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E2E-Digitalisierung mit IMTF Foldermanager ohne Medienbrüche

SZKB

Im Jahre 1890 gegründet, verfügt die Schwyzer Kantonalbank mit Sitz in Schwyz heute über 23 Filialen und beschäftigt rund 550 Mitarbeitende. Als Kantonalbank des Kantons Schwyz ist sie als eine Anstalt des öffentlichen Rechts organisiert. Die SZKB gehört laut «IFZ Retail Banking-Studie Schweiz 2019» zu den besten Retail Banken der Schweiz. In diesem Portrait stellt sich die SZKB selbst kurz vor:

Überblick

Technologie

  • Docugate
  • IMTF Foldermanager Output Channel

Nutzen

  • verbindet Docugate direkt mit dem Folder Manager der «HYPERSUITE» von IMTF
  • Ende-zu-Ende-Digitalisierung ohne Medienbrüche
  • Prozessautomatisierung mit Fokus auf Fehlerminimierung
  • vereinheitlichtes Vorgehen zur Einreichung und Verarbeitung von digitalen Dokumenten unabhängig von der Dokumenten-Quelle
  • benutzerfreundliche und unkomplizierte digitale Dokumentenablage

Ende-zu-Ende-Digitalisierung ohne Medienbrüche mit Docugate

Die Leuchter Software Engineering AG durfte die SZKB mit der Implementierung des Docugate Output Channels für den «IMTF Foldermanager» unterstützen. Dieser Output Channel verbindet Docugate direkt mit dem Folder Manager der im Banken- und Versicherungssektor stark verbreiteten «HYPERSUITE» von IMTF. Mit Rolf Pfenniger, Senior Business Analyst und Technischer IT Projektleiter bei der SZKB, haben wir über den Ablauf sowie die Ergebnisse dieses Projekts gesprochen.

In seinem Department sind vor allem die IT-Systemschnittstellen-Orchestrierung, die Vermeidung von Medienbrüchen bei der Ende-zu-Ende-Digitalisierung und die Automatisierung von Prozessen essenzielle Faktoren für den Unternehmenserfolg. Alles Punkte, bei denen Docugate generell aber vor allem auch die Docugate Web Services und verschiedenen Output Channel eine grosse Hilfe sind.

Das Ziel klar im Blick: Automatisierung, Fehlerminimierung, Einfachheit

Vor der Einführung des Docugate Output Channels für den IMTF Foldermanager wurden die entsprechenden Dokumente bzw. Dateien auf das Dateisystem gespeichert und dann manuell per Upload oder Drag & Drop in den IMTF Foldermanager geladen. Die Verarbeitung von digitalen Dokumenten war allgemein sehr fragmentiert durch verschiedene Tools und Prozesse. Die Folge waren Medienbrüche mit den typischen negativen Folgen für die Prozessautomatisierung, sofern diese je nach Ablagesystem überhaupt möglich war.

Die Einführung sollte diesen gesamten Prozess mit einem Fokus auf Fehlerminimierung automatisieren, damit erstellte Dokumente automatisch anhand von bzw. abhängig von bestimmten Prozess-Parametern im korrekten Zielordner eines Kundendossiers landen. Unabhängig von der Dokumenten-Quelle z.B. Scanner, Office oder Drittapplikationen sollte das Vorgehen zur Einreichung und Verarbeitung von digitalen Dokumenten vereinheitlicht werden. Die gesamte digitale Dokumentenablage sollte also möglichst benutzerfreundlich und unkompliziert sein.

Docugate Manager Tool

Komplexe Projekte mit vielen Akteuren sind eine Herausforderung

Eine besondere Schwierigkeit vor der Einführung war es, das Backlog im Zusammenhang mit mehreren beteiligten Firmen und Abhängigkeiten abarbeiten zu können. Eine weitere Herausforderung war das Orchestrieren der beteiligten Firmen SZKB, IMTF, Leuchter sowie Finnova, da jede Firma natürlich eigene Roadmaps verfolgt. Laut Rolf Pfenniger hat Leuchter auch hierbei überzeugt:

Da Leuchter die Vorhaben mit Offenheit, technischem und fachlichem Verständnis begleitet, besteht immer eine grosse Chance auf Erfolg.

Rolf Pfenniger

Senior Business Analyst & Technischer IT Projektleiter
Schwyzer Kantonalbank

Word im Docugate

Docugate & Leuchter Know-how interessant für Banken & Versicherungen

Aufmerksam geworden auf Docugate ist die SZKB durch die Bankencommunity. Auch hier gab es den klassischen Fall, dass die vorhandenen individuellen VBA-Lösungen abgelöst werden sollten durch ein Tool mit besserer Wartbarkeit und Skalierbarkeit. Gerade bei der Skalierbarkeit für die Ende-zu-Ende-Dokumentenprozesse konnten unsere Docugate Web Services überzeugen. Auch mit unserem Verständnis zur Sache und der damit verbundenen Kooperationsfähigkeit konnten wir laut Rolf Pfenniger die SZKB begeistern:

Leuchter zeigte sich sehr kooperativ und Lösungsorientiert.

Rolf Pfenniger

Senior Business Analyst & Technischer IT Projektleiter
Schwyzer Kantonalbank

Essenziell: vorausschauend-ganzheitliche Betrachtung von Prozessen & der richtige Partner

Zu guter Letzt noch folgender Ratschlag von der SZKB an andere Banken und KMU mit ähnlichen Herausforderungen:

Wichtig ist, nicht nur ein Tool für einen Case (z.B. Dokumentverteilung) zu suchen, sondern das Vorhaben im Gesamten auf sich immer verändernde Situationen/Umgebungen zu betrachten. Darauf bezogen sollte man dann prüfen, was der Partner an entsprechenden Lösungen anbieten kann, um auch eine zukünftige Handlungsfähigkeit sicherstellen zu können. Ansonsten hat das Tool, obschon es gut ist, eventuell mit Akzeptanzverlust zu kämpfen.

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Gerne demonstrieren wir Ihnen unsere professionelle Vorlagenverwaltung und Schnittstellen zu Kernbankensoftware-Lösungen persönlich:

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