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Mobiles Arbeiten zwingt KMU zu mobilen IT-Infrastrukturen

Leuchter IT Solutions
Zusammenarbeit_3 Personen am Notebook

Mobiles Arbeiten – Mobile & Smart Working – ist die Folge der heute nahezu grenzenlosen Mobilität von Informationen, hervorgerufen durch neue Gerätegenerationen wie Smartphones, Tablets und Co. Wir befinden uns im Umbau unserer gesamten Lebens- und Arbeitswelt. Über Smartphone und Tablet verbunden zu sein, gilt nicht mehr nur unter Freunden und Familie, sondern auch unter Arbeitskollegen, Kunden und Partnern als selbstverständlich, ja geradezu unerlässlich. In zukünftig erfolgreichen Unternehmen wird deshalb ein neuer Workstyle Einzug halten müssen. Die Grundvoraussetzung für die Realisation dieses neuen Arbeitsmodells ist eine reibungslos funktionierende und überall einsetzbare IT-Infrastruktur.

Digitale Neuerungen sind inzwischen zur Normalität geworden. Unternehmen aller Größen und in allen Branchen setzen digitale Technologien ein, um die Anforderungen eines sich verändernden Arbeitsumfelds und ihrer Kunden zu erfüllen. In diesem neuen Zeitalter sind Mobilität, das Internet of Things (IoT), Cloud Computing, Big Data, soziale Medien und die digitale Transformation die wichtigsten Faktoren. Zusammengenommen ergibt sich daraus folgende klare und eindeutige Botschaft: Die Zeiten des „Business as usual“ sind vorbei.

Mitarbeiter arbeitet mobil von jedem Ort aus, dank eines klugen Netzwerkkonzeptes

Was gehört zu einer mobilen Arbeitsplatzausstattung?

Der kurzfristig gewinnbringendste Ansatz bei der Umsetzung neuer Arbeitsplatzkonzepte und Mobilitätsstrategien ist die Optimierung der IT. Eine moderne IT spielt die tragende Rolle bei der Digitalisierung des Unternehmens und wird nach kürzester Zeit vom Kostenfaktor zum Wertfaktor.

So setzen die meisten der neuen Arbeitsplatztechnologien auf eine Cloud-Infrastruktur, wie zum Beispiel die Leuchter CLOUD. Auf Basis derer können leistungsfähige und skalierbare Services bezogen werden. Für den Arbeitsplatz der Zukunft eignen sich virtualisierte Desktops. Diese können beispielsweise mit Leuchter CLOUD Desktop oder alternativ auch mit Microsoft Direct Access realisiert werden. Die Benutzererfahrung, basierend auf Leuchter CLOUD Desktop mit virtualisierten Desktops, ist praktisch auf jedem Endgerät mit jeder Verbindung identisch.

Eine weitere Option ist die Umsetzung des mobilen Arbeitsplatzes via Microsoft Office 365, einer Public Cloud Lösung. So lassen sich alle Office-Arbeitsschritte wie das gemeinsame Arbeiten in Dokumenten, Terminabstimmungen, Telefonkonferenzen, Chats und vieles mehr über eine App oder den Browser abwickeln.

Warum sollten sich Unternehmen mit dem neuen Mobile & Smart Working auseinandersetzen?

Die Hauptgründe für neue Arbeitsplatzmodelle und Mobilstrategien sind der steigende Druck im Wettbewerb, die Always-On-Mentalität der Kunden und Partner sowie der damit verbundene Zwang, die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Mit Hilfe der neuen Technologien können Mitarbeitende ihrer Tätigkeit orts- und zeitungebunden nachgehen und somit produktiver arbeiten. Der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten und Applikationen hilft dabei, beispielsweise Leerlaufzeiten zwischen Terminen zu nutzen und Kundenanfragen schneller zu beantworten. Neue Arbeitsplatzkonzepte bieten zudem die Chance, Geschäftsprozesse im Unternehmen zu verbessern. So können Entscheidungsträger mittels Notebooks, Tablets und cloudbasierter Apps Budgetfreigaben von unterwegs aus erteilen. Entschlüsse werden damit schneller getroffen. Zudem führt eine stärkere Automatisierung von dokumentenintensiven Prozessen zu kürzeren Prozessdurchlaufzeiten. Diese Vorteile schlagen sich nicht nur in Form von reduzierten Kosten nieder, sondern bringen durch erhöhte Agilität und Geschwindigkeit weitere Vorteile im Wettbewerb mit sich.

Was muss für meine Mitarbeitenden konkret mobiltauglich sein?

Um mobil arbeiten zu können, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden nicht nur das Outlook mobil zugänglich machen, sondern ihre IT-Infrastruktur in folgenden Bereichen überprüfen und mobiltauglich optimieren.

IP-Telefonie für weltweite Erreichbarkeit und Kollaboration

Weiterhin sollte die Telefonie arbeitsplatzunabhängig gestaltet werden. Dies ist beispielsweise mit Skype for Business möglich. Mit Skype for Business kann weltweit, ob vom Smartphone, PC oder vom klassischen IP-Telefon sowohl vom Arbeitsplatz als auch von zu Hause aus, gearbeitet werden. Dazu bietet die Kommunikationsplattform optimale Zusammenarbeitsräume für Videokonferenzen und den Austausch von Dokumenten an. Da das Endgerät nun ausser Haus geht, ist es wichtig dieses mittels Mobility Device Management, zum Beispiel mit dem Microsoft System Center Mobil Device Manager oder Mobile Iron, bestens zu schützen.

Geräte-Strategie von BYOD bis zu COPE

Mitarbeitende kommen heute kaum ohne die Nutzung von Smartphones oder Tablets aus. Insbesondere bei KMU nutzen sie überwiegend die eigenen privaten mobilen Endgeräte gemäss BYOD = Bring your own device. Das ist aus Sicht des Unternehmens aufgrund der Hardwarekosten und der hinzugewonnenen Flexibilität auf den ersten Blick vorteilhaft. Auf den zweiten Blick bringt es aber eine echte Herausforderung hinsichtlich Sicherheit und Datenverlust. In diesem Fall helfen Lösungen wie beispielsweise Enterprise Mobility Suite (EMS), mit welcher die Unternehmensdaten geschützt und die Geräte mit Intunes verwaltet werden können.

Datenablage via Workfolders, OneDrive for Business oder SharePoint

Der Zugriff auf Dokumente und Ablage ist ein wichtiger Faktor beim Arbeiten von unterwegs oder zu Hause. Dateien müssen sicher abgerufen, geteilt und gespeichert werden können. Hierfür eignen sich Cloudspeicher-Lösungen wie OneDrive oder auch SharePoint Online. Eine weitere Möglichkeit ist die Erweiterung des lokalen Fileservers um die Rolle Workfolders, welche den Mitarbeitenden den Zugriff auf Unternehmensdaten via Mobile Devices ermöglicht. Wichtig ist, dass es im Unternehmen ein entsprechendes Konzept gibt, in welchem die Benutzerbedürfnisse festgehalten und auch Themen wie das Arbeiten im Offline-Modus berücksichtigt werden.

Bessere Unternehmenskultur durch Intranet via SharePoint, Teams oder Yammer

Viele Unternehmen haben erkannt, dass die Einführung  einer gemeinsamen Kommunikationsplattform (Intranet) hinsichtlich der Formung einer gemeinsamen Unternehmenskultur, Verbesserung von Prozessen, Wissensmanagement und Mitarbeitermotivation viele Vorteile mit sich bringt. Microsoft bietet hierbei mit Teams, Yammer und SharePoint drei unterschiedliche Lösungen an, die jedem Unternehmen die Zusammenarbeit deutlich erleichtert.

Diese Lösungen sind in der Regel schnell im gesamten Unternehmen implementierbar und können auch schrittweise eingeführt werden. Unternehmensentscheider sind deshalb gut beraten, mit Technologieanbietern in Kontakt zu kommen, die möglichst hohen Leistungsanforderungen genügen und gleichzeitig flexible Anpassungen und Erweiterungen erlauben. Nur so ist gewährleistet, dass mit dem Veränderungsprozess eine IT-Umgebung geschaffen wird, die eine Balance aus Performance, Usability, Security und Flexibilität herstellt. Wer noch immer Respekt vor modernen Arbeitsplätzen und Mobilstrategien hat, kann die genannten IT-Anforderungen vor der Implementation einer endgültigen Lösung auch aus der Cloud kurzfristig beziehen. Die sogenannten Cloud-Services versprechen ein einfaches Lizenzmanagement und ermöglichen eine kontinuierliche Erweiterung, sodass alle Anforderungen der Mitarbeitenden an einen mobilen Arbeitsplatz erfüllt werden können.

Was erwartet uns in der Zukunft?

Mitarbeitende werden ihren Aufgaben zukünftig an den Orten nachgehen, die ihnen in ihrer jeweiligen Lebenssituation am produktivsten erscheinen. Sei es im Büro, im Home-Office, im Park, im Coworking Space, im Auto oder im Café. Die zunehmende Flexibilität und Mobilität muss letztlich durch Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglicht werden. Dateien und Dokumente müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein, unabhängig vom Aufenthaltsort und der genutzten Hardware des Mitarbeitenden.