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Wie KI und konkret Microsoft Copilot in den Office-Apps die Arbeit erleichtert

Raphael Frey
Depositphotos_688049396_XL

Wie hängt KI, ChatGPT und Microsoft zusammen?

Im November 2022 wurde die künstliche Intelligenz (KI) ChatGPT der Öffentlichkeit präsentiert. Seitdem berichten unzählige Medien sowohl über die Funktionen und Technologien der KI - als auch über die Möglichkeiten und Gefahren, die KI für die Menschheit mit sich bringen. ChatGPT ist nun in aller Munde und seit geraumer Zeit spriessen die KI's regelrecht aus dem Boden. Alle grossen Softwarehersteller (Adobe, Google, Meta, usw.) haben angekündigt, eine KI zu integrieren oder haben die KI bereits veröffentlicht. Da ist es nicht weit entfernt, dass Microsoft nun ebenfalls mitzieht. 

Die Fähigkeiten von ChatGPT werden nun auch in Microsoft 365 Einzug halten und heissen Copilot. Copilot wurde Ende März 2023 lediglich vorgestellt und ist aktuell noch nicht verfügbar. Tatsächlich hört sich das (was Microsoft hier verspricht) wie Science-Fiction am Arbeitsplatz an.

 

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Die KI von Microsoft 365 gewährt umfassenden Zugriff auf verschiedenste Informationen wie Kontakte, E-Mails, Chats, Dokumente und viele weitere Daten, die innerhalb der Microsoft-Apps verwaltet werden. Diese  Informationen werden von Copilot unterstützt (welcher in der Lage ist, spezifische Aufgaben gemäss Anweisungen zu erledigen). Durch die nahtlose Integration von Copilot in die Microsoft-Apps wird die Effizienz, Kreativität und  Produktivität von Dir gesteigert. Die Integration von Copilot ist in verschiedenen Apps möglich wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. In der Demo von Microsoft ist zu erkennen, dass Copilot in den Apps in der Form eines Chat-Bereich eingeblendet ist:

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Quelle: Microsoft

Copilot arbeitet im Hintergrund, um Unternehmensdaten via Microsoft Graph zu analysieren und auf intelligente Weise in die Arbeit von Dir einzubinden. Es verwendet dabei das Sprachmodell GPT, das auf einer grossen Menge an Daten trainiert wurde, um auf natürliche Weise mit den Userinnen und Usern zu interagieren.

 

Wo wird mir der Copilot zur Seite stehen?

Microsoft hat Copilot in allen wichtigen Office-Programme integriert. Nachfolgend meine Favoriten:

 

Word

Der Copilot in Word kann auf Grundlage von Anfragen und den aktuellen Unternehmensinformationen erste Entwürfe des Dokumentes zu einem bestimmten Thema erstellen. Dabei kann er Kennzahlen, Dokumente, OneNote-Notizen oder Chats sowie die Beiträge anderer Kollegen in die Texte integrieren. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, die Tonalität des Textes anzupassen, beispielsweise einen sachlichen, leidenschaftlichen oder lockeren Sprachstil zu wählen. Darüber hinaus kann der Copilot existierende Artikel korrigieren, ergänzen, umschreiben oder vereinfachen. Dem Copilot können auch Befehle zur Formatierung erteilt werden wie beispielsweise das Anpassen des Layouts eines Dokuments, um es an ein anderes Dokument anzupassen oder das Einfügen von Bildern aus anderen Dateien.

Praxisbeispiele

  • Management Summary auf Basis des Dokuments schreiben lassen
  • Bessere Formulierung eines Absatzes im Geschäftsbericht oder Arbeitszeugnis schreiben lassen.

Link zum GIF bei Microsoft

 

PowerPoint

In PowerPoint kann der Copilot helfen, Präsentationen zu erstellen, indem er relevante Bilder und Texte einfügt, das Design der Folien optimiert und für eine zusammenhängende Präsentation sorgt. Die Ideen stammt jedoch weiterhin von Dir.

Praxisbeispiele

  • Einführung-/Einleitungs-Slide auf Basis eines Wikipedia-Artikels gestalten lassen
  • Präsentation in Bullet-Form anhand eines Word-Dokuments/-Berichts erstellen lassen

Link zum GIF bei Microsoft

 

Excel

Im Excel kann der Copilot komplexe Formeln automatisieren und mit einfachen Befehlen Aufgaben erledigen. Du kannst so das volle Potenzial der Excel-Fähigkeiten nutzen, ohne stundenlanges Lernen. Mit dem Copilot können große Datenmengen in Sekundenschnelle analysiert, automatisch aussagekräftige Grafiken erstellt und übersichtliche Formatierungen angebracht werden. Zudem können einfach Pivots erstellt werden, um Daten effizient zu organisieren und auszuwerten.

Praxisbeispiele

  • Pivot-Tabellen und -Diagramme anhand der Anweisung "Erstelle ein Diagramm der Umsatzzahlen, pro Monat und Standort" automatisiert erstellen lassen, statt es selber manuell zu machen
  • Aus einem Datensatz automatisiert Erkenntnisse ableiten 

Link zum Video bei Microsoft

 

Outlook

In Outlook hilft dir der Copilot, indem er beispielsweise Antworten auf E-Mails im Posteingang vorschlägt oder deinen Posteingang priorisiert, indem er automatisch die wichtigsten E-Mails hervorhebt. 

Praxisbeispiele

  • Automatisiert erstellte Antwortvorschläge nutzen statt die Antwort selber zu schreiben
  • Texte in einem bestimmten Ton generieren lassen, im Sinne von "Schreibe mit blumigen Worten dass ich mit dem Produkt sehr zufrieden bin".

Link zum Video bei Microsoft

 

Wie viel kostet Microsoft 365 Copilot?

Dies ist aktuell nicht bekannt. In Anbetracht das andere Softwarehersteller die KI-Fähigkeiten kostenpflichtig machen (ab einer bestimmter Anzahl an Anfragen), könnte es durchaus sein das Microsoft hier gleich zieht. Würde sich jedoch Microsoft die Nutzung von Copilot vergolden lassen, würde dies dem ursprünglichen Gedanken von OpenAI widersprechen. In Viva Sales sehen wir im Gegensatz, dass die KI-Funktionalitäten doch auch ihren Preis haben können mit 40 SFR pro Benutzer und Monat. Lassen wir uns überaschen...

 

Wann ist Microsoft 365 Copilot verfügbar?

Dazu hat Microsoft noch keine genauen Angaben gemacht. Fakt ist, dass 4 Monate nach der Ankündigung von ChatGPT bereits Copilot angekündigt wurde. Bis Copilot uns unterstützen wird, kann erneut mehr oder weniger Zeit vergehen. Es ist wichtig, die offiziellen Ankündigungen von Microsoft im Auge zu behalten.

 

Wird Microsoft Copilot Arbeitsplätze und Menschen ersetzen?

Copilot wurde entwickelt, um Dich zu unterstützen und repetitive Aufgaben zu verbessern und die Fehlerquote zu minimieren, anstatt menschliche Jobs zu ersetzen - daher auch der Name "Copilot" anstelle von "Autopilot". Die KI-Technologie dient als Partner oder Unterstützung für Dich, um Dir bei bestimmten Aufgaben zu helfen, anstatt die Kontrolle vollständig zu übernehmen. Es ist wichtig, die Auswirkungen von KI auf den Arbeitsmarkt genau zu überwachen und sicherzustellen, dass soziale und ethische Aspekte berücksichtigt werden, um einen verantwortungsvollen Einsatz von KI zu gewährleisten und positive Veränderungen in der Arbeitswelt zu fördern.

Sämtliche Bild- und Videoquellen: Microsoft; Text geschrieben mit Unterstützung von Chat-GPT.

Weitere Informationen zu Leuchter als Office-Spezialist: Hier klicken.