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Clevere Synchronisierung von Cloud-Dateien im Unternehmen dank OneDrive for Business

Dateien in der Cloud ablegen – eine komfortable und oftmals sehr preiswerte Sache, für Private wie auch für Unternehmen. So sind die Daten einerseits vor Verlust geschützt, denn der Cloud-Anbieter kümmert sich generell um die Verfügbarkeit derer (das bedeutet allerdings nicht, dass die Daten vor unbeabsichtigtem Löschen 100%ig geschützt sind). Andererseits sind alle Dokumente, Bilder oder was auch immer jederzeit und von überall her verfügbar. Den heutigen Web-Technologien sei Dank: über den Browser oder einen Synchronisations-Client sind die Daten über das Internet von meinem Rechner aus erreichbar oder werden sogar mit diesem synchronisiert. Cloud-Anbieter, denen User oder Unternehmen ihre Daten anvertrauen können, gibt es viele – sie unterscheiden sich dabei aber für mich in kleinen, aber feinen Details.

OneDrive: der «feine» Cloudspeicher von Microsoft

«OneDrive» oder «OneDrive for Business» heisst die Lösung von Microsoft, welche sich nun doch schon einige Zeit im Web behauptet und meiner Meinung nach sehr gute Dienste leistet. Mit vielen nützlichen Features, übersichtlich und aufgeräumt präsentiert sich die private oder geschäftliche Dateisammlung in der Cloud, wenn man via Browser darauf zugreift:

OneDrive Oberfläche Bild

Unternehmen verlassen sich mehrheitlich – selbst heute noch! – lieber auf die Ablage von Unternehmensdaten auf einem (hauseigenen) Server. Die Auslagerung von Dateien in die Cloud wird aber immer mehr ein Thema. Microsoft liefert hierbei gute Unterstützung. Im Business-Kontext, also unter Verwendung von OneDrive for Business, bietet sich die grossartige Möglichkeit, auf einfache Weise Dateien sicher mit Personen innerhalb und ausserhalb eines Unternehmens zu teilen sowie gemeinsam und in Echtzeit zu bearbeiten. Alternativ zur Bedienung der oben dargestellten OneDrive-Oberfläche im Webbrowser kann der Zugriff auf die Cloud-Dateien auch äusserst einfach mittels (neuen) OneDrive Synchronisations-Client von einem PC oder Mac aus geschehen:

 

Das ist richtig praktisch! Etwas Geniales, das aber oft übersehen wird, hat Microsoft in der aktuellsten Version des Sync-Clients eingebaut. Darauf möchte ich im Folgenden kurz eingehen, denn mit diesem Feature schafft die Firma (meines Wissens als einer von nur wenigen Anbietern) im Unternehmens-Kontext eine wirklich tolle Lösung – vorerst leider nur für Windows-User (Stand: Februar 2018).

Clevere Datensynchronisation dank «Files on demand»

Die meisten der bekannten Cloud-Speicherdienste sind heute entweder übers Web oder einen Synchronisations-Client nutzbar. Letzteres bringt einiges an Benutzervorteilen mit sich. Insbesondere dann, wenn man als Benutzer gewisse Ordner und Dateien für die tägliche Arbeit immer wieder braucht. In dieser Sache hat Microsoft meiner Ansicht nach die Nase vorn: Daten aus der Cloud werden über den Synchronisations-Client erst dann mit dem eigenen Rechner synchronisiert, wenn sie auch effektiv gebraucht werden. Dies nennt man «Files on demand». Im Windows-Fenster präsentiert sich für jede Datei oder jeden Ordner in der Spalte «Status» der entsprechende Synchronisierungszustand:

Über das entsprechende Symbol lässt sich dann ablesen, ob die Cloud-Daten permanent oder eben «on demand» synchronisiert werden. Ein echt nützliches Feature, welches Produktivität, Bedienungskomfort und dazu noch Speicheroptimierung vereint. Ein Alleinstellungsmerkmal für OneDrive. Denn gerade «Platz sparen» ist oftmals ein entscheidender Grund für die Auslagerung der Daten in die Cloud. Gute Arbeit, Microsoft!

Warum die Synchronisations-Funktion «Files on Demand» unschlagbar für Unternehmen ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag:

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