Docugate und Finnova Loan Advisory

Obwaldner Kantonalbank

Die Obwaldner Kantonalbank (OKB) ist seit 1886 das führende Finanzinstitut im Kanton Obwalden und steht für Stabilität, Vertrauen und Nähe zur Bevölkerung. Sie bietet Privatpersonen, Unternehmen und Institutionen umfassende Dienstleistungen an – von klassischen Konten und Krediten über Hypotheken bis zu digitalen Lösungen. Durch ihre regionale Präsenz sorgt die OKB für persönliche Beratung und kennt die lokalen Bedürfnisse bestens. Nachhaltigkeit und Förderung von Projekten für die Entwicklung des Kantons sind zentrale Werte. Mit ihrem Engagement in gesellschaftlichen, kulturellen und sportlichen Initiativen stärkt die OKB den Zusammenhalt in Obwalden.

OKB setzt Docugate Classic seit vielen Jahren in den verschiedensten Fachbereichen zur Verwaltung der Vorlagen und Formulare sowie zur Erstellung der Individualkorrespondenz ein.

Die Herausforderung

Die Obwaldner Kantonalbank (OKB) stand vor der Aufgabe, die bisherige Dokumentgenerierung im Bereich Finanzieren zu modernisieren. Ursprünglich wurden die Dokumente mittels einer OKB spezifischen VBA-Lösung aus der Kreditberatung (KB) erstellt, was zwar benutzerfreundlich war, jedoch grosse Abhängigkeiten verursachte: Nur eine Person verfügte über das nötige Know-how für Anpassungen an den Vorlagen und Formularen, weshalb nach deren Ausscheiden keine komplexen Änderungen oder Logikerweiterungen mehr möglich waren, lediglich minimale Textänderungen. Die pragmatischen Workarounds („Gebastel“) führten zu ineffizienten Prozessen und waren weder nachhaltig noch zufriedenstellend für die Fachabteilungen. Mit der Einführung von FLA wurde diese veraltete Lösung sowieso obsolet, wodurch auch ein neues Werkzeug zur Dokumenten-Erstellung gefunden werden musste.

Die Lösung: Docugate FLA Schnittstelle

Mit der Einführung von Finnova Loan Advisory (FLA), der Nachfolgelösung für die Kreditberatung (KB), wurde eine zukunftsgerichtete und flexible Lösung für die Dokumenterstellung und Vorlagenverwaltung angestrebt. Die wichtigsten Anforderungen: Die neue Lösung musste mindestens den bisherigen Standard erfüllen und zusätzliche Optimierungen bieten, wie etwa die Möglichkeit, Felder für mehrere Dokumente nur einmal auszufüllen („Übernehmen/Speichern für alle“). Die Entscheidung fiel auf Docugate Cloud, das Produkt des langjährigen Partners Leuchter. So wurde kein zusätzliches System notwendig und die Kosten konnten geringgehalten werden. Die Lösung wurde zusammen mit OKB weiterentwickelt, um massgeschneiderte Funktionen zu bieten. Ein weiterer Vorteil, Anpassungen an Vorlagen sind nun direkt in den Fachabteilungen möglich.

Wir haben uns für die gemeinsame Weiterentwicklung von Docugate und gegen ein weiteres System entschieden und konnten dabei eigene Ideen einbringen. Die positiven Mitarbeiterreaktionen bestätigen uns.

Carina Britschgi

Projektleiterin
Obwaldner Kantonalbank

Die Umsetzung

Die Implementierung verlief nicht ganz ohne Startschwierigkeiten. Anfangs kam es zu Missverständnissen und die Projektziele waren nicht ausreichend definiert, weil Zeitdruck herrschte. Die Einführung von FLA war ursprünglich bereits für Sommer 2024 geplant und Docugate musste zu diesem Zeitpunkt ebenfalls bereit sein. Eine «kleine Eskalation» an alle involvierten Partner führte zu einem gemeinsamen Workshop, in dem die Erwartungen präzisiert und die Bedürfnisse der OKB konkretisiert wurden. Der Zeitplan wurde in der Zwischenzeit aus anderen Gründen angepasst, sodass die Einführung schliesslich im Februar 2025 stattfand. Die technische Umsetzung umfasste die Entwicklung einer Schnittstelle zwischen FLA und Docugate Cloud, sowie die Optimierung der Docugate Web-App. Das Projekt erstreckte sich über das zweite Halbjahr 2024 und das erste Quartal 2025.

Mehr dazu lesen Sie auch in unserem Projektbericht Docugate Cloud und Finnova Loan Advisory als Power-Duo.

Der Nutzen

Die neue Lösung bringt für die OKB deutlich spürbare Verbesserungen: Die Effizienz im Arbeitsalltag stieg merklich, da die Handhabung der Vertragserstellung vereinheitlicht und Flüchtigkeitsfehler oder Improvisationen in Word minimiert wurden. Anpassungen an Vorlagen können nun direkt von einzelnen geschulten Mitarbeitenden in den Fachabteilungen vorgenommen werden, was die Agilität und Eigenständigkeit erhöhen. Die neue Lösung wird von Mitarbeiter*innen als benutzerfreundlich und fortschrittlich wahrgenommen, der Effizienzgewinn ist unmittelbar erfahrbar. Positiv erwähnenswert ist zudem die unkomplizierte Zusammenarbeit mit dem Partner Leuchter und die Möglichkeit, eigene Gestaltungsideen einzubringen. Die Empfehlung an andere Banken: Frühzeitig Workshops zur Bedarfsklärung einplanen und die Fachbereiche eng in die Entscheidungsprozesse integrieren, um technische und fachliche Anforderungen optimal zu verbinden.

Vorteile auf einen Blick:

Datenübernahme aus Finnova

Effiziente Automatisierung sich wiederholender Eingaben

Schnelle Integration neuer Vorlagen

Skalierbar und äusserst anpassungsfähig

Moderne Verwaltung von Textbausteinen

Zentrale Dokumenterstellungs-Plattform

Docugate Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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