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Was sind DMS, Vorlagenmanagement & Dokumentenprozess-Automation für KMU

Markus Estermann
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Dank der zügig fortschreitenden Digitalisierung gibt es heutzutage unzählige Möglichkeiten die alltäglichen Prozesse in KMU zu automatisieren und zu optimieren. Einer der wichtigsten Bereiche bei diesen Prozessen ist das Thema Dokumente, welches sicher jedes KMU, jeden Fachbereich und höchstwahrscheinlich auch jeden einzelnen Mitarbeitenden betrifft. Der Markt für Lösungen, die sich rund um Vorlagen- und Dokumentenprozesse in Unternehmen drehen, gleicht einem Dschungel mit unzähligen Begriffen und Akronymen z.B. DMS, ECM oder DRT. Natürlich überschneiden sich die verschiedenen Begriffe und Ebenen teilweise oder sind Unterbereiche von übergeordneten Begriffen usw.

Dokuemte in einem Ordner

Damit Sie nicht selbst die Zeit und Energie aufbringen müssen, gibt Ihnen dieser Blogbeitrag einen Überblick über die verschiedenen Begriffe, Zusammenhänge und Vorteile sowie einen kleinen Ausblick über die aktuellen Möglichkeiten Dokumentenprozesse effizient in Unternehmen zu gestalten. Auch wenn einzelne Begriffe schon klar sind, beginnen wir bei den Grundlagen um einen umfassenden Überblick zu erhalten und die Zusammenhänge und auch die Unterschiede besser zu verstehen.

Dokumente

Grob eingegrenzt versteht man unter einem «Dokument» im digitalen Bereich alle Inhalte, die in Form von Text-, Bild- und Formatelementen wie Tabellen in einer digitalen Datei abgelegt werden können – also strukturierte Inhalte. Nicht-digitale Dokumente dagegen werden eher als «Schriftgut» bezeichnet. Im alltäglichen Unternehmensgebrauch sind Dokumente aber vor allem Dateien, die mit vorhandenen Office Programmen wie Microsoft Word, Excel oder PowerPoint erzeugt werden also Text-, Tabellen- und Präsentationsdokumente.

Der Vorteil von Dokumenten an sich ist die Strukturierung und Kombination verschiedener Informationen und Inhalte verpackt in einem festen Rahmen.

 

Vorlagen

Damit diese Dokumente einheitlich und CI/CD konform aussehen, nutzt man entsprechende Office Vorlagen. Um möglichst professionell und effizient mit Vorlagen zu arbeiten, braucht es natürlich mehrere – je nach Art oder Dokumentenklasse (z. B. Verträge, Berichte usw.) und Abteilung oder auch nach erstellender Person oder betroffenen Firma/Standort.

Vorteile von Vorlagen sind:

Vorlagenmanagement oder -verwaltung

Je mehr Vorlagen in einem Unternehmen zusammen kommen, desto schwieriger wird die Übersicht im Vorlagen-Ordner und deren Verwaltung. So bedient man sich einer Vorlagenmanagement-Lösung oder auch eines Vorlagenmanagement-System (VMS) wie Docugate. Aus diesen Vorlagen werden dann die eigentlichen Dokumente je nach Bedürfnis zusammengesetzt.

Die Vorteile einer Vorlagenmanagement-Lösung sind:

  • Zentralisierung der Vorlagen
  • Zugriffskontrolle
  • Automatische Versionierung
  • Vermeidung von Text-Redundanzen
  • Schutz vor fehlerhaften Inhalten (z.B. Compliance)
  • Einher mit einer solchen Lösung geht meist auch die automatische Personalisierung der Dokumente durch Mitarbeiterinformationen wie Ansprechperson, Unterschrift links/rechts, Funktion, usw., so dass das Dokument mit dem richtigen Absender und Impressum versehen ist.

Wer unschlüssig ist, ob eine Vorlagenmanagement-Lösung benötigt wird, findet in diesem Blogbeitrag eine Antwort: 6 Gründe für den Einsatz einer Dokumenten-Management-Lösung.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Beim Prozess der automatisierten Dokumentenerstellung mithilfe von Vorlagen und Vorlagenmanagement-Software werden u.a. Textbausteine verwendet sowie importierte Daten aus Umsystemen – also anderen Programmen oder Datenbanken wie z.B. CRM, ERP, Buchhaltung, Adressen usw. – die via Schnittstelle dynamisch eingefügt werden. So lassen sich z. B. sehr speditiv Verträge erstellen, in die schon sämtliche Kundendaten automatisch eingefügt sind oder auch Diagramme in Berichte integrieren, die direkt aus vorhandenen Finanzdaten erstellt werden. Weitere mögliche Funktionen sind elektronische Unterschriften, digitale Wasserzeichen oder Dokumentenverschlüsselung und -signierung .

Die automatisierte Dokumentenerstellung durch ein Vorlagenmanagementsystem bietet folgende Vorteile:

  • verschiedene Textbausteine zum Auswählen je nach Kontext
  • Klassifizierung von Dokumenten
  • Schnittstellen zu Umsystemen und Datenimport aus eben diesen
  • Metadaten für das Dokumentenmanagement
  • automatisierte Ablage (Speicherung) nach der Erstellung und damit Zentralisierung in eine geordnete «Struktur»

Dokumentenmanagement oder -verwaltung

Um diese so erstellten Dokumente sicher und schnell wiederauffindbar zu verwahren bedient man sich der Dokumentenmanagement. Um das Management von Schriftgut und Dateien klarer zu unterscheiden, wird bei digitalen Dokumenten auch vom elektronischen Dokumentenmanagement, kurz EDM, gesprochen. Hierfür kommen meist mehrere miteinander verzahnte Software-Lösungen zum Einsatz, die insgesamt das Dokumentenmanagementsystem oder kurz DMS bilden. So lassen sich z. B. die Microsoft Office 365 Editionen für Business, Enterprise und Bildungseinrichtungen bestehend aus zahlreichen Diensten, Programmen und Tools als DMS bezeichnen.

Dokumentenmanagementsystem oder DMS

Innerhalb eines DMS werden die Dokumente mit entsprechenden Metadaten versehen, die dem System sagen welche Dokumente, mit welchem Inhalt, für welchen Kunden, von wem erstellt, für wen berechtigt, wo abgelegt sind. Auch Verschlagwortung für schnelles Durchsuchen oder Versionierung für unterschiedliche Dokumenten-Lifecycle-Zeitpunkte sind damit möglich. Der eigentliche Dokumentenablageort ist üblicherweise ein Dateiserver kombiniert mit Rechteverwaltung für den Dateizugriff. Eine sehr verbreitete DMS- und Dateiablage-Lösung ist Sharepoint Server von Microsoft. Weitere Funktionen für eine automatisierte Dokumentenablage sind elektronische Akten, in denen Inhalte aus verschiedenen anderen Dokumenten dynamisch zusammengefasst werden, automatische Dokumentenarchivierung sowie Druck- und Scansteuerung.

Software-basiertes Dokumentenmanagement bringt Ihnen folgende Vorteile:

  • gleichzeitiges Arbeiten am gleichen Dokument durch verschiedene Benutzer
  • Versionierung von Dokumenten mit Änderungsprotokoll und Nachverfolgung
  • effizientere Suche nach und in vorhandenen Dokumenten
  • Zugriffsverwaltung und Authentifizierung
  • Archivierung und Sicherung z.B. nach Dokumenten-Lifecycle-Vorgaben im Rahmen eines ILM

Wie die professionelle Verknüpfung einer Vorlagenverwaltung wie Docugate mit Microsoft Office, einem CRM sowie einem DMS aussehen kann, sehen Sie hier:

Dokumenten-Technologien, Document Related Technologies oder DRT

Alle Technologien und Dienste, die von der IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden für die Erstellung, Nutzung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, werden als Dokument-Technologien bezeichnet. Der Begriff wurde vom Englischen Document Related Technologies abgeleitet und wird mit DRT abgekürzt.

Content Management System oder CMS

Ein Content Management System ist eine Softwarelösung zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung von Content also Inhalten. Dieser Begriff hat sich aber vor allem im Bereich der Webseitenerstellung etabliert. Korrekter wäre dort eigentlich Web-Content-Management-System oder WCMS. Trotzdem kann der Begriff auch im Kontext von Dokumenten auftauchen, nämlich dann, wenn es um Textbausteine oder sonstige wiederverwendbare Inhalte in Dokumenten oder Präsentationen geht. Auch Docugate bietet mit dem Content Manager ein Modul für die Bereitstellung und Verwaltung von Dokumentinhalten, beispielsweise Vertragsklauseln, Rechnungspositionen, Zeugnis-Beurteilungen, Folien für Präsentationen oder Bilder der Unternehmens-Bildwelt.

Enterprise-Content-Management oder ECM

Weitet man das Dokumentenmanagement auch auf Informationen und Inhalte aus, die ohne Dokumentenstruktur vorkommen, ist man auf der Ebene von Enterprise-Content-Management oder kurz ECM angekommen. Hier geht es darum Informationen jeglicher Art – ob strukturiert oder nicht – in Unternehmensprozessen systematisch und effizient verfügbar sowie zentralisiert verarbeitbar zu machen. Hierbei wird üblicherweise auf verschiedene miteinander verknüpfte Lösungen zurückgegriffen und prozesstechnisch unterteilt in Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe der Informationen und Inhalte.

Ein umfangreiches Enterprise-Content-Management-System umfasst die verschiedenen Komponenten und damit alle Vorteile von automatisierten und individualisierten Dokumentenprozessen. Ausserdem werden Medienbrüche vermieden, die sonst zwischen den verschiedenen digitalen Systemen und Prozessebenen auftreten können. Zu den Komponenten eines ECM gehören sämtliche eingesetzten Dokument-Technologien (DRT) und Software-gestützten Lösungen für die oben genannten Bereiche. Dazu gehören z. B.:

Fazit

KMU – egal ob grosse Bank oder kleines Einzelunternehmen – brauchen heute Software-gestützte Dokumentenprozesse um effizient und konkurrenzfähig zu bleiben. Natürlich ist auch die Digitalisierung selbst ein Prozess der Planung, Zeit und Ressourcen braucht. Für jedes Unternehmen sieht der Weg Richtung umfassender Digitalisierung von Dokumentenprozessen anders aus. Ein guter erster Schritt und die Grundlage für weitere bietet eine flexible Vorlagenmanagement-Lösung. Eine so automatisierte Dokumentenerstellung verknüpft mit den vorhandenen Umsystemen wie Bankenkernsystem, Adressdatenbank oder ERP spart nicht nur Zeit und Ressourcen sondern vermeidet auch Fehler und Medienbrüche. Standardisierte Dokumente werden so schnell und fehlerfrei erstellt, mit Daten angereichert sowie zentral und sicher abgelegt. Eine Kombination aus bestehender, modularer Lösung mit individuell erstellten Schnittstellen oder Programmen bietet gleichzeitig umfangreiche Funktionalität und grosse Flexibilität, damit jedes Unternehmen egal mit welcher Grösse oder vorhandenen Systemen seine Prozesse effektiver gestalten kann.