zum Inhalt springen
Kontakt

Wie ich mit einer Dokumentensoftware Daten automatisch im Dokument integriere

Markus Estermann
Icon von einer Person mit einem Dokument und Docugate Logo

In den allermeisten Abläufen Ihres Unternehmens spielen Formulare oder Dokumente eine tragende Rolle – sie stehen entweder am Anfang eines Prozesses oder werden währenddessen geschrieben, ausgefüllt oder bearbeitet. Eine Dokumentensoftware – richtig eingesetzt – kann hier viel Zeit und Kosten einsparen. 

Wie ich mit einer Dokumentensoftware bestehende Daten ohne manuelle Eingabe in ein Dokument integriere

Oft sind entsprechende Vorlagen vorhanden, in die noch Adressdaten und Absenderinformationen eingegeben werden können. Diese Daten sind meist schon einmal im Unternehmen erfasst worden und schlummern in einer Adressdatenbank, einer Kundenliste, im Outlook, im CRM oder in einer anderen Software? Jetzt wollen Sie die Daten aus dem vorhandenen System in Ihren Brief abtippen? Dazu gibt es keinen Grund!

Dokumentensoftware nimmt Ihnen viele Aufgaben ab

Eine Dokumentensoftware wie Docugate hilft Ihnen dabei, viele Prozesse zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Docugate übernimmt nicht nur das Erstellen, Bearbeiten und Ablegen von Formularen und Dokumenten, sondern auch Adressdaten aus anderen Software-Systemen oder Listen. Das lästige und fehleranfällige «Abtippen» entfällt.

Wo verwalte ich meine Adressen?

Stellen Sie sich die Frage, wo Ihre Adressen aktuell abgelegt sind. Wo suchen Sie nach folgenden Adressen für Ihr Schreiben?

  • Für den Kurzbrief zur Versandbestätigung wird die Empfängeradresse benötigt
  • Der Arbeitsvertrag braucht die Wohnadresse des Mitarbeitenden
  • Eine Mahnung geht an eine Rechnungsadresse
  • Der Klient braucht eine Bestätigung inkl. Domizil, Arbeitgeber und Arbeitsort

Meistens arbeiten Sie bereits mit einem Software- oder CRM-System und haben die entsprechenden Adressaten (ein Kunde/Klient, ein Mitarbeitender, ein Lieferant, etc.) als Datensatz vor sich geöffnet. In praktisch allen Software- und CRM-Systemen lässt sich eine Funktion einbauen, damit Sie Docugate mit einem Klick starten können. Anstatt die Adresse irgendwohin abzutippen, wählen Sie nun das gewünschte Dokument (z. B. Brief, E-Mail, Bericht, Vertrag, etc.) aus. Der Datensatz mit den Informationen zum Empfänger wird automatisch übernommen und Sie sehen eine perfekte Dokumentenvorlage inklusive der Daten zum Kunden und Absender vor sich.

Direkt aus einem Microsoft Produkt eine Firmen-Vorlage wählen

Alternativ kann das Dokument auch direkt im Word oder in Docugate ausgewählt werden, statt in einem Vorsystem. Docugate ermöglicht auch hier den Zugriff auf die bestehenden Adressdaten. Sie können in Outlook, im CRM oder in beliebigen anderen Systemen suchen – dort wo bereits jemand die Adresse erfasst hat. Sollten Sie dazu keine Datenbank haben, ermöglicht Ihnen Docugate auch die Suche auf search.ch, dem Online-Telefonbuch.

Vielseitiger Funktionsumfang deckt alle Bedürfnisse ab

Wenn Sie an Ihrem Dokument arbeiten, stellt Ihnen Docugate viele «Helferlein» zur Verfügung. Mit dem Content-Manager wählen Sie aus Ihren eigenen oder vom Unternehmen vorgegebenen Textbausteinen die richtigen aus und haben so im Nu einen neuen Vertrag, Brief mit Standardtexten oder eine Firmenpräsentation erstellt. Sogar Vorgaben zur Formatierung, eigene Schriftarten, Aufzählungszeichen oder Überschriften können immer gleich formatiert werden – auch wenn sich das Aussehen von Office immer wieder verändert. Zum Schluss erlauben Ihnen Funktionen zum Generieren von PDFs, zum Signieren oder zum Versand per E-Mail ein schnelleres und einfacheres Arbeiten.

Fazit: Änderungsprozesse an Vorlagen und Formularen werden zum Kinderspiel

Der grosse Vorteil von Docugate mit seiner zentralen Formular-, Vorlagen- und Textbausteinverwaltung liegt auf der Hand: Sie haben bei Änderungen aufgrund neuer Vorgaben nur an einem Ort einzugreifen und müssen nicht zig Systeme anpassen. Der interne Änderungsprozess an Vorlagen oder Formularen wird damit zum Kinderspiel. Egal ob Sie die Formulare und Dokumente manuell erstellen oder direkt einbinden in Ihr Software-System: Sie sind einheitlich, entsprechen den Compliance-Vorschriften und den CI/CD-Vorgaben und haben automatisch den richtigen Absender inkl. Logo und Ansprechpersonen in Kopf- und Fusszeile.