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    Fehlerfreies Rapportieren dank Zeiterfassung via Smartphone

    L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH

    Die L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH führte Anfang 2015 die Softfolio CRM Business Suite ergänzend zur SAGE Office Line Evolution für die Auftragsverarbeitung und Verrechnung ein. Zudem automatisierte das Unternehmen die Zeiterfassung der Arbeitsaufwände mit der Mobilen Datenerfassung (kurz MDE genannt). So profitiert die Firma von einer exakten Arbeitszeit- und Verbrauchsmaterialerfassung bei minimalem Aufwand.
    Fehlerfreies Rapportieren dank Zeiterfassung via Smartphone

    Die L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH in Bern kümmert sich um Reparaturen, Reinigung, Pflege, Entsorgung und Gartenarbeit bei Liegenschaften rund um Bern. Swiss Olympic hat das Unternehmen 2013/14 als leistungssportfreundlichen Lehrbetrieb ausgezeichnet. Dort arbeiten ungefähr 40 Personen. Bisher haben die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit auf Papier aufgeschrieben. Das hat viel Papier verbraucht und war mit viel Büroarbeit verbunden. „Nur langjährige und erfahrene Mitarbeitende konnten mit mittlerweile gut angeeigneten Sortierkünsten und dem genauen Nachbearbeiten der einzelnen Rapporte die geleisteten Aufwände und den Materialverbrauch manuell in der Sage Office Line erfassen.“, blickt Nikolaj Charczuk, Projektleiter IT der L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH, zurück. „Es war uns ein wichtiges Anliegen, die Zeiterfassung umfassend zu vereinfachen, Datenverluste zu vermeiden und unseren Kunden gegenüber minutengenaue Angaben zum Zeit- und Materialaufwand machen zu können.“

    Vorbereitende Massnahmen in der Administration und Buchhaltung

     
    Die Einführung der Sage Office Line, des Softfolio CRM und der Mobilen Datenerfassung geschah in zwei Schritten.

    Im ersten Schritt gab es Veränderungen im Bereich der Verwaltung. Hierfür legten die Mitarbeitenden in der Office Line für alle Immobilien Objekte an. Diese Objekte enthielten die Arbeiten, die man dort erledigen muss, ähnlich wie in einem Pflichtenheft. Zuvor erstellten sie Berichte noch auf Papier. Die Arbeiten aus diesen Berichten ordneten sie dann von Hand den Aufgaben in der Office Line zu. So konnten sie im Anschluss die Abrechnungen für jedes Objekt automatisch erstellen.

    Zeiterfassung auf dem Smartphone

    Der zweite Schritt führte alle Mitarbeitenden an die mobile Erfassung der Arbeitsrapporte heran. Die Mitarbeitenden erfassten Arbeits- und Materialaufwände direkt nach getaner Arbeit auf dem Smartphone. Die aufgenommenen Daten wanderten von dort aus direkt in die Buchhaltung. Dort konnten sie anschliessend bequem verrechnet werden.

    Durch die Mobile Datenerfassung haben wir uns in qualitativer und quantitativer Hinsicht verbessert. Wir benötigen für die Aufnahme der Informationen weniger Zeit und erhalten die Daten pünktlich und fehlerfrei. Das begeistert nicht nur die Kunden, sondern auch unsere Mitarbeitenden.

    Nikolaj Charczuk

    Standortleiter Solothurn
    L & H Liegenschafts- & Hauswartdienst GmbH

    Zum Referenzbericht

    Die Datenerfassung wurde einfacher. Das System wertet die gesammelten Informationen elektronisch aus. So sehen Sie schnell, wo Verbesserungen möglich und nötig sind.

    Nikolaj Charczuk freut sich über die problemlose Einführung. Die einfache und direkte Kommunikation mit den Verantwortlichen der Leuchter IT Solutions AG hat die Einführung und Fehlerbehebung sehr beschleunigt. Auch das „glatte Design und die flüssige Bedienung des Endproduktes“ überraschten den IT-Projektleiter. Unternehmen, denen eine Einführung der mobilen Arbeitszeiterfassung noch bevor steht, rät er deshalb entspannt: „Man muss absolut keine Angst vor dem Fortschritt und neuen Entwicklungen haben.“

    Persönliche Beratung

    Reto Hofstetter ist mit seinem Team spezialisiert auf Anliegen rund um die Business Software Sage 100. Als zertifiziertes Sage Competence Center und zertifizierter Sage Developer Partner kümmert er sich um alle Anliegen rund um die Implementierung und Individualisierung Ihrer Business Software. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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    Reto Hofstetter

    Reto Hofstetter
    CEO & Partner

    Telefon: 041 226 50 64
    E-Mail: reto.hofstetter@leuchterag.ch