Hast du gewusst, dass sich deine Docugate Vorlagen nahtlos in SharePoint integrieren lassen? Oder nutzt du bereits SharePoint als strukturierte Dokumentenablage, aber die Vorlagen sind überall verstreut und die Dokumentenerstellung beansprucht viel Zeit und die Layouts ähneln einem Wildwuchs?
Mit dem Docugate SharePoint Add-in profitierst du von allen Vorteilen einer zentralen Vorlagenverwaltung, sowie der Dokumenterstellung und -Ablage direkt in SharePoint. So bleibt für deine Mitarbeitenden SharePoint weiterhin das zentrale Anwendertool.
Wie funktioniert das SharePoint Add-in?
Die Verwaltung der Microsoft Office basierten Vorlagen erfolgt durch die Vorlagenadministratoren zentral in der Docugate Web-App, worauf die Vorlagen direkt im SharePoint Add-in dargestellt werden. Für die Dokumentenerstellung wählt man direkt in SharePoint eine Docugate-Vorlage aus, befüllt diese mit Metadaten (automatisiert oder manuell), definiert den Zielspeicherort der Ablage in SharePoint woraufhin das Dokument direkt erstellt/geöffnet und am richtigen Ort abgelegt wird. Die erstellten Dokumente können wie gewohnt innerhalb der SharePoint-Umgebung geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Dadurch können weiterhin die kollaborativen Funktionen von SharePoint für eine optimierte Zusammenarbeit im Team genutzt werden.
Zudem ermöglich die Integration Docugate SharePoint Add-in eine personifizierte Dokumentenerstellung, basierend auf eurer bestehenden SSO-Authentifizierung/Login.
In der Praxis
1. Auswahl der Vorlage z.B. Protokoll auf der SharePoint-Seite
2. Eingabe des Dokumentenname, Zielspeicherort in SharePoint und Metadaten
3. Über den Direktlink das erstellte Dokument in Word öffnen
4. Das erstellte Dokument in Word bearbeiten.
5. Zeitgleich zur Erstellung wurde das Dokument im definierten Ordner abgelegt.
Weitere Inhalte zum Thema findest du auf unserer SharePoint-Add-in-Website. Haben wir dein Interesse geweckt und du möchtest mehr darüber erfahren? Melde dich bei uns über das Kontaktformular.
