Ende letzten Jahres haben wir das Classic-Update 5.21 veröffentlicht, aber auch einige neue Funktionen für Docugate Cloud: Platzhalter für Bilder, z.B. Unterschriftsbilder, die erweiterte Suche in den Feldern oder das Felder-Ändern-Add-in in Microsoft Word. Mehr dazu im Blogpost vom Dezember 2025.
Das erste Quartal 2026 hat wiederum viele neue Funktionen für Docugate Cloud gebracht:
- Vorlagen-Vorschau
- Erweiterungen im Vorlagen-Designer
- Favoriten in den Auswahlfeldern
- Vorlagentyp OpenDocument Text
- Mehrfach-Benutzerprofile für Mitarbeitende mit mehreren Rollen
- Erweiterte Filtermöglichkeiten in der Vorlagen-Auswahl
Vorschau einer Vorlage
Über das Augen-Symbol können Sie nun vor dem Aufruf einer Vorlage nachsehen, wie die Vorlage aussieht. Docugate bereitet die erste Seite der Vorlage und - wenn vorhanden - die zweite Seite mit Beispieldaten auf und zeigt diese als Vorschaubild an.
Erweiterungen im Vorlagen-Designer
Mit dem Vorlagen-Designer lassen sich neu auch Grundvorlagen und Textbausteine bearbeiten und hochladen. Weiter gibt es eine neue Funktion zum Testen der Vorlage. Dabei wird die Vorlage mit den Beispielwerten aufgerufen und das Dokument erstellt, ohne dass der Vorlagen-Administrator jedes Mal alle Felder neu ausfüllen muss.
Favoriten in den Auswahlfeldern
Die Listen in den Auswahlfeldern können lang sein. Über die erweiterte Suche können nun persönliche Favoriten definiert werden, die zuoberst in der Liste erscheinen. Im Beispiel-Screenshot sind die Datensätze "Franziska Minder" und "Markus Estermann" als Favoriten markiert, darunter erfolgt die übrige Liste alphabetisch sortiert.
Neuer Vorlagentyp: OpenDocument Text
Unabhängigkeit von Microsoft Office? Klar! Mit dem neuen Vorlagentyp OpenDocument Text können neu Vorlagen für Libre Office, Collabora Office oder anderen Microsoft-Alternativen verwaltet werden. Die bekanntem Docugate-Funktionen wie z.B. Eingabefelder oder Textbausteine sind selbstversäntlich ebenfalls verfügbar.
Benutzerprofile für Mitarbeitende mit mehreren Rollen
Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende in mehreren Rollen und Funktionen arbeiten: Beispielsweise als Sachbarbeiter für Team Marketing und gleichzeitig als Leader. Dadurch unterscheiden sich z.B. die Funktion und vielleicht die Telefonnummer, während die Mailadresse gleich bleibt.
Die Verwaltung der Profile erfolgt benutzerspezifisch durch die Profil-Funktion.
Filtermöglichkeiten bei der Vorlagen-Auswahl
Die Möglichkeiten der Vorlagengruppen wurden erweitert: Neu lassen sich die Vorlagengruppen hierarchisch aufbauen. Jeder Benutzer kann sich zudem seine favorisierten oder häufig benutzten Vorlagengruppen als Register anpinnen. Mit dem neuen Vorlagen-Typ-Filter (mit Dateityp-Symbolen dargestellt) findet man beispielsweise die gesuchte Excel-Vorlage noch schneller.
Kontakt
Möchten Sie mit uns über die neuen Funktionen oder Details des Updates sprechen? Oder generell mehr über unsere Vorlagenmanagement- und Dokumentenerstellungslösung Docugate erfahren? Dann melden Sie sich ungeniert bei uns: Per E-Mail bei ihrem Ansprechpartner oder über das Kontaktformular.
At the end of last year, we released the Classic Update 5.21, as well as several new features for Docugate Cloud: placeholders for images (e.g., signature images), advanced search within fields, and the Field Editor add-in for Microsoft Word. Read more about this in our December 2025 blog post.
The first quarter of 2026 has brought many new features for Docugate Cloud:
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Template preview
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Enhancements in the Template Designer
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Favorites in the selection fields
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OpenDocument Text template type
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Multiple user profiles for employees with multiple roles
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Advanced filtering options in the template selection
Template preview
You can now use the eye icon to preview what a template looks like before opening it. Docugate renders the first page of the template and—if available—the second page with sample data, and displays them as a preview.
Enhancements in the Template Designer
The Template Designer now also allows you to edit and upload base templates and text blocks. There is also a new feature for testing the template. This feature loads the template with sample values and generates the document without requiring the template administrator to fill in all the fields each time.
Favorites in the selection fields
The lists in the drop-down menus can be long. Using the advanced search, you can now mark entries as favorites, which will appear at the top of the list. In the example screenshot, the entries “Franziska Minder” and “Markus Estermann” are marked as favorites, and the rest of the list is sorted alphabetically below them.
OpenDocument Text template type
Want to break free from Microsoft Office? Absolutely! With the new OpenDocument Text template type, you can now manage templates for LibreOffice, Collabora Office, or other Microsoft alternatives. Of course, familiar Docugate features—such as input fields and text modules—are also available.
Multiple user profiles for employees with multiple roles
Employees may sometimes hold multiple roles and positions; for example, they might serve as a staff member for the Marketing Team while also acting as a team leader. As a result, their title and possibly their phone number may change, while their email address remains the same.
Profiles are managed on a per-user basis using the Profile feature.
Advanced filtering options in the template selection
The capabilities of template groups have been expanded: Template groups can now be organized hierarchically. Each user can also pin their favorite or frequently used template groups as tabs. With the new template type filter (displayed using file type icons), you can find the Excel template you’re looking for even faster, for example.
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