Effiziente Digitalisierung der Bewilligungsprozesse

Bisher arbeitete die GGP mit zwei Datenbanksystemen (DBase und Access) sowie einem in die Jahre gekommenen System namens ACES zur Erstellung von Wirtschafts- und Getränkehandelsbewilligungen. ACES war jedoch technisch überholt und erfüllte die heutigen Anforderungen an ein modernes, digitales Bewilligungsmaagement nicht mehr.

Das Hauptziel des Projekts bestand darin, die bestehenden Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Im Fokus standen dabei:

• die Reduktion manueller Arbeitsschritte und die Vermeidung von doppelten Arbeitsschritten
• die automatisierte Erstellung von Rechnungen sowie eine verbesserte Nachvollziehbarkeit von Bewilligungsentscheidungen sowie
• langfristig die Steigerung der Effizienz und Datenqualität.

Durch diese Modernisierung sollten die administrativen Aufgaben der optimiert und beschleunigt werden.

Die Herausforderung: Viele langwierige Administrationsprozesse 

Die bisherige Arbeitsweise erwies sich als langwierig und fehleranfällig: Häufig erteilte Einzelanlassbewilligungen mussten manuell mittels Word-Dokumenten erstellt werden. Ebenso Rechnungen, die immer noch separat über sogenannte Handrechnungen generiert wurden. Für eine strukturierte Ablage und umfassende Suchfunktion fehlte zudem eine entsprechende Datenbank. Zusätzliche Medienbrüche, stets wiederkehrende Arbeitsabläufe und ein erhöhter administrativer Aufwand bremsten so die GGP in ihrer Arbeit aus.

Für den Erfolg des Projekts waren zudem folgende Punkte entscheidend:

• Finanzielle Mittel für die Entwicklung und Einführung einer neuen Softwarelösung
• Interne personelle Ressourcen für die Zusammenarbeit in Entwicklung und Testphase
• Fachliche Begleitung durch erfahrene Ansprechpartner der Leuchter AG
• Eine flexible, modulare Softwarelösung, die die unterschiedlichsten Bewilligungsprozesse abbilden kann

Im Rahmen einer Evaluation wurden mehrere Anbieter geprüft. Die Leuchter AG überzeugte durch ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis sowie durch regionale Nähe. Der Projektstart erfolgte im Jahr 2008, seither befindet sich das System in kontinuierlicher Weiterentwicklung.