Mit Docugate E-Mail Signatures können Sie ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten und automatisiert sicherstellen, dass diese stets aktuell und einheitlich sind. Mit der Regeln-Funktion können sie zudem feingranular festlegen, welches Team, welcher Standort oder sogar welcher Mitarbeiter welche Signaturen zugewiesen erhält. Wie das geht, lesen Sie in diesem Blogpost.
Wofür brauche ich Signatur-Regeln?
Üblicherweise versuchen Signatur-Administratoren möglichst wenig Outlook-Signaturen zu verwalten. Durch das Konzept mit Vorlagen, Textbausteinen und der Personalisierung der Signatur mit Mitarbeiterdaten (z.B. Name, Funktion, Abteilung) sind prinzipiell nur sehr wenige Signaturvorlagen nötig.
Es kann aber trotzdem nötig sein, innerhalb der Firma/Organisation verschiedene Signatur-Vorlagen zu erstellen:
- Wenn unterschiedliche Layouts für die Signaturen gewünscht sind
- Wenn unterschiedliche Sprachen gesprochen werden
- Wenn sich Informationen in der Signatur nicht über die Personalisierung mit Mitarbeiter- oder Firmendaten abbilden lassen (z.B. kein EntraID-Feld für die Zweigniederlassung vorhanden)
Sobald es nun mehrere solcher Vorlagen gibt, wünscht sich der Signatur-Administrator eine Zuweisung an die Benutzer - schliesslich sollen ja nicht alle Mitarbeiter aus allen Signaturvorlagen die Richtige auswählen müssen. Dafür wurden die Regeln gemacht.
Welche Regel-Arten gibt es?
Docugate unterscheidet mehrere Arten von Signatur-Regeln:
- Regeln für die Zuweisung einer Standard-Signatur: Welches ist die Signatur, die als Standard bei einer neuen E-Mail oder beim Antworten/Weiterleiten automatisch erscheint.
- Regeln für die Zuweisung von weiteren Signaturen: Welche zusätzlichen Signaturen kann der Mitarbeiter als Alternative zur Standardsignatur auswählen?
- Regeln für die Zuweisung von automatischen Antworten: Welche Vorlage wird bei den internen und externen automatischen Antworten (Abwesenheitsassistent) vorabgefüllt?
Woraus besteht eine Regel?
Einer Regel können Sie einen Namen geben und definieren, welche Signatur für welche Benutzer gesetzt wird. Zuerst wählen Sie also eine Signaturvorlage aus (z.B. "Signatur X") und danach, welche Benutzer diese Signatur erhalten. Diese Zuweisung folgt dem Schema "Setze Signatur X, wenn Feld Y = Wert Z entspricht". Beispiel:
Setze die "Alternative Signatur", falls das Feld "Department" (des Benutzers) dem Wert "TeamA" oder "TeamB" entspricht.
Anstelle des Feldes "Departement" kann auch jedes andere Feld aus den Mitarbeiterdaten verwendet werden.
Fazit
Mit den Signatur-Regeln können Sie also genau steuern, wer welche Signaturvorlagen als Standard erhält oder zusätzlich auswählen darf. So können sie - gerade bei wenig IT-affinen Mitarbeitenden wichtig - die Auswahlmöglichkeiten und Klicks reduzieren und Verwirrung verhindern.
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