Jeder - auch Sie bzw. ihre Mitarbeitenden - möchten es beim Arbeiten in Microsoft Outlook, Schreiben von Dokumenten, Auswerten in Excel und Gestalten von Präsentationen möglichst einfach haben. Oft sind wir von Voreinstellungen in Word, Excel, PowerPoint oder Outlook unnötig genervt, wir finden die gewünschte Funktion oder Formel nicht (oder wissen nicht, dass es sie gäbe) und müssen gewisse Schritte mehrfach ausführen. In diesem Blogpost finden sie fünf "Must-Haves" (und zwei Zugaben), die das Leben von allen, die mit Microsoft Office arbeiten, erleichtern können.
1) Saubere Vorlagen beim Office-Start statt leere weisse Fläche
Wenn man Word startet, hat man oft ein leeres Dokument vor sich. Dummerweise aber ist «Calibri» die Standardschrift und die Überschriften sind in Blautönen gehalten. Das entspricht wohl bei den wenigsten Unternehmen den CI/CD-Vorgaben. Vom fehlenden Firmenlogo ganz zu schweigen… Dasselbe gilt auch für Excel oder PowerPoint:
Tipp: Passen Sie die Standard-Vorlagen nach Ihren Wünschen an. So startet jeder Mitarbeitende auf einer einheitlichen «schöneren» Basis.
Vorher:
Nachher:
2) Textbausteine in E-Mails oder Word, Slide-Bausteine in PowerPoint
Sie schreiben bestimmt häufig dieselbe Antwort auf eine Mail-Nachricht - oder sie brauchen denselben Text, um regelmässig Informationen an immer gleiche Empfänger zu verschicken.
Tipp: Nutzen Sie einen Content Manager und vordefinierte Bausteine, statt immer wieder die gleichen Texte zu schreiben oder Slides zu gestalten.
3) Arbeitsschritte automatisieren
Nichts ist langweiliger, als dieselben Arbeitsschritte immer wieder auszuführen. Z.B. auf jeder Seite die Formate zu überprüfen, Datensätze aus einer Datei in die Excel-Mappe einzufügen oder sämtliche Folien mit der richtigen Schrift zu versehen.
Tipp: Analysieren Sie mit ihren Mitarbeitenden solche Ineffizienzen und lassen Sie sie von uns automatisieren.
4) «Ribbon» Menüband mit Helfer-Funktionen
Haben Sie nicht nur Vorlagen, sondern weitere individuelle Funktionen und Automatisierungen, mit denen Sie Ihren Mitarbeitenden das Arbeiten mit Office erleichtern möchten? Z.B.
- Formate anwenden
- Logo ein-/ausblenden
- Dokument personalisieren (Metadaten wie Absender ändern)
- Bildwelt einfügen
- Als PDF speichern und versenden
- Querseite einfügen
Tipp: Bieten sie ein firmenspezifisches Ribbon/Menüband an, wo der Mitarbeiter genau das findet, was er häufig braucht oder was nicht so einfach zu erledigen ist
5) Farbpalette von PowerPoint und Excel-Diagramme mit eigenen Farben
Wenn Sie mit einer Präsentation in PowerPoint beginnen, stehen verschiedene Designs zur Verfügung. Entsprechend verwendet PowerPoint die hinterlegten Farben, um z.B. Diagramme oder ein SmartArt zu formatieren. Im Office-Standard wäre das dann Türkis. Nicht Ihre Farbe oder?
Dasselbe kann auch in Excel genutzt werden, für CI/CD-konforme Balken- und Kuchendiagramme oder andere Diagramme.
Tipp: Geben Sie so die offiziellen Farben vor, für PowerPoint aber auch für Excel-Diagramme.
Zugabe: Künstliche Intelligenz für sich arbeiten lassen
Mithilfe von künstlicher Intelligenz können Sie Texte zusammenfassen, automatisiert Inhalte für Präsentationen aufbereiten oder Auswertungen im Excel erstellen lassen.
Zugabe 2: Office-Knowhow verbessern
Manchmal reicht es auch, wenn einem jemand die wichtigsten Tipps und Tricks für Word, Excel oder PowerPoint vorzeigt.
Tipp: Bieten Sie den Mitarbeitenden regelmässige Kurzschulungen im Office-Bereich an oder schauen Sie unsere Office Nerds Webinare
Unverbindlich Anfragen und Demonstrieren lassen
Melden Sie sich bei uns ganz unverbindlich via Kontakt-Formular, gerne zeigen wir die Möglichkeiten anhand ihrer konkreten Bedürfnisse auf.
