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Softwarelösungen für Zeiterfassung oder Eintrittskontrolle haben das Potential, mit verschiedenen Erweiterungen zu einer Gesamtlösung zu werden, die alle Unternehmensprozesse mit einbezieht und per Knopfdruck anhand von reellen Zahlen Auswertungen und Ist-Zustände wiedergibt.

Damit könnten viele Probleme gelöst werden, die heute auf der Tagesordnung vieler CEO`s stehen, wie Prozessoptimierung und Risikomanagement. Ausserdem könnte mit Hilfe dieser Gesamtlösung ein echter Wettbewerbsvorteil entstehen. Zwei der hauptsächlichen Entscheidungskriterien bei der Auftragsvergabe sind neben dem Preis das Vertrauen und die Transparenz. Gelingt es einem Unternehmen, dem Kunden vollste Transparenz zu gewährleisten und gar noch Einsparungspotentiale aufzuzeigen, dann werden Aufträge dauerhaft gesichert sein.

Software für Zeiterfassung

Unternehmen mit integrierter und prozessoptimierter Softwarelösung

In einem Unternehmen mit einer integrierten und prozessoptimierten Softwarelösung läuft das Rapporting wie folgt ab. Der Mitarbeiter startet seinen Dienst nicht, indem er zuerst zum Firmensitz fährt und dort seine Aufträge entgegen nimmt, sondern er startet den Dienst, in dem er einen NFC Tag mit seinem Smartphone liest, der beispielsweise an seinem Fahrzeug oder an seinem Wohnort angebracht ist. Damit signalisiert er seinem Arbeitgeber, dass er seinen Dienst nun begonnen hat. An Ort und Stelle erhält der Mitarbeiter alle Informationen zu seinen heutigen Servicefällen auf dem Smartphone, Tablet o.ä. (nachfolgend Device genannt) und startet seine Aufträge indem er beim ersten Kunden anreist. Gegenüber von vielen anderen Unternehmen und deren Mitarbeiter, wären hier schon für die Anfahrt zum Firmensitz, dem Small Talk und Kaffee mit den Kollegen und die Entgegennahme der Aufträge mindestens 30 Minuten eingespart. Die Ankunft beim Kunden quittiert der Mitarbeiter durch ein erneutes einlesen eines Tags, sodass die Zeit für die Anreise im System hinterlegt ist. Nach gründlicher Untersuchung des Problems, kann der Mitarbeiter seine Einschätzung als Rapport direkt ins Device eintragen. Gibt es dieses Problem beim Kunden erstmalig, dann kann er entscheiden, welcher Lösungsweg der richtige ist. Bei langfristiger Nutzung einer integrierten Software könnte es vorkommen, dass das Problem bereits schon einmal bei einem anderer Mitarbeiter und seinem Kunden aufgetaucht ist. Eine integrierte Software würde dann dem Mitarbeiter dessen Problem zum zweiten Mal auftritt bereits einen Lösungsweg (nämlich diesen, den Mitarbeiter beim ersten Problemfall bereits schon einmal zum Erfolg geführt hatte) vorschlagen. Damit wird bereits ab dem zweiten Problemfall die Zeit für die Findung der Problemlösung eingespart. Hat der Mitarbeiter durch seinen Einsatz das Problem gelöst, so trägt er die Erledigung in sein Device unmittelbar nach Abschluss ein und quittiert sein Arbeitsende bei diesem Kunden mit einer weiteren Taglösung, nachdem der Kunde den Rapport auf dem Device gelesen, kontrolliert und unterzeichnet hat. An Ort und Stelle wird dem Kunden der Einsatz und dessen Rapport an den jeweiligen Ansprechpartner per Mail zugestellt. Nach der Erledigung seines letzten Auftrag scannt der Mitarbeiter einen End-NFC-Tags und quittiert damit den Abschluss seines Arbeitstages. Das lässtige Schreiben des Arbeitsrapportes entfällt. Fragen Sie sich nun, ob der Mitarbeiter das Arbeitsgesetz auch eingehalten hat? Denn für die Einhaltung dieser Verpflichtung ist nicht der Mitarbeiter verantwortlich, sondern das Unternehmen. Kein Problem mit der integrierten, prozessoptimierten Software. Nach … Stunden verordnet das Device dem Mitarbeiter eine Pause von 15 Minuten gemäss den Anforderungen des Arbeitsgesetztes. In dieser Zeit kann der Mitarbeiter keine Aktionen in der Software ausführen.  Rechnen wir nun einmal zusammen: es wurden etwa 30 Minuten beim Arbeitsantritt eingespart und etwa 30 Minuten für das nachträgliche Schreiben des Rapportes und er Information des Kunden. Rechnen wir nur 15 Minuten vertrödelte Zeit hinzu, die der Mitarbeiter versucht, dann liegen wir bei einem Einsparungspotential von einer Stunde und 15 Minuten pro Mitarbeiter, pro Tag. Was das auf das Einsparpotential pro Jahr für die Anzahl Ihrer Mitarbeiter ausmacht, das wird ihnen überlassen.

Kritische Ereignisse und deren Eskalation

Arbeiten sie in einem Unternehmen, bei dem kritische Ereignisse schwere Folgen für das Unternehmen haben können, dann ist der Einsatz einer integrierten und Prozessoptimierten Software mit Eskalations-Funktion zwingend. Durch die pingelige Aufnahme aller Daten von Rapporten werden auch die Daten kleinerer Zwischenfälle aufgenommen und deren Problemlösung hinterlegt. Das hat wie schon gesagt die Folge, dass beim zweiten Auftreten eine Lösung bereits vom System vorgegeben wird. Vielleicht wünschen sie nun aber weiterhin, dass beim Auftreten des Zwischenfalls der Abteilungsleiter oder der Firmeninhaber informiert werden muss, dann können Sie auch das in der Software hinterlegen. Bei jedem Ereignis kann eine Eskalation hinterlegt werden. Ein Ereignis könnte beispielsweise sein, dass eine Offertanfrage auf dem zentralen Mailkonto ihres Unternehmens eingeht. Sie haben vorher gemeinsam mit ihren Account-Managern definiert, dass eine Offerte innerhalb von 24h beantwortet werden muss. Aus diesem Grund schlägt die Software Alarm, wenn der zuständige Account-Manager dieser Vorschrift nicht nachkommt. Reagiert der Vorgesetzte, der Abteilungsleiter oder andere mit dieser Rolle vertrauten Personen ebenfalls nicht innerhalb einer definierten Frist, so kann dieses Ereignis bis zum CEO vordringen und eskalieren. Das gleiche gilt für geschäftskritische Zwischenfälle. Quasi für jedes Ereignis können Eskalationsstufen und Eskalationsrollen und die Benachrichtigung verschiedener Instanzen in einer Software hinterlegt werden.

Vertrauen durch Transparenz gegenüber dem Kunden

Optimalerweise besitzt der Kunde eines Unternehmens mit einer integrierten Software ebenfalls Zugang zu dieser Lösung. Selbstverständlich eingeschränkt auf die Daten des Kundenprofils. Dies ist vor allem bei Dienstleistungsaufträgen von Vorteil, die mehrfach erledigt werden müssen, wie zum Beispiel die Objektbewachung oder bei Reinigungsarbeiten. Mittels Zugang zur Software kann der Kunde die Erledigung dieser Aufgaben in Echtzeit beobachten. Nehmen wir an es ist Samstag Abend und Sie haben ein Sicherheitsunternehmen beauftragt, ihr Office-Gebäude zu überwachen. Irgendwie haben Sie ein negatives Gefühl und loggen sich mit ihren Zugangsdaten auf der integrierten Software des Sicherheitsunternehmens ein, um den aktuellen Zustand zu überprüfen. Sie können nun beobachten, an welchen Kontrollpunkten im Gebäude der Sicherheitsfachmann bereits Prüfungen vorgenommen hat. So können sie sogar in Echtzeit sehen, dass vor 4 Minuten ein Fenster im 7. Obergeschoss ihres Gebäudes offen stand und vom Sicherheit-Fachmann geschlossen wurde.

Vorteile einer integrierten und prozessoptimierten Softwarelösung

Nun, was gewinnen wir mit einer integrierten Unternehmenssoftware, die nicht nur Daten sammelt, sondern diese auch auswertet? Einerseits gewinnen wir durch Transparenz das Vertrauen des Kunden. Wir können durch gezielte Massnahmen Zeit und damit Geld sparen. Wir halten das Arbeitsgesetz ein und können nach Ablauf einer Periode mit dem Kunden eine Auswertung seiner bezogenen Dienstleistungen schwarz auf weiss vornehmen. Der CEO hat am Ende eines jeden Tages eine Echtzeit-Übersicht der geleisteten Tätigkeiten, des Umsatzes und der Zwischenfälle. Wir geben unseren Mitarbeitern eine Hilfestellung bei wiederkehrenden Problemfällen und können bei kritischen Ereignissen, sogenannte Incidents, Eskalationen verhindern, indem Sofortmassnahmen getroffen werden und wichtige Staekholders automatisch informiert werden.

Datenauswertung ermöglicht Wettbewerbsvorteil

Durchlaufende Prozesse: Neben der Erfassung der Anfangs- und Endzeit des Arbeitstages des Mitarbeiters bei einer Zeiterfassungssoftware, werden bei einer integrierten Softwarelösung werden während des Arbeitsprozesses die Daten über die geleistete Arbeit, also analog eines Arbeitsrapportes aufgenommen. Beispiel Sicherheitsbranche: Sicherheitsbeamter checkt sich mittels NFC-Tags an allen Kontrollpunkten ins System ein und hinterlässt Informationen zum Objekt, dessen Zustand und der Massnahmen, die er ergriffen hat. Wenn nun diese Daten von verschiedenen Mitarbeitern innerhalb einer Zeitspanne aufgenommen werden, können verschiedene Auswertungen erstellt werden. Einerseits kann überprüft werden, wieviel Zeit von einem Kontrollpunkt zum nächsten aufgewendet werden muss. Dass sind wichtige Daten für die Offertstellung gegenüber dem Kunden. Wird mehr Zeit verwendet, als in der Offerte angegeben, dann könnte eine Korrektur des Angebotes erfolgen. Wird weniger Zeit aufgewendet, kann der Auftragnehmer den Kunden informieren und ebenfalls Anpassungen am Angebot vornehmen. Die Route kann besser geplant und durchgeführt werden. Damit wird die bisher anonyme und schwer kalkulierbare Arbeit zukünftig transparent und wirtschaftlicher geplant werden. Das hat nicht nur ökonomische Folgen. Der Kunde wird mit Einsparungen immer glücklich sein und wird das Vertrauen in den Auftragnehmer damit langfristig beibehalten.