Datenverluste und Synchronisationsprobleme beim Online-Datenzugriff sind für eine Tourismus-Region nicht tragbar

Im Bereich der IT-Infrastruktur arbeiten die Partner an dem Ziel, dezentrale Zugriffsmöglichkeiten und eine gemeinsame Datenverwaltung zu schaffen. Dabei wurden sie von der Net-Design AG beraten und betreut, ihrem IT-Infrastruktur-Partner. Die Firma implementierte SharePoint Online. Damit diente die Cloud als Datenspeicher für die Zentrale und acht weitere Aussenstellen, die nun ortsunabhängig darauf zugreifen konnten. Als Tourismusregion muss man vor allem im Marketing und der Kommunikation auf viele Bilder und Videos zugreifen. Aus diesem Grund liegen auf dem Datenspeicher sehr grosse Datenmengen, deren Zahl stetig wächst.

Nach der Einführung von SharePoint Online und der Überführung aller Daten auf die Online-Plattform traten bei der Tourismus Engadin Scuol Samnaun Val Müstair AG (TESSVM) plötzlich schwer nachvollziehbare Synchronisationsprobleme auf. Wichtige Dateien und Dokumente gingen zudem verloren. Zunächst konnte man die Probleme nicht eruieren. Nach dem Beizug von Spezialisten für Modern Workplace der Leuchter IT Solutions AG wurden die Probleme ausfindig gemacht. Anschliessend erstellte man einen Massnahmenplan für die Optimierung. Heute greifen die Mitarbeitenden über eine Einstiegsplattform sicher und geschützt auf die für sie notwendigen Daten zu.

IT-Infrastrukturpartner zieht Spezialisten für SharePoint Online der Leuchter IT Solutions AG bei

Der IT-Partner Erwin Schöpfer von Net-Design AG empfahl Leuchter IT Solutions als erfahrenen Partner für die Microsoft Cloud. Tobias Maestrini und sein Team sind auf die Realisierung von produktiven Cloud-Lösungen mit Office 365 spezialisiert. Daher kennen sie die Unternehmensplattform SharePoint Online und ihre Herausforderungen bestens.

Auf der Suche nach dem Ursprung der Datenverluste und Synchronisationsprobleme

Tobias Maestrini erklärt die Herangehensweise: «Da sich der Grund für die Probleme nicht auf den ersten Blick erkennen liess, starteten wir mit einer präzisen Analyse der Probleme und erstellten basierend auf unseren Feststellungen ein Projektkonzept mit einem detaillierten Massnahmenplan.» Basierend auf unseren Feststellungen erstellten wir ein Projektkonzept mit einem detaillierten Massnahmenplan.

Marcus Esser fasst zusammen: «Für uns war das Ziel des Projektes, dass die Cloud reibungslos arbeitet und alle Bedürfnisse der TESSVM-Mitarbeitenden erfüllt werden.»

Die Analyse- und Planungsphase begann im Juni 2019. Bereits im August realisierten wir die Umsetzung des Massnahmenplans.

Methodisches Vorgehen zur Fehlerbehebung

Bei der Analyse wurden die möglichen Ursachen der Probleme eruiert und die damit einhergehenden Schwierigkeiten dem Kunden aufgezeigt.

Die Files unterschiedlicher Arten und Einsatzzwecke befanden sich auf der Unternehmensplattform SharePoint Online. Sie waren in einer einzigen Dokumentbibliothek abgelegt, die in Ordnergruppen untergliedert war. Die anfängliche Struktur und Datenbasis hatten Seiteneffekte. Diese resultierten aus der grossen Datenmenge in der Dokumentbibliothek und den stetigen Synchronisationsaktivitäten aller Benutzer. Dies schränkte das System hinsichtlich Zuverlässigkeit, Performance und Produktivität ein.

Tobias Maestrini stellte dem Team der TESSVM AG ein Konzept zur Überführung des aktuellen Datenstamms in eine neue Datenstruktur vor. Dieses Konzept basierte auf diesen drei Grundpfeilern:

1. Zerlegung des aktuell sehr umfangreichen Datenstamms in kleine Datenrepositories
2. Aufbrechen der bestehenden Datenstruktur und Erstellung einer neuen Struktur, basierend auf Abteilungen des Unternehmens oder Use Cases
3. Ausschluss gewisser Teile der neuen Struktur von den Möglichkeiten zur Synchronisation der Cloudspeicher mit dem Betriebssystem auf den lokalen Clients

Die Mitarbeitenden greifen künftig auf eine veränderte Datenstruktur zu. Zusätzlich können sie ausschliesslich auf Dokumentbibliotheken zugreifen, die für sie relevant sind.

Einschränkungen der Synchronisationsmöglichkeiten bestimmter Bibliotheken stellen sicher, dass gewisse Dokumenttypen nur online verfügbar sind. Das reduziert die Auslastung im internen Netzwerk sowie auf den lokalen Datenspeichern der Clients. Synchronisationskonflikte bei stark frequentierten Daten verringern sich dadurch.

Sofortige Umsetzung des Massnahmenplans zum Schutz der Daten in SharePoint Online

«Leuchter konnte uns eine präzise Analyse und einen detaillierten Massnahmenplan vorlegen. Das überzeugte uns», so Marcus Esser. Die Umsetzung der Massnahmen begann im August 2019. Diese basierten auf den genannten Grundpfeilern. Sie erfolgte innerhalb von zwei Wochen. «Der Informationsaustausch zwischen Leuchter und der TESSVM während der verschiedenen Phasen hat sehr gut funktioniert. Es unterliegt einer besonderen Herausforderung, alle Strukturänderungen zeitnah bei den Mitarbeitenden zu verankern.»

Seit der Umstellung gab es bis heute keine Datenausfälle oder Synchronisationsprobleme mehr. Die angestrebte Datenmigration, die zur Verbesserung der Situation nötig war, verlief planmässig. TESSVM und Leuchter IT Solutions AG hatten die Vorbereitungsarbeiten sorgfältig konzipiert und umgesetzt.

Die zu migrierende Datenbasis enthielt eine hohe Anzahl an Dateien unterschiedlicher Grösse. Dadurch wuchs das Migrationsvolumen auf mehrere hundert Gigabyte an. Ein inkrementeller Migrationsansatz berücksichtigte diesen Umstand. Zuerst zerlegte der Kunde die existierende Datenstruktur in kleinere "Migrationspakete". Anschliessend überführte Leuchter IT Solutions AG diese Pakete sukzessive in die neue Zielstruktur. So liessen sich schrittweise alle Daten an den neuen Zielort verschieben.

Automatisierte Backup-Lösung schützt zusätzlich vor Datenverlusten

Die Leuchter IT Solutions AG empfahl dem IT-Verantwortlichen zusätzlich den Einsatz einer automatisierten Backup-Lösung, beispielsweise Leuchter CLOUD Office 365 Backup. Diese Absicherung beugt einem möglichen Datenverlust der Online-Daten vor.

Portalseite als Einstiegsseite zur Dokument-Datenbank für Mitarbeitende

Tobias Maestrini empfiehlt außerdem eine Portalseite für das Unternehmen auf Basis von SharePoint Online. Sie verbessert die Übersichtlichkeit und dient den Mitarbeitern als Einstiegsbereich. Hierüber erreichen sie die Dokumentdatenbank und weitere Tools.