Vorlagenmanagement für ein Startup - aber auch ein Beispiel für "Grosse"

Die Herausforderung: Automatisierung der Vorlagen

Sämtliche Vorlagen für Briefe, Verträge und Briefings waren zuvor auf SharePoint gespeichert. Benötigte ein Mitarbeitender eine Vorlage, lud er eine Kopie herunter. Er änderte beispielsweise Absender, Name und Telefonnummer und speicherte die Vorlage anschließend als neues Dokument. Dieser manuelle Prozess kostete viel Zeit. Zudem waren die Integrität und das CI/CD der Dokumente nur bedingt sicher.

Daher suchte man nach einer Lösung, die wiederkehrende Abfragen automatisieren und bereits die Metadaten enthalten konnte. Ziel war, dass nur noch der neue Inhalt eingetragen werden musste.

Die Lösung: effizienteres Arbeiten mit Docugate

Parato suchte im eigenen Netzwerk nach einem spezialisierten Unternehmen, das eine solche Lösung anbietet. Bei Leuchter wurde man mit Docugate Cloud fündig, dessen Vorlagenmanagement alle Anforderungen erfüllte.

Das Besondere an Docugate: die automatisierte Erstellung neuer Dokumente und Formulare. Zudem ist das Vorlagenmanagement höchst skalierbar und bietet eine innovative Textbausteinverwaltung. Ein weiterer Vorteil ist die standardisierte REST-Schnittstelle für den systemübergreifenden Datenaustausch mit anderen Anwendungen und IT-Lösungen.

Die Vorteile von Docugate auf einen Blick:

• Effiziente Optimierung der Dokumenten-Erstellung
• Weniger Vorlagen nötig
• Schnellere Dokumenten-Bearbeitung
• Einfach skalierbar je nach Anforderung
• Automatisierung sich wiederholender Eingaben
• Modernes Portal für das Vorlagenmanagement
• Innovative Textbausteinverwaltung
• Automatische Erstellung von Microsoft Office Dokumenten und Vorlagen
• Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.
• Einheitliches CI/CD
• Automatische Integration von Kundendaten

Daher eignet sich Docugate ideal für Formulare, Auftragsbestätigungen, Kreditverträge, Policen, Vollmachten, Zeugnisse, Rundschreiben, Protokolle und viele andere Dokumentenarten.

Die Umsetzung: 1, 2, 3, fertig

Leuchter richtete das Vorlagenmanagement Docugate innerhalb weniger Tage ein und erstellte die gewünschten Vorlagen. Der Kunde kümmerte sich nur noch um die Inhalte. Alle Meta-Daten wurden automatisch integriert. Parato profitierte so innerhalb kürzester Zeit von dieser Lösung und konnte zügig mit den neuen Vorlagen arbeiten.

Der Erfolg: effizientere Arbeitsprozesse und weniger Arbeit

Docugate steigerte die Effizienz und beschleunigte Prozesse spürbar. Früher dauerte das Ausfüllen von Vorlagen und Dokumenten oft Stunden, jetzt gelingt es in Minuten. Der größte Nutzen zeigte sich in den Fachbereichen mit vielen Kundenanfragen und Verträgen.

Diese Zeitersparnis erhöhte die Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte die einheitliche Darstellung der Dokumente gegenüber Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern. Die alte Vorlagenablage in SharePoint konnte dank Docugate entfallen. SharePoint dient weiterhin als Dokumentenablage.