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5 Digitalisierungs-Potenziale für effizienteres Arbeiten

Markus Estermann
verschieden Zahnräder

Haben Sie Sich nicht auch schon gefragt, welche Rolle Sie und Ihr Unternehmen in der Digitalisierung der Arbeitswelt einnehmen? Wann haben Sie zuletzt einen Arbeitsprozess hinterfragt und sich Gedanken darübergemacht, wie der Ablauf vereinfacht werden könnte? Die heutige IT lässt uns bewährte Aufgaben einfacher und effizienter bewältigen als noch vor einigen Jahren. Mit den folgenden Arbeitsmethoden bringen Sie Innovation, Flexibilität und Dynamik in Ihr Unternehmen und sind bestens auf das digitale Zeitalter vorbereitet.

digitalisierungs_potenziale

1.    Effizienzbremsen erkennen

Überhaupt zu erkennen, dass etwas ineffizient ist, ist meist schon eine grosse Herausforderung. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und damit nicht unbedingt Spezialist darin, etwas ändern zu wollen. Hinzu kommt, dass viele gar nicht wissen (können), dass es auch einfacher geht. Mindestens eine der meistgenannten Effizienzbremsen finden Sie sicher auch bei sich: Redundant abgelegte Adressdaten, Ausdrucken und Abtippen von Dokumenten (sog. Medienbruch), mehrfaches Eingeben von gleichen Buchungen, Projekteinträgen oder anderen Informationen in verschiedenen Programmen. All dies lässt sich einfacher und schneller erledigen, wenn es mit IT und passender Software unterstützt oder sogar automatisiert wird. Wir helfen Ihnen, einen Schritt zurückzugehen, den Spiegel vorzuhalten und Digitalisierungspotentiale zu erkennen.

 

2.    Projekte agil abwickeln

Wir sprechen von Agilität, wenn bei der Projektabwicklung eine flexible Arbeitsweise an den Tag gelegt wird. Wenn ein Projekt ohne zwischenzeitliche Kommunikation mit dem Auftraggeber abgeschlossen wird, kann am Ende ein völlig anderes Ergebnis herauskommen, als ursprünglich abgemacht wurde. Dabei liegt es oft nicht am Missverständnis, sondern an der Änderung des Kundenbedürfnisses während des Projekts. Regelmässige Feedbacks sind deshalb unabdinglich. Das Kundenbedürfnis steht im Fokus, dementsprechend muss nach jedem Projektabschnitt ein Prototyp präsentiert werden. So kann sich der Kunde ein Bild vom Zwischenergebnis machen und allfällige Änderungswünsche anbringen.

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3.    Cloud als Ablagesystem verwenden

Dank der Cloud kommt es nicht mehr darauf an, von wo aus oder auf welchem Endgerät gearbeitet wird. Da uns die unterschiedlichsten Devices zum Arbeiten zur Verfügung stehen, sind wir heutzutage in der Lage jederzeit auf ein Dokument zuzugreifen. Die lokale Sicherung fällt mit der Cloud weg und wir können selbst bei Verlust oder Beschädigung des Geräts an unserem Dokument arbeiten.

 

4.    Dokumente digitalisieren

Die Digitalisierung bietet uns enormes Potenzial, den Papierverbrauch zu reduzieren. Verträge müssen nicht mehr auf Papier, sondern können am Bildschirm elektronisch visiert werden. Texte können auf dem Touchscreen farbig markiert und handschriftlich mit Notizen ergänzt werden. Viele bewährte Prozesse auf Papier können wir nun mit demselben Effekt elektronisch ausführen. Dadurch entfallen die Kosten für die Anschaffung von Papier und wir reduzieren den Aufwand für die physische Ablage der Dokumente.

 

5.    Flexiblen Arbeitsplatz anbieten

Flexibilität ist das grosse Stichwort im digitalen Zeitalter. Mitarbeitende sind nun nicht mehr an die Infrastruktur des Unternehmens gebunden, sondern können dank VPNs von Zuhause oder unterwegs aus arbeiten. Dies ermöglicht eine hohe Dynamik bei der Ausführung der Arbeit und eine schnelle Reaktionszeit bei unvorhergesehenen Ereignissen. Diese Flexibilität erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, die sich direkt in der Motivation und somit in der Produktivität widerspiegelt.
Der ortsunabhängige Arbeitsort ermöglicht es nun, Meetings dynamischer zu gestalten. Videokonferenzen sind nicht nur praktisch, sondern verringern zugleich den Aufwand für die Organisation. Die Präsentation des eigenen Bildschirms für alle Teilnehmenden ermöglicht die präzise Beschreibung von Prozessen und Abläufen anhand von praktischen Beispielen. Da sich die Theorie teilweise stark von der Praxis unterscheidet, ist es umso wichtiger, Informationen visuell aufzunehmen. Zusammenhänge erschliessen sich meist durch die Nähe zur Praxis. Zudem bietet uns die Digitalisierung eine nie dagewesene Medienvielfalt.

 

Gutes Change-Management ist die Voraussetzung für den Erfolg

Damit die Potenziale der Digitalisierung ausgeschöpft werden können, müssen sich alle Beteiligten eines Unternehmens auf Änderungen einlassen. Langjährige Mitarbeitende werden sich fragen: Warum soll ich meine bewährten Methoden, welche über Jahre hinweg tadellos funktioniert haben, über den Haufen werfen und so vieles neu lernen? Die Frage ist berechtigt. Daher braucht es ein gutes Management und eine intensive Begleitung der Mitarbeitenden, damit die oben genannten Vorteile verdeutlicht werden. Die Betroffenen müssen sich zuerst mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen und Schritt für Schritt in das digitale Zeitalter begleitet werden. Die korrekte Anwendung digitaler Trends unterstützt Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen und führt sämtliche Bereiche zu langfristigem Erfolg.

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