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Home Office in Zeiten von "Corona"

René Jenni

Wer von zuhause aus, also im Home Office, arbeiten möchte, muss dennoch stetig im Kontakt mit Teamkollegen bleiben, für Besprechungen verfügbar sein und jederzeit auf wichtige Daten zugreifen können. Wir haben ein paar Massnahmen zusammengefasst, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern und unterstützen können. Wir beziehen uns dabei vor allem auf Handhabungen mit der Microsoft Collaborations-Software Teams. Einerseits, da Teams in vielen KMU wegen vorhandenen Office 365 Lizenzen schon vorhanden ist. Und andererseits, da Microsoft als Reaktion auf die momentane Situation allen Unternehmen für 6 Monate kostenlosen Zugriff auf Microsoft Teams gewährt.

Homeoffice gelingt mit Microsoft Teams

Meetings Online via Telefon-Konferenz durchführen

Unsere Kalender sind dieser Tage trotz der Corona-Situation voll mit Terminen. Wenn wir nun im Homeoffice arbeiten, haben wir die Möglichkeit diese Termine via mobiler Konferenzen durchzuführen und damit den Arbeitsalltag nicht zu unterbrechen. Für die Durchführung gilt es aber, einige Verhaltensregeln zu beachten, um den Erfolg der Besprechungen auch Online zu garantieren. Kurz zusammengefasst sollte die Kamera stets eingeschaltet sein, ein optimales Headset verwendet werden, der Chat für Fragen während einer Präsentation genutzt werden oder der Hintergrund der privaten Einrichtung unscharf dargestellt werden. Wir haben die wichtigsten Online-Meeting-Verhaltensregeln für gelungene Telefon-Konferenzen zusammengefasst.

Teams in Teams sortieren

Jeder Teams-Account ist mit einem Benutzer verbunden. Jeder Benutzer kann nun in unterschiedlichen Teams-Gruppen hinzugefügt werden. Für Verwirrung sorgt der mehrfach verwendete Begriff «Teams». Mit Teams innerhalb von Microsoft Teams ist eine Auswahl von Benutzern gemeint, die sich Inhalte und diverse Werkzeuge innerhalb eines Projektes einer Organisation teilen. Teams können privat sein, sodass man nur auf Einladung einem Team hinzugefügt werden kann. Ist ein Team öffentlich, so können alle Personen einer Organisation einem Team beitreten.
Ein Team bringt also eine Gruppe von Menschen zusammen, die eng zusammenarbeiten oder Dinge erledigen müssen. Teams können also dynamisch für projektbasierte Arbeit (z.B. Produkt-Launch, Event, etc.) erstellt werden oder die interne Struktur der Organisation (z.B. Abteilungen, Bürostandorte, Geschäftleitung, etc.) abbilden. Hier gibt’s eine Anleitung mit Video.

Collaboration trotz Homeoffice mit Microsoft Teams

Kanäle für wichtige Projekte oder Gesprächsgruppen eröffnen

Für Projekt-Teams oder Gesprächsgruppen mit mehreren Teilnehmern eignet sich die Eröffnung von sogenannten «Channels» in einem Team. Channels sind spezielle Abschnitte innerhalb eines Teams, in denen die Zusammenarbeit (Gespräche, Dateien, etc.) nach bestimmten Themen, Teilprojekten, Entscheidungsebenen oder Disziplinen organisiert wird. In Channels finden Gespräche statt, die sich rund um die Erledigung einer Aufgabe drehen. Sie können privat oder offen für alle Teammitglieder sein. Es empfielt sich auch einige Standard-Channels pro Unternehmen zu definieren, an denen jeder teilnehmen und damit abonnieren kann. Hierüber wird die Unternehmens- oder Team-übergreifende Kommunikation abgewickelt. Auf jeden Fall ist zu empfehlen, die erstellten Channels mit Registerkarten, Apps oder Bots zu erweitern, damit die Team-Mitglieder alles nötige an einem Ort parat haben.

Chat nutzen um spontane Fragen zu beantworten

Für Fragen, bei denen man eine rasche Antwort erwartet, sollte man keineswegs E-Mail verwenden. Hier unterstützt die Chat-Funktion von Teams einen schnellen und kurzweiligen Austausch. Über die Anzeige der Verfügbarkeit kann jeder Nutzer entscheiden, ob der Eingang von Chat-Nachrichten aktuell erwünscht ist. So signalisiert man den Fragenden weiterhin, ob mit einer raschen Antwort gerechnet werden kann.

Aufgaben überwachen

Um Aufgaben während der Arbeit von zuhause oder unterwegs zu überwachen, eignen sich Planungs-Apps wie Asana, Trello oder der Planner von Microsoft. Alle Apps können beliebig in Teams verknüpft und auch jedem Channel hinzugefügt werden.

Den virtuellen Arbeitsplatz auf die eigenen Bedürfnisse anpassen

Jeder Benutzer kann seinen Teams-Account auf die eigenen Bedürfnisse und die individuelle Arbeitsweise anpassen. So können die wichtigsten 1:1- oder Gruppen-Chats als Favoriten markiert werden. Die Teams und Channels können wiederum via Drag & Drop nach Wichtigkeit sortiert werden. Auch sehr wichtig ist die Einstellung der Benachrichtigungen in den «Profile Settings», damit man nur die Nachrichten erhält, über die man tatsächlich benachrichtigt werden möchte. Sonst ist das Email-Postfach schnell überfüllt. Zu empfehlen ist ausserdem, Teams auch auf mobilen Endgeräten zu installieren. So ist die Teilnahme an Meetings und Diskussionen jederzeit und an jedem Ort gewährleistet.

Mit diesen Hinweisen sollte der Einstieg in ein Remote-Work Arbeitsleben einfacher gelingen. Falls ihr bei der Einführung von Remote-Work weitere Tipps für unsere Leser habt, dürft ihr dies gerne in den Kommentaren ergänzen.