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Client-Onboarding-Prozesse mit Docugate vereinfachen & automatisieren

Markus Estermann
Icon von einem Kontakt und Docugate Logo

In den Client-Onboarding-Prozessen der Banken werden Formulare ausgefüllt oder Dokumente generiert und bearbeitet, z. B. für Kontoeröffnungen, Beratungen, Produktvereinbarungen oder Verträge. Dies geschieht meist halbautomatisch, indem gewisse Informationen und Daten aus einem Kernbankensystem wie Avaloq oder Finova kommen. Fehlende Angaben müssen aber mehrfach und manuell vom Kundenberater oder von Back-Office-Mitarbeitenden eingetippt werden. Hinzu kommt, dass oft fehlerhafte oder gar keine Formulare und Vorlagen vorhanden sind, damit sich diese Arbeiten schnell und zuverlässig erledigen lassen.

Client-Onboarding-Prozesse mit Docugate vereinfachen und automatisieren

Zentrale Verwaltung von Dokumentvorlagen und Formularen

Docugate hilft Ihnen dabei, diese Prozesse zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Die Vorlagenmanagementsoftware übernimmt und verwaltet das Erstellen, Bearbeiten und Ablegen von Formularen und Dokumenten. Mit Docugate haben Sie keine Redundanzen und müssen bei Layoutänderungen oder neuen Textvorgaben nur eine Vorlage oder einen Textbaustein anpassen.

Der Client-Onboarding-Prozess auf dem Prüfstand

Schauen wir uns den Client-Onboarding-Prozess einer Bank genauer an. Über ein Onboarding-Werkzeug wird der Prozess der Dokumentenerstellung vielfach gestartet. Dies kann mittels einer manuellen Eröffnung in Finnova oder Avaloq, eines Antrags aus dem E- oder Mobile-Banking oder mittels der Systeme von IMTF, Appway, Axon u. a., erfolgen.

Durch den nahtlosen Aufruf von Docugate aus diesen Systemen heraus müssen Daten nicht doppelt erfasst oder eingegeben werden. Welches Dokumente- bzw. Formular-Set zu diesem «Client Onboarding» generiert werden muss, bestimmt entweder das Vorsystem oder das einfache Regelwerk innerhalb von Docugate. Alle Dokumente werden innerhalb kürzester Zeit aufbereitet und mit den persönlichen Daten des Kundenberaters ergänzt.

Danach können die Dokumente beispielsweise dem Kunden auf dem Tablet präsentiert und ggf. direkt unterzeichnet werden. Natürlich können sie auch weiterhin klassisch ausgedruckt werden – mit dem Output Manager, beispielsweise als Kopie mit Wasserzeichen oder mit Barcode für den Rücklauf via Scanning. Auch die Ablage im Dossier, im DMS oder Archivsystem stellt kein Problem dar und wird automatisch anhand der Kunden- oder Formulardaten vorgenommen.

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Der grosse Vorteil von Docugate mit seiner zentralen Formular-, Vorlagen- und Textbausteinverwaltung liegt auf der Hand: Sie haben bei Änderungen aufgrund neuer regulatorischer Vorschriften oder anderer Vorgaben nur an einem Ort einzugreifen und müssen nicht unterschiedliche Systeme anpassen.

Der interne Änderungsprozess an Vorlagen oder Formularen wird damit zum Kinderspiel. Egal ob Sie die Formulare und Dokumente manuell erstellen oder direkt in Ihr Banking-System einbinden, sie sind einheitlich, entsprechen den Compliance-Vorschriften sowie den CI/CD-Vorgaben und haben automatisch den richtigen Absender in Kopf- und/oder Fusszeile.

Docugate 5.12