Die Ware ist kommissioniert und für den Versand bereit. Der Lastwagen steht bereits an der Rampe. Eigentlich könnte es losgehen – doch der Lieferschein fehlt noch.
Was nach einer kleinen Verzögerung klingt, kann im Logistikalltag schnell kritisch werden. Der Lastwagenfahrer hat ein festes Zeitfenster und muss danach direkt weiter. Wenn er auf einen Lieferschein warten muss, verzögert sich damit auch der nächste Schritt im gesamten, komplexen Warenfluss. Wer Logistikprozesse optimiert, schaut oftmals zuerst auf den gesamten Warenfluss oder auf die eingesetzten Systeme. Einzelne Dokumente wirken daneben schnell wie ein Nebenthema, wobei sie ein fester Bestandteil vieler Abläufe sind. Sie müssen performen und in kürzester Zeit korrekt und bereit sind. Sind sie das nicht, wird schnell deutlich, wie wichtig ein funktionierender Dokumentenprozess tatsächlich ist.
Warum kann ein Dokument einen ganzen Logistikprozess ausbremsen?
Ein Dokument bremst den gesamten Logistikprozess, wenn dessen Erstellung zu lange dauert oder unnötig kompliziert ist. Entscheidend ist also nicht nur, dass ein Lieferschein oder eine Packliste erstellt wird. Das Dokument muss genau dann verfügbar sein, wenn es im Ablauf gebraucht wird. Besonders kritisch sind deshalb die Übergänge zwischen einzelnen Arbeitsschritten im gesamten Logistikprozess. Ist ein Paket beispielsweise fertig verpackt, die Packliste aber noch nicht erstellt, kann die Sendung noch nicht vollständig abgeschlossen werden. Der vorherige Arbeitsschritt ist erledigt, der Übergang zum nächsten verzögert sich jedoch.
Damit solche Wartezeiten gar nicht erst entstehen, muss im Hintergrund mehr funktionieren als nur der eigentliche Druck des Dokumentes. Die benötigten Informationen müssen aus den vorhandenen Systemen übernommen und korrekt in das Dokument übertragen werden. Das fertige Dokument sollte bereits vollständig befüllt und im vorgesehenen Layout vorliegen. Und auch Mitarbeitende sollten im entscheidenden Moment weder Angaben zusammensuchen noch ein Dokument manuell fertigstellen müssen. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass es vollständig vorliegt, sobald sie es benötigen. Ein guter Dokumentenprozess läuft deshalb möglichst unauffällig mit dem kompletten Logistikprozess mit. Dabei ist nicht jede Verzögerung automatisch kritisch. Kann während der Dokumentenerstellung weitergearbeitet werden, spielen ein paar Sekunden kaum eine Rolle. Problematisch wird es dort, wo der nächste Arbeitsschritt tatsächlich auf das Dokument angewiesen ist.
Warum können schon wenige Minuten Wartezeit relevant werden?
Gerade in eng getakteten Logistikprozessen ist die Dauer der Dokumentenerstellung entscheidend. Wenn ein notwendiges Dokument nicht schnell genug oder fehlerhaft bereitsteht, verzögert sich unmittelbar der nächste Arbeitsschritt. Bei einem Transport können schon wenige Minuten dazu führen, dass sich die Abfahrt verschiebt und damit auch der weitere Zeitplan unter Druck gerät. Ein einzelnes Dokument kann damit eine Kette von Verzögerungen auslösen, die weit über die eigentliche Dokumentenerstellung hinausgeht. Dasselbe gilt innerhalb des Lagers: Muss ein Auftrag auf ein Dokument warten, bleibt er an dieser Stelle liegen. Bei einem einzelnen Vorgang wirkt eine kurze Verzögerung vielleicht noch überschaubar. Tritt sie aber regelmässig auf oder betrifft sie viele Aufträge, summiert sich die Wartezeit und wirkt sich direkt auf die Durchlaufzeit aus.
Für die Logistikleitung sollte die Performance der Dokumentenerstellung kein Thema sein, mit dem sie sich im Alltag aktiv beschäftigen muss. Dokumentenprozesse müssen zuverlässig funktionieren und dafür sorgen, dass benötigte Dokumente korrekt und rechtzeitig bereitstehen. Gerade bei vielen Aufträgen zeigt sich schnell, wie wichtig das ist. Wenn Prozesse immer wieder auf Lieferscheine oder Packlisten warten müssen, entstehen unnötige Verzögerungen. Im Idealfall läuft die Dokumentenerstellung im Hintergrund mit, ohne zusätzliche Aufmerksamkeit zu verlangen.
Was muss ein Dokumentenprozess leisten, damit er den Warenfluss unterstützt?
Bei einem guten Dokumentenprozess müssen sich alle Beteiligten darauf verlassen können, dass die vorhandenen Daten korrekt übernommen werden und das benötigte Dokument rechtzeitig bereitsteht. Die Informationen dafür liegen häufig bereits im ERP oder im WMS. Der Dokumentenprozess muss diese Daten über die bestehende Anbindung übernehmen und an der richtigen Stelle im Dokument verwenden. Die Vorlage gibt dabei vor, wie das fertige Dokument aufgebaut ist. So entsteht aus den hinterlegten Daten schnell und einfach ein verwendbarer Lieferschein, eine Packliste oder ein anderes wichtiges Dokument. Gerade hier zeigt sich, wie wichtig ein guter Dokumentenprozess ist. Wenn der nächste Arbeitsschritt auf ein Dokument angewiesen ist, muss dieses ohne Wenn und Aber korrekt und pünktlich bereit sein. Daten sollten deshalb nicht jedes Mal von Hand kopiert, ergänzt oder nochmals geprüft werden müssen. Das kostet Zeit, schafft zusätzliche Fehlerquellen und kann einiges an Nerven kosten.
Wie kann Docugate verhindern, dass Dokumente zum Flaschenhals werden?
Docugate übernimmt genau den Teil zwischen den vorhandenen Daten und dem fertigen Dokument. ERP und WMS liefern die Informationen, die für einen Lieferschein, eine Packliste oder ein anderes Dokument benötigt werden.
Der konkrete Nutzen: Docugate übernimmt diese Daten über die bestehende Anbindung und erstellt daraus automatisch und innert wenigen Sekunden das fertige Dokument auf Basis der zentral gepflegten Vorlage. Auch das Dokument selbst muss nicht jedes Mal neu aufgebaut werden. Sobald es im Ablauf benötigt wird, kann es aus den bereits vorhandenen Daten erstellt werden. Und Zwar schnell und einfach. Gerade bei vielen Aufträgen oder an zeitkritischen Stellen macht das einen klaren Unterschied. Wenn beispielsweise ein Lieferschein für den Versand gebraucht wird, soll seine Erstellung nicht erst einen zusätzlichen, zu langen Arbeitsschritt auslösen. Der Prozess liefert die Daten, Docugate erstellt daraus das Dokument und dieses steht schnell und korrekt für den nächsten Arbeitsschritt zur Verfügung. So wird die Dokumentenerstellung ein fester Bestandteil des Ablaufs, ohne dass sich die Mitarbeitenden jedes Mal darum kümmern müssen.
So helfen die Dokumente dabei, dass der Prozess weiterläuft – statt ihn auszubremsen oder selbst zum Flaschenhals zu werden.