Mit Docugate E-Mail Signatures können Sie nicht nur automatisiert sicherstellen, dass Ihre Outlook Signaturen stets aktuell und einheitlich sind, sondern auch die sogenannte "Abwesenheitsmeldung" zentral steuern.
Docugate-Vorlagen für den "Abwesenheitsassistent"
Der Abwesenheitsassistent in Outlook heisst seit einier Zeit "Automatische Antworten" (oder auf Englisch "Automatic Replies (Out of Office)"). Damit lassen sich z.B. während den Ferien eingehende Nachrichten automatisch beantworten. Outlook ermöglicht dabei, eine Antwort für interne Empfänger und eine für externe Empfänger einzugeben.
Mit Docugate E-Mail Signatures für Outlook kombinieren wir die Vorteile von Docugate, unserer Vorlagenmanagement- und Dokumenterstellungs-Lösung, mit der Abwesenheitsfunktion von Outlook. Über die Web-App von Docugate gestalten Sie mithilfe von Microsoft Word Vorlagen für die Abwesenheitsmeldungen aller ihrer Mitarbeitenden – inkl. Platzhalter, Formatierungen, Links, Werbebanner, usw. – diese müssen nur noch die Informationen über ihre Abwesenheit eintragen (z.B. Rückkehrdatum, Stellvertretungen, usw.)
Zentrale Antwort-Vorlagen in Outlook nutzen
Das Docugate Add-in für Outlook Classic, New Outlook und Outlook Mobile stellt anschliessend sicher, dass bei allen Mitarbeitenden die korrekten Vorlagen für die automatischen Antworten zur Verfügung stehen. Hierzu kann das Marketing oder die IT den Text für die interne Notiz und die externe Nachricht zentral vorgeben.
Die Mitarbeitenden aktivieren also nur noch die Abwesenheitsnotiz in ihrem persönlichen Outlook (z.B. Web, siehe oben, Classic siehe unten) und geben die nötigen Informationen über ihre Abwesenheit ein, z.B. Dauer, Rückkehrdatum, Stellvertretung, Weiterleitung usw.
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