Docugate im Zusammenspiel mit der Projektablage für kollaborative Bauprojekte

Schmid Bauunternehmung

Das Ziel, eine digitalisierte und je Projekte zentralisierte Datenablage, welche via Mobile – und insbesondere Tablets – erreich- und bearbeitbar ist, konnte auf Basis von Microsoft Teams und SharePoint Online in Kürze realisiert werden.

Mit Docugate stehen den Mitarbeitenden nicht nur aktuelle Vorlagen und jederzeit Referenzdokumente zur Verfügung, sondern sie lassen sich auch aus beliebigen Werkzeugen ansteuern – mit dem grossen Vorteil, dass sie nur einmal und zentral verwaltet werden: Ein essenzieller Vorteil, wenn es um Qualität und Auftritt geht.

Docugate im Zusammenspiel mit der Projektablage für kollaborative Bauprojekte

Fürs Managen einer Baustelle muss sich Zoran Gligorevic heute unterschiedliche Informationen aus diversen Programmen manuell zusammensuchen. Diese dezentrale Kommunikation ist umständlich, zeitintensiv, fehleranfällig und macht es dem Bauführer im Büro nahezu unmöglich den Überblick zu wahren. Auch Dokumente, wofür es eigentlich Vorlagen gäbe, macht jeder so, wie es gerade passt.

Um alle Mitarbeitenden, auch die draussen auf der Baustelle, mit an Bord zu haben, wird nicht alles identifizierte Potential auf einen Schlag angegangen. In einem ersten Schritt digitalisieren wir die bekannten Ordnerstrukturen, erst zu einem späteren Zeitpunkt nehmen wir Prozessoptimierungen in Angriff.

Zoran Gligorevic, Projektleiter und Dipl. Techniker HF Bauführung

Dadurch, dass sich mit Docugate die Metadaten von Teams und SharePoint automatisch in die Referenzdokumente übernehmen lassen, entfällt das mühselige mehrfache eingeben.

Willy Mattmann

Leiter Qualität und Umwelt
Schmid Bauunternehmung

Referenzbereicht

Mit Docugate erreichen die Mitarbeiter jederzeit aktuelle Vorlagen und Referenzdokumente. Sie können diese Vorlagen und Dokumente aus verschiedenen Programmen aufrufen. Das Besondere daran ist: Die Vorlagen und Dokumente werden nur einmal zentral gespeichert und verwaltet. Dies ist ein wichtiger Vorteil für die Qualität und den Unternehmensauftritt.

Dieses Beispiel zeigt, wie Dokumente mit Teams und SharePoint Online erstellt werden. Es ist aber auch möglich, Dokumente mit einer Office-App oder einfach im Browser zu erstellen. Neue Felder und Inhalte lassen sich leicht einfügen, weil die Konfigurationsmöglichkeiten sehr flexibel sind.

Die Möglichkeiten von Docugate bei automatisierten und digitalisierten Dokumentenprozessen sind bei weitem noch nicht ausgeschöpft. Details zum Thema Microsoft 365, SharePoint und Teams lesen sie im Beitrag unserer Tochtergesellschaft bee365 ag.

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