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4 häufigste Fehler in Dokumenten-Prozessen bei Banken & KMU

Markus Estermann
Ein Mann verwirft seine Hände vor dem Laptop

Digitalisierung ist heutzutage in aller Munde. Gerade für KMU wird dies zu einem existenziellen Thema. Ein Unternehmen dessen interne Dokumenten-Prozesse weiter in den 2000 bis 2010er Jahren stehen bleibt, ist auf lange Sicht nicht mehr wettbewerbsfähig. Aber auch die Kunden erwarten mittlerweile mehr.

Wer bei den sogenannten «Touch Points», also allen möglichen Kontaktmomenten mit Kunden wie vor 20 Jahren daher kommt, tut seinem Image nicht unbedingt einen Gefallen. Auch die eigenen Mitarbeitenden möchten heute nicht genötigt sein ihre Arbeit mit veralteter Technik und Methodik zu verrichten. Erst recht nicht, wenn sie im privaten Bereich schon viel moderner unterwegs sind. Gerade im Büroalltag beim Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und Ablegen von Dokumenten und Daten ist in zwei Jahrzehnten viel passiert.

Hier also 4 Vorlagen-Prozesse in Unternehmen, die in 2018 wirklich der Vergangenheit angehören sollten:

1. Fehlende Standardisierung und zentrale Administration

Viele Unternehmen setzen heute bereits Lösungen für die Vorlagenerstellung ein. Dennoch gibt es ungeheuren Optimierungsbedarf. So eine Lösung ist ja immer nur so gut, wie das Einsatzkonzept dahinter und das Know-how des Mitarbeitenden davor. Das fehlende Konzept ruft vielfach so viele Probleme hervor, dass die IT-Abteilungen sich täglich mit vermeidbaren Anwenderproblemen herumschlagen müssen. Diese treten z.B. auf, weil Prozesse zur Vorlagenerstellung zwar zum Teil automatisiert aber nicht standardisiert sind und jeder Mitarbeitender so seinen eigenen Prozess entwickelt. Die Folge: Unübersichtlichkeit, Unkontrollierbarkeit, Fehleranfälligkeit, Ressourcenverschwendung und natürlich sehr unzufriedene Angestellte.

Wenn dann auch noch eine zentralisierte Administration der eingesetzten Lösung fehlt, hat so eine IT-Abteilung ganz schön zu tun, um den alltäglichen Betrieb am Laufen zu halten. Im schlechtesten Fall werden dann Probleme bei der Arbeit mit Vorlagen und Dokumenten immer an die IT-Abteilung durchgereicht, statt gleich dort gelöst zu werden wo sie auftreten. Noch besser wäre natürlich diese gar nicht erst entstehen zu lassen, durch standardisierte Prozesse und zentralisierte Administration.

Die IT-Abteilung ist aber so ständig unter Druck von allen Seiten: den Abteilungen oder Angestellten die effizient arbeiten wollen und der Chefetage, die sich wundert warum nicht effizient gearbeitet wird aber andererseits nicht mehr Ressourcen für Ihre IT-Abteilung bereitstellen möchte.

2. Kein Zugriffsmanagement mit Nutzerrollen

Netzlaufwerke auf die man von verschiedenen Rechnern aus zugreifen kann, beschleunigen die Arbeit immens. Statt benötigte Vorlagen von einem lokalen Ordner zu einem anderen Rechner mithilfe von Speichermedien oder via E-Mail zu transportieren kann man ganz bequem darauf zugreifen wo man sich auch befindet – vielleicht sogar von zuhause oder unterwegs aus.

Problematisch ist nur wenn jeder aus dem Unternehmen Zugriff auf jeden Ordner, jede Datei oder jeden Bereich der eingesetzten Lösung hat. Im Alltagsstress passiert es nicht selten, dass wichtige Vorlagen aus Versehen gelöscht oder verschoben bzw. essenzielle Einstellungen verändert werden. Oder eine wichtige Vorlage ist plötzlich nicht mehr benutzbar und niemand weiss warum, wie lange schon oder wer hier am Werk war.

Wenn man den Angestellten ein Portal für die Vorlagen zur Verfügung stellen, das nicht gut funktioniert, werden diese sicher sehr kreative Wege finden, es nicht benutzen zu müssen. Noch schlimmer für den effektiven Betrieb wäre natürlich, wenn man ganz dringend eine wichtige Vorlage benötigt, weil Kunde X ganz schnell ein Dokument haben muss. Nur hat man plötzlich keinen Zugriff mehr und der Kunde wartet und wartet. Unangenehm.

3. Die bisher eingesetzte Lösung ist zu kompliziert

In grösseren Unternehmen wie z.B. Banken knüpft dieses Problem an das in Punkt 1 genannte an. Die IT-Abteilung muss täglich Ressourcen aufwenden obwohl eine standardisierte Lösung betreut von einem externen Partner viel kosteneffizienter wäre.

Wenn es eine individuelle Lösung ist, sind die Kosten bei der Fehlerbehebung durch den jeweiligen Anbieter noch schwieriger zu planen und auch viel höher. Wenn dann auch noch das IT-Personal, das sich am besten mit der jeweiligen Lösung auskennt, ausfällt oder das Unternehmen verlässt, wird es eng – oder richtig teuer. Auch ist gutes IT-Personal immer gefragter und entsprechend schwieriger zu bekommen.

Häufig kommt es auch vor, dass sich häufige Arbeitsprozesse mit der eingesetzten Lösung nicht wirklich effizient gestalten lassen und Mitarbeitende deswegen einige Schritte mehr ausführen müssen, z.B. um Dokumente dort abzulegen, wo sie letztendlich hin gehören. Wieder eine zusätzliche Fehlerquelle.

In kleineren KMU ist das Problem vielleicht eher, dass das Budget nicht vorhanden ist, um Mitarbeitende für eine individuelle Lösung aufwendig zu schulen. Helfen würde hier wohl eine standardisierte Lösung, die sich mit normalen Office-Kenntnissen bedienen lässt. Diese wäre dann in die vorhandenen Office-Produkte integriert und nur dann sichtbar, wenn man sie wirklich braucht. Schon haben Sie einige Fehlerquellen eliminiert und zufriedenere Angestellte. Win – win!

4. Bestehende Lösung oder Umsysteme können nicht verknüpft werden

Angenommen eine vorhandene Dokumenten-Management-Lösung spart schon viel Zeit beim Erstellen von Vorlagen ein. Dennoch müssen diese Prozesse leider immer recht aufwendig vorbereitet werden. Die Daten, die für die Dokumente benötigt werden sind nämlich für diese Dokumenten-Management-Lösung nicht direkt abrufbar, weil die Programme nicht kompatibel sind.

Vielleicht sind sie sogar verknüpft aber die Formatierung wird beim Import verhunzt und die so erstellten Dokumente nicht zu gebrauchen. Dann müssen Mitarbeitende wieder viel Zeit aufwenden um das noch manuell zu korrigieren. So spart man natürlich nicht sehr viel Zeit ein.

Gerade für Banken wäre natürlich eine Vorlagen-Management-Lösung interessant, die mit einschlägiger Banken-Software wie z.B. Finnova und Avaloq kompatibel ist und die damit generierten sehr umfangreichen XML-Daten interpretieren kann.

Fazit

Vorlagen und entsprechende Management-Lösungen sind mächtige Werkzeuge wenn es um Effizienz in kleinen wie grossen Unternehmen geht. Sie müssen aber auch richtig eingesetzt werden um ihr volles Potenzial entfalten zu können. Falls Sie sich und Ihr Unternehmen in den genannten Punkten wiederfinden, sollten Sie sich vielleicht nach besseren Lösungen umsehen.

Die Unternehmensprozesse um eine starre Standardlösung herum zu gestalten oder eine kaum wartbare und zu komplizierte Individuallösung einzusetzen, ist aber nicht der richtige Weg. Eine gute Vorlagen-Management-Lösung muss heute einfach das beste aus beiden Welten liefern – also verlässliche Standardisierung und individuelle Flexibilität.

Zentrale Vorlagen-Verwaltung, Integration in vorhandener Software, Automatisierung von Dokumenten-Prozessen und individuelle Anpassung ermöglichen ein beachtliches aber oft unterschätztes Einsparungspotenzial für die wichtigsten Ressourcen, die jedwedes Unternehmen hat: Zeit, Kosten und personelle Energie.

In diesem Video können Sie sich davon überzeugen, wie schnell und unkompliziert Sie z.B. aus der Banken Software Finnova heraus mit Docugate individuelle Offerten erstellen können:

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