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Mehr Effizienz, weniger Fehler: Zeiterfassung via Smartphone

Leuchter IT Solutions
Hauswartsdienst Reinigung Boden

Die L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH führte Anfang 2015 die Softfolio CRM Business Suite ergänzend zur SAGE Office Line Evolution für die Auftragsverarbeitung und Verrechnung ein. Zudem automatisierte das Unternehmen die Zeiterfassung der Arbeitsaufwände mit der Mobilen Datenerfassung (kurz MDE genannt). Heute profitiert die Firma von einer exakten Arbeitszeit- und Verbrauchsmaterialerfassung bei minimalem Aufwand.

Die L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH in Bern zeigt sich für Reparaturen, Reinigung, Pflege, Entsorgung sowie Gartenunterhalt von Liegenschaften rund um Bern zuständig. Das 2013/14 von Swiss Olympic als leistungssportfreundlicher Lehrbetrieb ausgezeichnete Unternehmen beschäftigt rund 40 Mitarbeitende. Die Zeiterfassung war bisher mit hohem Papierverbrauch und enormem administrativen Aufarbeitungsaufwand verbunden. „Nur langjährige und erfahrene Mitarbeitende konnten mit mittlerweile gut angeeigneten Sortierkünsten und dem genauen Nachbearbeiten der einzelnen Rapporte die geleisteten Aufwände und den Materialverbrauch manuell in der Sage Office Line erfassen.“, blickt Nikolaj Charczuk, Projektleiter IT der L+H Liegenschafts- und Hauswartdienst GmbH, zurück. „Es war uns ein wichtiges Anliegen, die Zeiterfassung umfassend zu vereinfachen, Datenverluste zu vermeiden und unseren Kunden gegenüber minutengenaue Angaben zum Zeit- und Materialaufwand machen zu können.“

Vorbereitende Massnahmen in der Administration und Buchhaltung

Die Einführung der Sage Office Line, des Softfolio CRM sowie der Mobilen Datenerfassung erfolgte in zwei Phasen. Mit dem ersten Schritt wurden im Bereich der Administration Umstellungen vorgenommen. Dabei legte man in der Office Line für alle Liegenschaften Objekte mit den dort zu erledigenden Arbeiten (analog eines Pflichtenheftes) an. Von den Rapporten, die bisher noch auf Papier erstellt wurden, wies man die Arbeiten per Hand den generierten Aufgaben in der Office Line zu, um anschliessend nahtlos Abrechnungen pro Objekt automatisiert anfertigen zu können.

Zeiterfassung auf dem Smartphone

Mit dem zweiten Schritt führte man alle Mitarbeitenden an die mobile Erfassung der Arbeitsrapporte heran. Hierbei erfassten die Mitarbeitenden die Arbeits- und Materialaufwände direkt nach getaner Arbeit auf dem Smartphone. Die aufgenommenen Daten wanderten von dort aus medienbruchfrei in die Buchhaltung, wo sie anschliessend bequem verrechnet werden konnten.

«Durch die Mobile Datenerfassung haben wir uns in qualitativer und quantitativer Hinsicht verbessert. Wir benötigen für die Aufnahme der Informationen weniger Zeit und erhalten die Daten pünktlich und fehlerfrei. Das begeistert nicht nur die Kunden, sondern auch unsere Mitarbeitenden.»
Nikolaj Charczuk, Projektleiter IT, L&H Liegenschafts- und Hauswartsdienst GmbH
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Doch nicht nur der Ablauf der Datenerfassung wurde vereinfacht. Die gesammelten Informationen konnten auch elektronisch ausgewertet werden, sodass schnell erkennbar wurde, wo Optimierungen möglich und nötig waren.

Begeistert ist Nikolaj Charczuk von der problemlosen Implementierung. Die einfache und direkte Kommunikation mit den Verantwortlichen der Leuchter IT Solutions AG hat dazu beigetragen, die Einführung und Fehlerbehebung enorm zu beschleunigen. Auch das „glatte Design und die flüssige Bedienung des Endproduktes“ überraschten den IT-Projektleiter. Unternehmen, denen eine Einführung der mobilen Arbeitszeiterfassung noch bevor steht, rät er deshalb entspannt: „Man muss absolut keine Angst vor dem Fortschritt und neuen Entwicklungen haben.“