Effizientes Management von Dokumenten und Vorlagen ist entscheidend für Unternehmen. Erfahren Sie, wie Vorlagenmanagement und Dokumentenmanagement sich unterscheiden und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen bieten.
Was ist Vorlagenmanagement?
In einem Vorlagenmanagement-System (VMS) werden sämtliche Vorlagen für die individuelle Dokumenterstellung zentral abgelegt. Diese Vorlagen können im Word-, Excel- oder PowerPoint Format vorliegen und beinhalten vorgegebene Texte, Felder für manuelle Dateneingaben, Platzhalter für Daten aus Schnittstellen sowie für die Personalisierung durch den Absender. Ein VMS bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, auf der Mitarbeitende schnell die benötigten Firmendokumente finden können.
Darüber hinaus integriert sich ein VMS in verschiedene Umsysteme, wie die Microsoft Office Apps, und macht häufig genutzte Vorlagen und Textbausteine direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint oder dem ERP bzw. CRM verfügbar. Ein VMS ermöglicht zudem die Einbindung durch Programmierschnittstellen, sodass die zentral verwalteten Formulare und Vorlagen auch für Drittsysteme zugänglich sind.
Dokumentenmanagement im Überblick
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist darauf spezialisiert, Dokumente zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu verfolgen. Es dient als zentrale Plattform, auf der alle Dokumente eines Unternehmens sicher abgelegt und bei Bedarf abgerufen werden können. Ein DMS bietet Funktionen zur Versionskontrolle, Benutzerverwaltung und Zugriffssteuerung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Darüber hinaus ermöglicht ein DMS die Automatisierung von Workflows, indem es Dokumente durch verschiedene Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse leitet. Dies trägt zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei und erhöht die Effizienz im Umgang mit Dokumenten erheblich.
Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Sowohl Vorlagenmanagement- als auch Dokumentenmanagement-Systeme zielen darauf ab, die Effizienz und Genauigkeit in der Dokumentenverarbeitung zu steigern. Beide Systeme bieten zentrale Ablagemöglichkeiten und Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. Der Hauptunterschied liegt jedoch in ihrem spezifischen Anwendungsbereich.
Ein VMS konzentriert sich auf die Erstellung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen, um ein einheitliches Erscheinungsbild und die Einhaltung des Corporate Designs zu gewährleisten. Ein DMS hingegen zielt darauf ab, das gesamte Lebenszyklus-Management von Dokumenten zu unterstützen, einschliesslich Speicherung, Versionierung und Zugriffsverwaltung.
Vorteile des Vorlagenmanagements
Ein Vorlagenmanagement-System bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für Unternehmen, die häufig Dokumente aus Vorlagen generieren. Es spart Zeit und Ressourcen, reduziert die Fehleranfälligkeit und stellt sicher, dass das Corporate Design konsistent eingehalten wird. Mitarbeitende wissen immer, wo sie die aktuell gültigen Formulare und Vorlagen abrufen können, was verhindert, dass alte oder fehlerhafte Dokumente verwendet werden.
Moderne VMS wie Docugate bieten zusätzliche Funktionen, die die Arbeit am Dokument weiter erleichtern, wie das Einfügen von Folien aus der Medienbibliothek oder CD-kompatible Formatierungshilfen. Zudem unterstützt ein VMS die automatische Ablage und Verschlagwortung von Dateien, was die Effizienz weiter steigert.
Integration von Vorlagen- und Dokumentenmanagementsystemen
Die Integration eines Vorlagenmanagement-Systems in ein Dokumentenmanagement-System bietet eine durchdachte end-to-end Lösung. Durch die nahtlose Überführung von präzise erstellten Vorlagen in das DMS wird sichergestellt, dass alle Dokumente zentral und sicher verwaltet werden können. Dies ist besonders für Branchen wie Banken und Versicherungen wichtig, die strengen Compliance-Vorgaben unterliegen.
Eine solche Integration ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile beider Systeme zu nutzen, indem sie die Effizienz der Dokumentenerstellung und -verwaltung maximiert und gleichzeitig die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen sicherstellt. Dies führt zu einer höheren Produktivität und einer verbesserten Qualität der Dokumente.
