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Digital Workspace - Unabhängig von Zeit und Raum...

René Jenni
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…die neue Dimension des „Digital Workspace“.
Hierzu gibt´s eine Blog-Serie von mir, denn der Vormarsch des digitalen Arbeitsraums schreitet unaufhaltsam voran und ihr befindet euch mitten im Umbau eurer gesamten Lebens- und Arbeitswelt. Doch bevor wir starten muss etwas geklärt werden. Was war denn nun nochmal mobile working? Dieser erste Beitrag dient euch als Grundübersicht und vermittelt euch ein besseres Verständnis für die Thematik Digital Workspace.

„Mobile Working“ – standortunabhängiges Arbeiten

Digital Workspace

Was hat sich verändert?
Aufgrund der rasenden technischen Entwicklung könnt ihr heute fast von überall aus arbeiten bzw. arbeiten lassen. Mobile Devices wie Smartphones, Notebooks, Tablets, etc. halten Einzug in die Firmen und schaffen die Voraussetzungen dafür, dass ihr und vor allem eure Mitarbeitenden den Arbeitsalltag individuell, zeitlich und örtlich flexibel, der jeweiligen Lebenssituation angepasst, gestalten können. Dabei soll die Produktivität genauso gesteigert werden wie die Freude an der Arbeit, denn der „Mobile Worker“ von heute legt Wert auf eine bessere Work-Life-Balance sowie eine hohes Mass an Selbstverantwortung.
Eine ICD Studie zum Thema „Worldwide Mobile Worker Population 2011-2015 Forecasts“ spricht vom Anteil der Mobile-Worker 2015 auf bis zu 1,3 Milliarden (ca. 37% der gesamten Belegschaften).

Unsere Unternehmenskultur muss sich also verändern damit wir langfristig attraktive Arbeitgeber bleiben. Wie kann das aussehen?

Herausforderungen

Die Firma der Zukunft wird aus einem Kern mit ortsgebundenen Mitarbeitenden bestehen, an den unterschiedliche Menschen mit ihren Fähigkeiten andocken, sich projektnah immer wieder neu organisieren. (Studie: Wie Organisationen smarter werden, work-smart-Initiative.ch). Eine spannende Sache. Doch ganz klar, es gibt Herausforderungen zu meistern.

Sicherheit
Zuerst einmal fordert der zunehmende mobile Zugriff auf Firmendaten umfassende und effiziente Konzepte für die Datensicherheit, den Datenschutz und den Benutzersupport.
Umfassende IT-Sicherheitsvorschriften für den Umgang mit privaten Endgeräten sind hier Pflicht.

Performance
Um Effizienz gewährleisten zu können, muss das mobile Gerät einige IT-technische Anforderungen erfüllen. Zum einen muss die Geschwindigkeit weiterhin garantiert werden, zum anderen müssen auch Rich-Media Inhalte wie Fotos, Videos, Google Earth etc. in hoher Qualität verwendbar sein.

Zeiterfassung
Die Zeiterfassung muss ebenfalls verbindlich geregelt werden. Dabei ist es wichtig, den „Mobile Workern“ Vertrauen und Wertschätzung entgegenzubringen, denn diese erfüllen nicht die Anforderungen unserer gewohnten Präsenzkultur. Ohne das Vertrauen in die mobil arbeitende Person funktioniert das Projekt nicht.

Firmenkultur
Um virtuelle Arbeitswelten auch sozial zu gestalten und Festangestellte mit „Mobile Workern“ zusammenkommen zu lassen, können physische Meetings und Firmenanlässe den Weg zu einer neuen Mitarbeiterkultur ebnen. Ausserdem setzte ich auf vertrauensvolle Zusammenarbeit und geringe Kontrollmotivation, da virtuelle Teams aufgrund der mangelnden physischen Nähe auch in der Lage sein müssen, sich eigenverantwortlich zu organisieren. Ich führe also zunehmend lateral und übernehme eher eine coachende Rolle. Wie ihr merkt, ist hierbei unser Umdenken in Richtung flachere Hierarchien unvermeidbar.

Arbeitsplatz
Erweiterte Arbeitsplatzkonzepte halten ebenso Einzug in unsere Unternehmen. Home-Office und Coworking Spaces, die Arbeitsplatz und Infrastruktur zeitlich befristet zur Verfügung stellen, sind Beispiele dafür. Ein Angebot, das ich bereits seit einigen Jahren sehr erfolgreich meinen Mitarbeitenden offeriere.

Es lohnt sich, diese Herausforderungen anzunehmen. Denn die daraus resultierenden Chancen sind von unmessbar hohem Wert.

Chancen von digital Workspace

Produktivitätssteigerung
Individuelle Fähigkeiten und das Fachwissen der Mitarbeitenden können zielgerichteter genutzt werden. Es zählt nicht mehr nur die Organisation, sondern der Mensch mit seinen individuellen Fähigkeiten steht im Zentrum des Schaffens.
Der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten und Applikationen hilft dabei, Leerlaufzeiten zwischen Terminen produktiver zu nutzen und Kundenanfragen schneller zu beantworten. Mir ist es beispielsweise möglich, Budgetfreigaben mittels Notebooks, Tablets und Cloud basierter Apps zeitnah von unterwegs aus zu erteilen.

Innovation
Im Vordergrund der „Mobile Worker“ stehen die Ziele und nicht das Bemühen um die Anpassung an Firmenstrukturen. Eine offene, flexible und vernetzte Arbeitsumgebung schafft Raum für kreative Innovationen.
Mit motivierten Mitarbeitenden kann ich schneller, besser und vielseitiger auf die Herausforderungen der Kunden und Märkte reagieren.

Mitarbeiterzufriedenheit
Ganz klar, dass Mitarbeitende, die unter diesen Voraussetzungen arbeiten, zufriedener und effizienter sind. Sie können ihre Kompetenzen optimal nutzen. Die “Wir-nennen-es –Arbeit“ Generation zeigt uns ein neues Freizeitverhalten.

Netzwerk erweitern
In einem Kaffee arbeiten, die Zugfahrt effizient nutzen oder Coworking Spaces in der Umgebung besuchen. Orte, wo sich interessante Leute tummeln, die man am eigenen Arbeitsplatz nicht antreffen würde. Es werden neue Kontakte geknüpft und im Optimalfall entstehen wertvolle Synergien.

Mein Fazit ist: Jenseits von Raum und Zeit zu agieren bietet unbestritten neue Chancen für produktivere Formen der Arbeitsorganisation. Entzieht euch also auf keinen Fall der Ressource „Mobile Working“, sonst verpasst ihr die Chance, Produktivität und Arbeitszufriedenheit zu steigern und eure persönliche Weiterentwicklung voranzutreiben.

Vorschau – so geht’s weiter in der Serie

Im nächsten Artikel erfahrt ihr mehr über die technischen Voraussetzungen des Digital Workspace. Ich spreche über den erforderlichen modernen IT-Hintergrund.