Im letzten Update vom Oktober haben wir über das Auto-Login in den Office-Add-ins, der Versionierung und die Masteransicht von Vorlagen-Sets berichtet. Im Dezember wurde nun nicht nur Docugate Cloud mit neuen Features versehen, sondern auch für Docugate Classic der neue Release 5.21 freigegeben.
- Docugate Cloud: Platzhalter für Bilder, z.B. Unterschriftbilder
- Docugate Cloud: Erweiterte Suche in Feldern
- Docugate Cloud: Felder ändern in Word-Dokumenten
- Docugate Classic 5.21: Bündelung der Verbesserungen aus dem letzten Jahr, hauptsächlich Optimierung des Output-Managers und Stabilisierung des Word-Add-ins.
Platzhalter für Bilder - z.B. Unterschrift
Bisher wurden im Profil des Benutzers seine Mitarbeiter-Informationen gespeichert, z.B. Name, Vorname, Funktion, Telefon usw. Meist werden diese aus EntraID synchronisiert. Neu lassen sich zusätzlich Bilder hochladen, z.B. ein Profilbild für die E-Mail-Signatur oder ein Unterschriftsbild für Word- und PDF-Dokumente.
Erweiterte Suche bei Auswahlfeldern
Über die neue erweiterte Suche bei Auswahlfeldern lässt sich die Liste der Datensätze besser filtern. So kann auch in Eigenschaften gesucht werden, die im Auswahlfeld nicht angezeigt werden, z.B. nach Telefonnummern oder Funktion.
Felder ändern in Word-Dokumenten
Über das Docugate Add-in können die Mitarbeitenden die eingegebenen Werte für das Dokument wieder abändern, beispielsweise die Empfängeradresse korrigieren oder eine zusätzliche Unterschriftsperson hinzufügen.
Neu kann in der Feldkonfiguration angegeben werden, welche Felder nachträglich im Aufgabenbereich des Docugate Add-ins nachträglich geändert werden kann.
Docugate Classic 5.21
Weniger Platzbedarf
Mit der neuen Einstellung "MinimalisticDesign" kann der Administrator die Weissfläche und Logo-Platzhalter reduzieren, was zu einer kompakteren und platzoptimierten Benutzeroberfläche führt (gelb, oben links). Ergänzt werden kann diese Einstellung mit der vertikalen Anordnung von Prozessdokument-Optionen (mittlere Spalte). So lässt sich ein intuitiveres vertikales Spaltendesign von Docugate Client erreichen. Mit einer dritten Einstellung lässt sich zudem auch der Workflow-Bag ausblenden (gelb, linke Spalte, falls nur 1 Dokument resultiert), wodurch nochmals Platz eingespart werden kann.
Output-Manager automatisch schliessen
Der Output-Manager lässt sich neu automatisch schliessen, wenn ein Verteilvorgang erfolgreich war. Dies erspart dem Benutzer einige Mausklicks.
Addin-Stabilisierung für Office 365 Version grösser 2504
Microsoft hat in Version 2504 einige Word-Performance-Verbesserungen ausgeliefert. Diese werden nun auch von Docugate und seinen Autostart-Funktionen im Word-Addin übernommen.
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In our last update in October, we reported on auto-login in Office add-ins, versioning, and the master view of template sets. In December, not only was Docugate Cloud enhanced with new features, but the new release 5.21 was also released for Docugate Classic.
- Docugate Cloud: Placeholders for images, e.g., signature images
- Docugate Cloud: Advanced search in fields
- Docugate Cloud: Change fields in Word documents
- Docugate Classic 5.21: Bundling of improvements from last year, mainly optimization of the Output Manager and stabilization of the Word add-in.
Placeholders for images – e.g., signatures
Previously, the user's profile stored their employee information, e.g., last name, first name, job title, telephone number, etc. In most cases, this information is synchronized from EntraID. Now, images can also be uploaded, e.g., a profile picture for email signatures or a signature image for Word and PDF documents.
Advanced search for selection fields
The new advanced search for selection fields allows you to filter the list of records more effectively. This means you can also search for properties that are not displayed in the selection field, e.g., phone numbers or job title.
Change fields in Word documents
Using the Docugate add-in, employees can change the values entered for the document, for example, correct the recipient address or add an additional signatory.
It is now possible to specify in the field configuration:
Docugate Classic 5.21
Less space required
With the new “MinimalisticDesign” setting, administrators can reduce the white space and logo placeholders, resulting in a more compact and space-optimized user interface (yellow, top left). This setting can be supplemented with the vertical arrangement of process document options (middle column). This allows for a more intuitive vertical column design in Docugate Client. A third setting also allows the workflow bag to be hidden (yellow, left column, if only 1 document results), saving even more space.
Automatically close Output Manager
The Output Manager can now be closed automatically when a distribution process has been successful. This saves the user a few mouse clicks.
Add-in stabilization for Office 365 version greater than 2504
Microsoft has delivered several Word performance improvements in version 2504. These are now also adopted by Docugate and its autostart functions in the Word add-in.
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