Versionen. Einige Mitarbeiter erstellten außerdem eigene Vorlagen und sammelten diese nur lokal auf ihrem PC. Microsoft Teams verschärfte die Situation. Denn nun gab es noch mehr Möglichkeiten, Vorlagen und Dokumente in unterschiedlichen Ordnerhierarchien abzulegen.

Der Versuch, die Vorlagen über Berechtigungen einzuschränken, scheiterte ebenfalls. Nur wenige ausgewählte Personen sollten diese bearbeiten können.

Die Aktualisierung von Vorlagen und Dokumenten an vielen verschiedenen Speicherorten verursachte stets einen grossen manuellen Aufwand. Um dem Speicher- und Versionschaos ein Ende zu bereiten, war ein zentrales Dokumentenmanagement erforderlich.

Je grösser ein Unternehmen wird, desto mehr Dokumente und Vorlagen entstehen. Darüber den Überblick und die Kontrolle zu behalten wird schnell zur Sisyphusarbeit, wenn man alles manuell erledigen möchte. Als Unternehmen im digitalen Bereich war uns schnell klar: Das geht auch effizienter.

Manuel Pfiffner

CEO
sl.one AG

Die Lösung: Leuchter Docugate

Die schon langjährige und enge Zusammenarbeit mit der Leuchter AG zeigte, dass Docugate die ideale Lösung darstellt.

Die zentrale Vorlagenverwaltung beendet die Suche nach Vorlagen und Formularen. Mehrfachkopien und unterschiedliche Versionen sind nicht mehr möglich. Mitarbeitende wählen nur noch die richtige Vorlage und lassen sie automatisch mit vordefinierten Inhalten erstellen. Zudem lassen sich häufig wiederkehrende Textbausteine speichern und bei Bedarf abrufen. Das vereinfacht und standardisiert die Geschäftsprozesse massiv.

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Die Migration bestehender Dokumente in die Docugate Cloud verlief schnell und reibungslos. Dank der hervorragenden Schulung der Mitarbeitenden und der intuitiven und benutzerfreundlichen Gestaltung der Software etablierte sich die neue Lösung innerhalb kürzester Zeit im Unternehmen.

Vor allem die einfache Konfiguration und Integration in Microsoft Word überraschte die Anwender positiv und förderte die Akzeptanz.

Der Erfolg: ein zentrales, cloudbasiertes Vorlagenmanagement

Schon während der Implementierung zeigte sich, dass Docugate von den Mitarbeitenden sehr geschätzt und sich innerhalb kürzester Zeit etablieren würde. Vor allem das einfache Auffinden von Vorlagen an einem Ort hat viele Prozesse beschleunigt und das Vorlagenchaos beendet.

Insgesamt hat sich Docugate für sl.one als ideales Vorlagenmanagementsystem erwiesen, das gleichzeitig viele manuelle Prozesse optimiert und beschleunigt.

Einfache und effiziente Suche nach Vorlagen

Effiziente Automatisierung sich wiederholender Eingaben

Schnelle Integration neuer Vorlagen

Skalierbar und äusserst anpassungsfähig

Moderne Verwaltung von Textbausteinen

Microsoft Power Platform / SharePoint Online

Docugate Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch