Prozessoptimierung von Wochen auf Minuten

Allvisa AG

Die Allvisa AG zählt zu den führenden Schweizer Beratungsunternehmen mit Fokussierung auf die berufliche Vorsorge insbesondere Pensionskassen. 2017 wurden die beiden Bereiche Verwaltung und Geschäftsführung von Vorsorgeeinrichtungen aus der Allvisa AG herausgelöst und in die neue unabhängige Firma Allvisa Services AG übertragen. Die Allvisa AG konzentriert sich seither auf die Bereiche Expertentätigkeit, Vorsorgeberatung und Brokerage. Durch die Übernahme der VTR Broker AG 2017 konnte das Dienstleistungsangebot im Brokerage-Bereich weiter ausgebaut werden. Firmenkunden profitieren seitdem zusätzlich von einer professionellen Betreuung in den Bereichen Personen- und Vermögensversicherungen. 2023 wurde die VTR Broker AG in die Allvisa AG integriert.

Prozessoptimierung von Wochen auf Minuten

Doch trotz aller Expansionen und Zusammenschlüsse wurde die Digitalisierung über die Jahre oft vernachlässigt, was dazu führte, dass viele Prozesse noch manuell und papierlastig ablaufen.

Die Herausforderung: Langwierige und wiederkehrende Prozesse

Die jährlichen Standardberichte für den Bereich Pensionskassen waren immer wieder einen Mammutaufgabe. Berechnungen und Grafiken befanden sich in Excel, die Berichte aber im Word. Das führte dazu, dass Berichte vom Vorjahr per Copy-Paste eingefügt werden mussten. Da Word aber mit Excel verknüpft war, gingen diese Verknüpfungen durch das Kopieren verloren. Das heisst: Etwa 100-150 Verknüpfungen mussten manuell wiederhergestellt werden.

Dieses Vorgehen war extrem aufwändig, mühsam und fehleranfällig – und dauerte oft Wochen.

Eine Lösung musste gefunden werden, die diese Prozesse automatisieren und beschleunigen könnte.

Es gibt immer wieder manuelle Aufgaben, die zeitraubend sind und in der heutigen Zeit der Digitalisierung längst der Vergangenheit angehören sollten. Wochenlanges Kopieren, Einfügen und Aktualisieren ist nicht nur Ressourcenverschwendung, sondern hält uns auch von unseren eigentlichen Aufgaben ab.

Marco Heusser

Partner, Pensionskassen-Experte
Allvisa AG

Die Lösung: Excel-Add-in und Docugate

Docugate Cloud bietet eine zentrale Vorlagenverwaltung und offene Schnittstellen. Eine neue Funktion ermöglicht die direkte Erstellung von Word-Berichten aus Excel. Mitarbeitende wählen eine Excel-Datei aus. Anschließend erstellen sie automatisch einen Word-Bericht mit den gewünschten Inhalten.

Zudem lassen sich häufig wiederkehrende Textbausteine speichern und bei Bedarf abrufen. Das verkürzt die Erstellung der Standardberichte erheblich. Sie dauert nun nur noch Minuten statt Stunden.

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Leuchter setzte das Projekt zügig und einwandfrei um. Für Allvisa waren solche Projekte eher neu. Daher dauerte es etwas, bis beide Partner den richtigen Rhythmus fanden.

Die hervorragende Schulung der Mitarbeitenden und die intuitive, benutzerfreundliche Gestaltung der Software führten schnell zu ersten Erfolgen. Die Lösung war so einfach, dass sich viele Änderungswünsche selbst realisieren liessen. Schnell und reibungslos verlief auch die Migration bestehender Berichte und Vorlagen in die Docugate Cloud.

Die Leuchter-Techniker boten jederzeit Unterstützung. Ein Ansprechpartner half unbürokratisch mit Rat und Tat.

Der Erfolg: der Turbo für die Berichtserstellung

Viele Softwarelösungen versprechen viel, halten dies aber oft nicht. Bei diesem Projekt ist der Erfolg messbar.

Die Zeitersparnis betrug zwei bis drei Stunden pro Bericht, und zwar bei 60 bis 80 Standardberichten. Dies ergibt eine Zeitersparnis von 120 bis 240 Stunden oder drei bis sechs Wochen Arbeitszeit.

Inzwischen nutzen etwa zwölf Personen dieses Tool. Auftraggeber und Partner sind von den Vorteilen überzeugt.

Für Allvisa erwiesen sich das Excel-Add-In und die Docugate Cloud als ideales Power-Duo. Sie sparen viel Zeit und erleichtern die Berichtserstellung.

Dokumenten-Erstellung leicht gemacht

Wiederverwendung von Daten aus Excel

Massgeschneiderte Integration in Office

Skalierbar und höchst flexibel

Innovative Textbausteinverwaltung

Docugate Cloud

Excel Add-In

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Sind Sie noch unsicher, welcher Bereich von Leuchter Ihr Anliegen am besten beantworten kann? Dann ist Markus Estermann der richtige Ansprechpartner für Sie. Er kennt die ganze Bandbreite an Lösungen, von A wie Automation oder App, C wie Custom oder Collaboration, D wie Digitalisierung, I wie Individual, O wie Office, bis R wie Review, S wie Signatures, T wie Tailor-made oder Templates und W wie Web. Wir helfen Ihnen direkt oder leiten Sie an einen geeigneten Spezialisten weiter. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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Markus Estermann
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