Zentrale Verwaltung von Signaturen mit Docugate E-Mail Signaturen

E-Mail-Signaturen aktuell zu halten, sollte keine Vollzeitaufgabe sein

Viele Unternehmen verwalten ihre E-Mail-Signaturen noch dezentral. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter pflegt die Signatur selbst. Besonders bei vielen Mitarbeitenden, mehreren Standorten oder häufigen Änderungen wird schnell deutlich, wie aufwendig die manuelle Pflege von Outlook-Signaturen sein kann.

Das führt häufig zu:

veralteten Adressen oder Telefonnummern
unterschiedlichen Signaturen innerhalb des Unternehmens
hohem Aufwand bei Änderungen
fehlenden Marketing- oder Informationsbannern
uneinheitlichem Corporate Design

Die Lösung mit Docugate E-Mail Signaturen

Dank Docugate werden sämtliche E-Mail-Signaturen zentral verwaltet. Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen anschliessend allen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Ob neue Firmenadresse, geänderte Telefonnummer oder aktueller Marketingbanner: Ihre Signaturen bleiben jederzeit aktuell und einheitlich. Die Gestaltung erfolgt direkt via Microsoft Word. Dadurch lassen sich Signaturen flexibel mit Tabellen, Farben, Bildern sowie Links aufbauen, ohne auf einen separaten Webeditor angewiesen zu sein. Als zentraler Signaturen Manager sorgt Docugate E-Mail Signaturen dafür, dass die passenden Signaturen direkt in Outlook zur Verfügung stehen.

Adresse Ihres Unternehmens

Telefonnummer und Website

Logo und Corporate Design

Name und Funktion der einzelnen Mitarbeitenden

persönliche Kontaktdaten

Marketingbanner

Signaturen für neue E-Mails, Antworten und Abwesenheiten

Weniger Aufwand

Änderungen werden zentral vorgenommen statt bei allen Mitarbeitenden einzeln.

Einheitlicher Auftritt

Alle Mitarbeitenden kommunizieren im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Signatur automatisch bereitgestellt

Die passende Outlook-Signatur wird automatisch anhand der hinterlegten Daten und Regeln bereitgestellt.

Einfache Verwaltung

Signaturen und Textbausteine können auch ohne tiefes IT-Know-how gepflegt werden.

Zusätzlicher Marketingkanal

Sie können jede E-Mail für Kampagnen, Hinweise oder kommende Veranstaltungen nutzen.

Für wen eignet sich Docugate E-Mail Signaturen?

Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die

Microsoft 365 oder Office 365 mit Outlook einsetzen
mehrere Mitarbeitende oder Standorte haben
ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten möchten
ihr Corporate Design konsequent umsetzen möchten
Signaturen als Marketingkanal nutzen möchten
wiederkehrende Textbausteine zentral bereitstellen möchten
Änderungen effizient und zentral verwalten wollen

Beispiel für 10 Benutzer

CHF 1'140 pro Jahr

zzgl. CHF 1'450 einmalige Einrichtung
Die Kosten setzen sich aus einer einmaligen Einrichtung sowie einer jährlichen Lizenz zusammen. Die Lizenz richtet sich nach der Anzahl Benutzer und beinhaltet bereits Support, Updates sowie die Anbindung an Microsoft Entra ID.

Optional (gegen Aufpreis)

Zeitgesteuerte Signaturen und Kampagnenverwaltung

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Textbausteinen

Schulung für die Administration

Hinweis: Die tatsächlichen Kosten richten sich nach der Anzahl Benutzer sowie den gewünschten Funktionen. Gerne erstellen wir Ihnen eine individuelle Offerte.

Wie kann ich Outlook-Signaturen zentral verwalten?

Mit Docugate verwalten Sie sämtliche Outlook-Signaturen zentral an einem Ort. Änderungen an Kontaktdaten, Lo-gos, Bannern oder rechtlichen Hinweisen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen anschliessend allen Mitarbeitenden zur Verfügung. So entfällt die manuelle Pflege jeder einzelnen Signatur.

Kann ich meine Outlook-Signatur automatisch aktualisieren?

Ja. Ändern sich beispielsweise die Firmenadresse, Telefonnummer oder andere Unternehmensdaten, können diese zentral angepasst werden. Die aktualisierten Informationen werden anschliessend in den entsprechenden Signatu-ren übernommen. Dadurch bleiben Ihre Outlook-Signaturen jederzeit aktuell.

Kann ich Marketingbanner in E-Mail-Signaturen einbinden?

Ja. Mit Docugate können Sie Banner für Marketing- und Kommunikationszwecke zentral verwalten. So weisen Sie beispielsweise auf neue Produkte, Veranstaltungen, Stellenangebote oder einen Firmenumzug hin. Banner lassen sich jederzeit austauschen und unternehmensweit bereitstellen.

Können unterschiedliche Signaturen für neue E-Mails, Antworten oder Abwesenheiten verwendet werden?

Ja. Mit Docugate können verschiedene Signaturvorlagen definiert werden. Beispielsweise können neue E-Mails ei-ne ausführliche Signatur erhalten, während bei Antworten oder Abwesenheitsmeldungen automatisch eine andere Variante verwendet wird.

Kann ich Änderungen an den Signaturen selbst vornehmen?

Ja. Die Verwaltung erfolgt zentral und kann durch den Vorlagenadministrator Ihres Unternehmens übernommen werden. Auf Wunsch unterstützt Sie auch der Docugate ServiceDesk bei Anpassungen oder der Einrichtung neuer Signaturen.

Für welche Unternehmen eignet sich Docugate E-Mail Signaturen?

Docugate eignet sich besonders für Unternehmen, die Microsoft 365 beziehungsweise Office 365 und Outlook ein-setzen. Die Lösung ist ideal für Organisationen mit mehreren Mitarbeitenden oder Standorten, die ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten und gleichzeitig als Marketingkanal nutzen möchten.

Können auch Textbausteine zentral verwaltet werden?

Ja. Neben den E-Mail-Signaturen können auch wiederkehrende Textbausteine zentral bereitgestellt werden. Mitar-beitende greifen dadurch jederzeit auf freigegebene und aktuelle Formulierungen zurück – beispielsweise im Ver-kauf, Support oder Kundenservice.

Was kostet Docugate E-Mail Signaturen?

Die Kosten für eine Software zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen hängen vom gewünschten Funktions-umfang und der Anzahl Benutzer ab. Bei Docugate setzen sich die Kosten aus einer einmaligen Einrichtung sowie einer jährlichen Lizenz pro Benutzer zusammen.
Für ein Unternehmen mit 10 Benutzerlizenzen beginnt die jährliche Lizenz bei CHF 1'140.– zuzüglich einer einmaligen Einrichtung von CHF 1'450.–. Gerne erstellen wir Ihnen eine individuelle Offerte, die auf die Anzahl Mitarbeitenden und Ihre Anforderungen abgestimmt ist.
Die jährliche Lizenz beinhaltet bereits die Nutzung der Software, Updates, Anpassungen an neue Microsoft-Office-Versionen sowie den Support für die Signaturverwaltung. Optional können zusätzliche Funktionen wie zeitgesteuerte Kampagnen, E-Mail-Textbausteine oder eine Schulung für Administratoren ergänzt werden.