Microsoft 365 Copilot gewinnt in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig stellen sich Fragen zur Verarbeitung von Unternehmensdaten, zur Einhaltung von Datenschutz‑ und Compliance‑Vorgaben sowie zum Einsatz zusätzlicher KI‑Modelle.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick darüber, wie Microsoft 365 Copilot mit Daten umgeht, welche Funktion Flex Routing erfüllt und unter welchen Voraussetzungen optionale KI‑Modelle von Anthropic in Microsoft‑365‑Apps eingesetzt werden.
Datenverarbeitung mit Microsoft 365 Copilot im Überblick
Microsoft 365 Copilot greift ausschliesslich auf Daten zu, die bereits im Microsoft‑365‑Tenant einer Organisation gespeichert sind, zum Beispiel in SharePoint Online, OneDrive for Business, Exchange Online oder Microsoft Teams. Copilot legt keine eigenen Datenspeicher an und verschiebt keine Unternehmensdaten dauerhaft in andere Regionen.
Für Organisationen mit EU‑Tenant erfolgt die Datenspeicherung innerhalb der EU Data Boundary. Schweizer Tenants nutzen Azure‑Regionen in der Schweiz.
Flex Routing – Leistungssicherung bei hoher Auslastung
Flex Routing ist eine von Microsoft eingesetzte Technik zur Sicherstellung einer stabilen Leistung von Microsoft 365 Copilot bei hoher Auslastung.
Dabei kann der Prozess zur Beantwortung einer Copilot‑Anfrage, also die KI‑Antwortberechnung, vorübergehend ausserhalb der EU Data Boundary durchgeführt werden. Dies betrifft ausschliesslich die technische Verarbeitung der Anfrage, nicht die Speicherung der zugrunde liegenden Unternehmensdaten.
Wesentliche Aspekte von Flex Routing:
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Der Einsatz erfolgt nur temporär und nur bei Lastspitzen.
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Unternehmensdaten verbleiben weiterhin in den bestehenden Microsoft‑365‑Speicherorten.
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Es findet keine dauerhafte Speicherung ausserhalb der EU oder der Schweiz statt.
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Die Datenübertragung ist verschlüsselt.
Copilot in Microsoft 365 Apps mit Anthropic‑Modellen
Microsoft erweitert Microsoft 365 Copilot um die Möglichkeit, in bestimmten Microsoft‑365‑Apps optional KI‑Modelle von Anthropic zu nutzen. Diese Modellwahl steht insbesondere für Kunden in der EU, der EFTA und im Vereinigten Königreich zur Verfügung.
Aktuell betrifft dies folgende Anwendungen:
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Microsoft Excel
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Microsoft PowerPoint
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Microsoft Word (geplante Unterstützung ab Sommer 2026)
Die Einstellung wirkt sich ausschliesslich auf Copilot‑Funktionen innerhalb dieser Anwendungen aus und hat keinen Einfluss auf andere Microsoft‑365‑Dienste oder Copilot‑Erlebnisse ausserhalb dieser Anwendungen.
Datenverarbeitung bei Verwendung von Anthropic‑Modellen
Sind Anthropic‑Modelle aktiviert, erfolgt die Verarbeitung der entsprechenden Copilot‑Anfragen ausserhalb der EU Data Boundary. Anthropic agiert dabei als Subprozessor von Microsoft und ist vertraglich in die Microsoft Product Terms sowie das Microsoft Data Protection Addendum eingebunden.
Für die Einordnung sind insbesondere folgende Aspekte relevant:
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Die Nutzung von Anthropic‑Modellen ist optional und kann administrativ gesteuert werden.
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Die Verarbeitung der Anfragen erfolgt ausserhalb der EU Data Boundary.
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Die bestehenden Datenschutz‑ und Sicherheitsverpflichtungen von Microsoft bleiben unverändert bestehen.
Review Konfiguration
Sowohl Flex Routing als auch der Einsatz von Anthropic‑Modellen lassen sich zentral durch den Tenant‑Administrator im Microsoft 365 Admin Center verwalten.
Flex Routing:
Microsoft 365 Admin Center → Copilot → Settings → Flexible inferencing during peak load periods
Anthropic‑Modelle:
Microsoft 365 Admin Center → Copilot → Settings → View all → AI providers operating as Microsoft subprocessors
Fazit
Microsoft 365 Copilot kombiniert leistungsfähige KI‑Funktionen mit transparenten Steuerungs‑ und Konfigurationsmöglichkeiten. Flex Routing dient der Leistungsoptimierung bei hoher Auslastung, ohne die grundlegende Datenresidenz zu verändern. Der optionale Einsatz von Anthropic‑Modellen erweitert die Modellvielfalt, erfordert jedoch eine bewusste Entscheidung in Bezug auf den Ort der Datenverarbeitung.
